Training Problem Solving
Problem Solving is een methode om processen structureel te verbeteren. Deze methode kan in één adem met six sigma worden genoemd. Het zijn broer en zus. De één is niet per definitie beter dan de ander, maar heeft een ander karakter. De methode Probem Solving is meer gericht op samenwerking, is iets eenvoudiger van opzet en kent geen Amerikaanse rolverdelingen met champions en belts. Problem Solving past iets beter bij de Japans-Europese denkwijze over kwaliteit en het verbeteren van een organisatie.
Ze hebben gemeen dat het oplossen van individuele klachten geen vooruitgang biedt. Ze hebben ook gemeen, dat in het management van een organisatie een mechanisme moet hebben ingebakken om de Demingcirkel rond te maken. Ze hebben ook gemeen, dat ze accepteren dat fouten meestal niet eenvoudig zijn op te lossen; en mocht dat wel zo zijn, dan moeten noch Problem Solving noch six sigma worden toegepast, maar moet het probleem snel worden verholpen.
Echter, meestal is dat niet zo. Meestal liggen de oorzaken van problemen verder weg dan we denken. Meestal zijn de oorzaken in beginsel helemaal niet zichtbaar en ook de oplossingen zijn niet eenvoudig te implementeren. Beide methoden werken met verbeterteams en leiden zo’n team stap voor stap naar de juiste oplossing. Resultaat: Een beter rendement!
Wat moet u er voor doen?
Deze training helpt managers te begrijpen waarom het structureel oplossen van problemen zo’n cruciale rol speelt in het verbeteren van de organisatie; lees: de klant goed bedienen en de kosten verlagen. Tegelijkertijd is het een methode, die op de werkvloer wordt toegepast. Afwijkingen in producten of diensten worden immers op de werkvloer gemaakt (lees dit niet, als dat ze er ook verantwoordelijkheid voor dragen; soms is dat wel zo, soms ook niet. Dit is onderdeel van de training).
Om die reden wordt de training in de praktijk gegeven. De deelnemers leren de theorie en hoe de hulpmiddelen kunnen worden toegepast. Echter, niet in abstractie, maar in de eigen praktijk. Dus echte problemen met echte oplossingen. Dat leidt tot echte verbeteringen.
Een organisatie leidt op deze manier mensen op, die in verbeterteams kunnen functioneren en gaan begrijpen hoe problemen kunnen worden aangepakt. De investering bestaat uit het opleiden van mensen. Het resultaat is kostenbesparingen.
Voordelen voor uw organisatie als u de training Problem Solving heeft gevolgd
Pas als PDCA-cirkel of Deming cirkel op managementniveau ronddraait, kunnen we spreken van procesmanagement. Daar zou een organisatie naar moeten streven. Het oplossen van een klacht, het herstellen van een fout of het repareren van een defect is immers geen problem solving, maar hooguit een vermoeiende, geldverslindende bezigheid om telkens weer iets te herstellen. Deze valkuil is groot en houdt veel organisatie druk bezig. We zijn wel druk, maar verbeteren niet. Volgende week treedt dezelfde fout op bij een andere klant en daar gaan we weer.
Overbodig te vermelden, dat dit soort verspilde arbeids- en materiaalkosten direct ten koste gaat van het rendement. De PDCA draait niet rond. Ook niet als een klacht wordt opgelost.
Met deze training kan het rendement van de organisatie worden verbeterd. De kosten zullen dalen en de kwaliteit van de diensten of producten zullen verbeteren. Hierdoor stijgt de klanttevredenheid.
Hoewel lastig te implementeren, is problem solving gek genoeg nu juist een managementinstrument, dat zichzelf heel snel terugverdient. Het eerste vraagstuk is daarom de wijze van implementeren vast te stellen. De training voorziet daarin.
De resultaten:
- Medewerkers en managers kunnen verbetertechnieken toepassen.
- Verantwoordelijkheden tussen managers en medewerkers worden helder.
- Problem solving is teamwork: Mensen leren samenwerken.
- Eén probleem is daadwerkelijk opgelost na deze training.
- De PDCA kan structureel worden rondgemaakt op alle niveaus.
Inhoud training Problem Solving
De training bestaat uit een serie van 4 of 8 bijeenkomsten verspreid over twee tot drie maanden. Tijdens de bijeenkomsten worden de 8 stappen van Problem Solving doorlopen. De theorie wordt dan toegepast op een echt probleem uit de organisatie.
In de perioden tussen de sessies werken de medewerkers aan het oplossen van het probleem. Ze maken analyses, verrichten metingen, doen testen, overleggen met medewerkers en begeleiden de implementatie en boring. Op deze wijze is de trainingstijd dus niet ‘verloren’. Er wordt gewoon binnen de normale werktijd gewerkt aan het oplossen van een probleem. En dat moest toch al gebeuren. De training verdient zich dus direct terug.
Aan het einde van de training hebben de deelnemers bereikt, dat:
- Ze problemen structureel kunnen oplossen
- Ze verbetertechnieken kunnen toepassen
- Ze beter kunnen samenwerken
- Ze begrijpen de spelregels van problem solving
Referentie na volgen problem solving training
Een productieorganisatie produceert seriematig gevels (kozijnen, deuren, ramen). Dit is een vrij complex productieproces, mede omdat veel productiestappen nodig zijn en veel specificaties moeten worden gehaald. Zoals vaak gebeurt met dit productieprocessen, is dat een fout aan het begin, wekenlang mee loopt door de organisatie, tot het aan het einde moet worden hersteld. Dan zijn er inmiddels vele arbeidsuren veloren gegaan en er ook teveel materiaalkosten gemaakt. Dat kost niet alleen veel geld, maar gaat ook ten koste van de productiviteit. De bezettingsgraag van machines daalt en de medewerkers produceren op het handwerk minder dan mogelijk is.
Dit is een mooi voorbeeld van een meerdimensionaal probleem. Enerzijds dat de samenwerking. C.q. de informatie overdracht van de ene naar de andere afdeling niet optimaal, anderzijds speelt de taakverdeling tussen het management en de uitvoering een belangrijke rol.
Concreet was het probleem dat de afdeling Engineering continu werd gestoord door medewerkers uit de productie en de montage met vragen over de techniek of hoe fouten uit het ontwerp te halen. Een standaard reactie van lezers is dan meestal: dan moeten de engineers maar beter leren tekenen. Helaas zo eenvoudig is het niet. Dat weten organisaties met een engineeringsafdeling. Een tekening van een architect, wordt omgezet in een technische tekening, die weer wordt omgezet in een stuklijst met specificaties en dat moet in de fabriek dan uiteindelijk in de praktijk allemaal nog passen ook. Tot slot moet het geheel op de bouw dan ook nog passen. Tijdens zo’n traject vinden er vele kleine ingegrepen plaats, wijzigingen op de bouw en bovendien is het een misverstand te denken dat engineers precies weten hoe de praktijk werkt en omgekeerd. Ook de software, die vele berekeningen maakt, is nooit zo geavanceerd als de creatieve geesten van architecten en klanten de ontwerpen bedenken.
Al met al is het resultaat, dat de productiviteit op de afdeling Engineering te laag was. Dit leidt weer tot een hogere werkdruk en de behoefte om meer engineers aan te nemen. Echter, nieuwe engineers zullen meegaan in de zelfde mate van productiviteit, dus per medewerker wint de organisatie geen rendement. Meer mensen zijn bezig met het herstellen van fouten. Het volume groeit wel, maar de fouten groeien net zo hard mee.
De eerste stap is het samenstellen van een verbeterteam. Hierin doen medewerkers mee, die belang hebben bij het oplossen van het probleem. In dit geval dus engineers, productiemedewerker, voormannen en managers. Met 6 deelnemers werd het project gestart. Stap voor stap werden de problemen in kaart gebracht, werden de verstoringen in aard en omvang gemeten, en onderzocht het team de oorzaken van de fouten. De conclusie was, dat te gemakkelijk werd gedacht over de informatieoverdracht van de afdeling Engineering, naar Inkoop en Productie. Het bleek dat stuklijsten en tekeningen toch niet de lading dekte van hetgeen de productie in de praktijk nodig had aan informatie.
De oplossing bestond eruit de overdracht met andere medewerkers te doen. Onder andere de voormannen kregen hierin andere bevoegdheden en de documentatie werd aangepast. Daarnaast werd ook de verantwoordelijkheidsstructuur aangepast en de informatielijnen voor vragen werd aangepast.
Het resultaat is een 10% hogere productiviteit per engineer, 50% minder verstoringen op de afdeling engineering en veel onderduidelijkheden en fouten worden nu preventief verwijderd. Bovendien is de sfeer verbeterd en leren de medewerkers nu van elkaar.
Doelgroep
Deze training is voor management en medewerkers.
Wilt u meer weten over de training Problem Solving? Vul dan hieronder het reactieformulier in met uw wensen en u krijgt een aanbieding op maat.
