Doorstroming

Procesmodellen, werkprocessen, voorraadoptimalisatie en knelpuntanalyse

Het denken in processen is denken in doorstroming. Denk aan een rivier: Die stopt niet, verandert niet en wijkt niet af. Een rivier stroomt 24 uur per dag, onophoudelijk, in dezelfde bedding, op dezelfde manier in de richting van haar eindpunt. Zij doet dat bovendien op die manier die haar de minste energie kost.

Zo gaat het met organisatieprocessen ook. Althans daar streven we naar. Productie-, administratieve-, verzorgende-, of logistieke processen, ze dienen allemaal, iedere dag, telkens op de zelfde manier te verlopen. Echter, omdat organisaties geen rivieren zijn, hebben we nieuwe woorden geïntroduceerd, waarmee we hetzelfde willen bereiken als wat die rivier doet. Die woorden zijn: standaardisatie en kosten.

Modelleringstechnieken doorstroming

Sterker, we hebben er zelfs een heel instrumentarium bij ontwikkeld om die stroming inzichtelijk te maken:

• Procesmodellering
• Value stream mapping
• Flowdiagrammen
• Lean manufacturing
• Werkinstructies
• Procedures
• Debottle-necking
• Knelpuntanalyse
• RASCI
• IDEF
• Et cetera

Allemaal technieken waarmee we op papier willen tonen hoe we, gelijk een rivier, iedere dag gestandaardiseerd en tegen zo laag mogelijke kosten zouden kunnen produceren. We willen bereiken dat de kwaliteit constant is (lage kosten) en bovendien in overeenstemming met de wensen, eisen en verwachtingen van de klant.

Knelpuntanalyse

Daarnaast helpen deze technieken ons de knelpunten op te sporen. Daarom bevatten deze modelleringstechnieken allerlei spelregels. Spelregels over onder andere de:

• Volgorde van activiteiten
• Fase-overgangen
• Verantwoordelijkheden
• Informatiedragers
• Voorraden
• Et cetera

Allemaal belangrijke onderdelen, waarover het management van een organisatie goed moet nadenken om een werkbare proces flow te creëren.
Doet u dat niet, dan ontstaat er vanzelf een spaghetti aan diagrammen en teksten en zullen medewerkers meer vergaderen of heen en weer lopen voor onderdelen of informatie, dan dat ze hun eigenlijke werk doen.

Klanteisen

Een rivier zoekt altijd het laagste punt. De zwaartekracht zorgt hiervoor en zo verloopt zij haar bedding. Vergelijk die zwaartekracht met de klantwensen en -eisen. De klantwensen en -eisen zijn voor uw organisatie de alles bepalende "zwaartekracht", en dat is maar goed ook. Immers als u precies levert (dienst of product), wat de klant van u verwacht, dan kost het uw organisatie minimale energie (lees: de kosten zijn minimaal) en de klant is tevreden.

Dat is denken in processen. Alle activiteiten in de organisatie moeten stromen. Ze moeten soepel op elkaar aangesloten zijn en als één stroom naar de klantwens leiden. Iedere afwijking kost geld, iedere hobbel kost tijd, ieder omweg kost energie of gaat ten koste van de goede sfeer.

Procesmodel en procesbeschrijving

Er bestaan vele, vele manieren om die procesgang te beschrijven. Het voert te ver hier alle methoden op te sommen. Dat is ook niet nodig, want in de praktijk wordt slechts een handjevol daadwerkelijk toegepast.

Indien u wilt weten welke methode bij uw organisatie past, neemt u dan gewoon even contact met ons op. Dan kunnen we ze aan u tonen en ook de voor- en nadelen bespreken.

Veel belangrijker is het vervolg! Na beschrijven volgt implementeren. Het beschrijven van processen is niet meer dan het analyseren van de optimale bedding van de rivier. Het is een analysefase. Geen veranderfase. Het gaat er om de verschillende afdelingen en werkwijzen te bestuderen en te onderzoeken hoe de samenwerking het beste kan verlopen. Niets mag verspild worden en alle overgangen moeten vlekkeloos verlopen. Dit wordt ook wel synchronisatie genoemd.

Uiteraard hebben we hier en daar wel wat damwanden in de rivier aangebracht, die te vergelijken zijn met een wettelijk kader, bedrijfsregel of een inspectierichtlijn. Dat zijn de kaders waar we ons aan dienen te houden, maar die staan de klantwens over het algemeen niet in de weg. Bovendien zijn ze voor iedereen geldig.

Werkprocessen en doorstroming