Hoe een HKZ certificaat behalen? Lees ons 14 stappen tellende plan van aanpak om een HKZ certificering te verkrijgen
Wat moet u doen om een HKZ certificaat te verkrijgen? HKZ is een methode of norm (lees hier meer over de HKZ norm) waarin staat beschreven waar het kwaliteitsmanagementsysteem van een zorgorganisatie aan moet voldoen. Voldoet de organisatie aan alle eisen, dan kunt u het HKZ certificaat aanvragen bij Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector.
Het uit 14 stappen bestaande plan van aanpak om een HKZ certificering te verkrijgen ziet er als volgt uit:
- Toepassingsgebied HKZ vaststellen.
- HKZ nulmeting (voor grotere organisaties).
- Planning en HKZ plan van aanpak maken (voor grotere organisaties).
- Vertrekken vanuit het reeds aanwezig systeem.
- Structuur en vorm kwaliteitsmanagementsysteem definiëren.
- Primair proces analyseren.
- Ondersteunende en besturende processen analyseren.
- Verplichte procedures en registraties opzetten.
- Implementeren van het HKZ systeem.
- Monitoren werking HKZ normen.
- Metingen en analyses doelstellingen en procesindicatoren.
- Uitvoeren HKZ audit en directiebeoordeling (evaluatie van het systeem).
- HKZ certificaat aanvragen bij certificerende instelling.
- HKZ Certificering en keurmerk.
1. Toepassingsgebied HKZ vaststellen.
De eerste stap bestaat uit het vaststellen van de organisatie (de entiteit), waarvoor het HKZ-systeem geldig is. Is dat de hele organisatie, een deel van de organisatie of een unit? De certificatie in de laatste stap wordt hierop vastgesteld.
2. HKZ nulmeting (voor grotere organisaties).
Vervolgens worden de eisen van de norm vergeleken met de manier waarop uw organisatie op dit moment wordt bestuurd; uw huidige kwaliteitssysteem. Vanuit deze analyse volgt een overzicht van de acties, die moeten plaatsvinden om voor certificatie in aanmerking te komen. Voor kleinere organisaties is dit niet altijd nodig en kan worden volstaan met een HKZ cursus, in-company hkz workshop of training.
3. Planning en HKZ plan van aanpak maken (voor grotere organisaties).
Vervolgens is het verstandig een goede planning te maken. Hierin wordt vastgelegd welke acties op welke momenten worden uitgevoerd en door wie. Grotere organisaties werken meestal ook met een projectgroep of een stuurgroep, die de voortgang bewaken en de inhoud vaststellen.
4. Vertrekken vanuit het reeds aanwezig systeem.
Iedere organisatie heeft een kwaliteitsmanagementsysteem! Wellicht niet één die geformaliseerd is of die optimaal is, maar iedere organisatie wordt bestuurd en heeft dus een systeem, een manier. Wat aanwezig is en functioneert kan worden gebruikt en wat ontbreekt, moet worden aangevuld. Het is hierbij belangrijk te redeneren vanuit uw organisatie en niet eerst vanuit de norm. Daarin is het werken met Patagonia onderscheidend. In deze fase gebeurt het nogal eens, dat men documentatie gaat schrijven. Dat is helemaal niet altijd nodig en het is zeker geen doel op zich. Wees hierin terughoudend en werk slim. Bedenk dat het er bij zon kwaliteitssysteem niet om gaat administraties te creëren, maar om prestaties te beheersen en te verbeteren.
5. Structuur en vorm kwaliteitsmanagementsysteem definiëren.
Het eigenlijke werk kan nu beginnen. Daartoe wordt eerst bepaald hoe het systeem er uit komt te zien: Welke vorm, welke reikwijdte, opzet documentatie, wijze van functioneren, manier van communiceren en toepassen. Dit is een belangrijk moment in het stappenplan. Veel organisatie lopen hier in de valkuil van te veel documentatie en veel indirecte uren maken. Later is dat bijna niet meer bij te sturen.
6. Primair proces analyseren.
Vervolgens wordt het primaire proces vastgesteld. Op zich niet heel moeilijk, maar toch vaak wel even een onderwerp om bij stil te staan. Het is belangrijk met elkaar op directie en managementniveau vast te stellen wat dat primair proces precies is. Inclusief de proceseigenaren en indicatoren.
7. Ondersteunende en besturende processen analyseren.
Hetzelfde geldt voor de ondersteunende en besturende processen. Vaak een groep die onterecht wordt veronachtzaamd. Deze processen zorgen er voor dat het primaire proces goed verloopt. Ook de ondersteunende en besturende processen moeten worden geïdentificeerd en worden geanalyseerd.
8. Verplichte procedures en registraties opzetten uit het HKZ schema.
De verplichte procedures uit het HKZ schema zijn weliswaar verplicht, maar vanuit management oogpunt niet vreemd. Het is logisch, dat een organisatie bijvoorbeeld zijn klachten verzamelt en analyseert. Niet omdat de norm dat voorschrijft, maar omdat dat nuttig is voor de besturing van de organisatie.
9. Implementeren van het HKZ systeem.
Dit is de stap waar het allemaal om draait. Uw management moet leiden tot een goede uitvoering; een goede zorgverlening. Bovendien is het de bedoeling, dat met het kwaliteitsmanagementsysteem de kwaliteit continu verbetert, terwijl de kosten tegelijkertijd dalen en de productiviteit toeneemt. Let op de definitie van kwaliteit. Die is belangrijk en vaak anders dan menigeen denkt.
Die HKZ implementatie - het werkend krijgen van het kwaliteitsmanagementsysteem; het besturingssysteem van de organisatie - wordt niet bereikt door van alles te beschrijven. Integendeel, de dingen (lees: de zorgverlening) moeten werken in de praktijk. Dat wordt namelijk straks in de laatste stap beoordeeld. Anders gezegd, het management moet er voor zorgen dat de uitvoering goed verloopt.
Deze HKZ implementatie begint overigens niet pas op dit moment in het stappenplan. Zodra een proces of procedure is vastgesteld, kan deze natuurlijk direct worden toegepast.
10. Monitoren werking HKZ normen.
In deze stap wordt die werking van het vorige punt beoordeeld. Via analyses en metingen wordt bepaald op welke wijze eventuele verbeteringen kunnen worden ingezet. Het doel is immers continue verbetering van de besturing en de zorgverlening.
11. Metingen en analyses doelstellingen en procesindicatoren.
Uiteindelijk moet dit alles dan weer leiden tot vooruitgang. De organisatie heeft zich bepaalde doelen gesteld en kan via analyses beoordelen of zij op koers ligt of dat zij moet bijsturen. Tijdens de HKZ directiebeoordeling wordt hiernaar gekeken.
12. Uitvoeren HKZ audit en directiebeoordeling (evaluatie van het systeem).
Een verplichting uit de norm is, dat u uw managementmethode tegen het licht houdt en evalueert middels zogenaamde interne HKZ audits en een directiebeoordeling. We kunnen u hierbij helpen.
13. HKZ certificaat aanvragen bij certificerende instelling.
Indien voorgaande stap positief wordt beoordeeld, is het tijd een certificerende instelling te benaderen om de certificatie audit te laten verrichten.
14. HKZ Certificering en keurmerk.
Het resultaat is het HKZ keurmerk en de certificering door de Stichting Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector.
Patagonia heeft ervaring met het begeleiden van allerlei grotere en kleinere organisaties in de zorg (Lees bijv. ook eens onze case over het invoeren en implementeren van een HKZ certificaat). Bovenstaand HKZ plan van aanpak is handig als leidraad, maar hoeft niet altijd op deze wijze helemaal doorlopen te worden. Dat hangt van de situatie af.
In ieder geval gaan wij altijd praktijk gericht te werk. We denken en werken vanuit bedrijfskundige fundamenten en vanuit uw eigen organisatie. Het voldoen aan de HKZ normen is op zich niet zo moeilijk, maar er voor zorgen dat er een goedwerkend, eenvoudig systeem ontstaat, waarmee management effectief wordt, is nog wat anders.
Wilt u meer weten over het behalen van een HKZ certificaat, zonder het schrijven van dikke handboeken, maar op een praktische wijze zodat uw rendement ook verbeterd?
Vraag dan hieronder meer informatie over de HKZ certificering op.
