Kaizen en 5S

De werkplek (Gemba Kaizen)

Kaizen gaat er van uit dat de werkplek (de gemba) de plek is waar winst of verlies wordt gemaakt. De toegevoegde waarde, de kosten, (in)efficiëntie, (in)effectiviteit, kennis, macht, vakmanschap, doorlooptijden, afval, uitval, het is allemaal terug te vinden op de werkplek en niet in MT-vergaderingen, strategische plannen, stafafdelingen of beleidsstudies. De gemba is de plek waar het allemaal gebeurt. Vandaar de naam Gemba Kaizen.

Omdat nergens anders dan op de werkplek het verschil wordt gemaakt tussen een verbeterde concurrentiepositie of een verslechterde, wordt zeer veel aandacht besteed aan een goede huishouding. De werkplek moet helemaal in orde zijn. De medewerker moet zijn werk goed kunnen doen en zijn of haar handelingen moeten effectief en efficiënt zijn. Om die reden zijn binnen Kaizen systemen ontwikkeld om de werkplekken op orde te houden. We noemen er twee: Kaizen leiderschapsstijl en de 5S methode.

Verbetertechnieken voor leiding geven binnen Kaizen

Leiding geven betekent binnen Kaizen, dat de proceseigenaren (uitvoerenden) de ruimte en de mogelijkheden krijgen om hun eigen processen zelf of in teamverband te verbeteren. Dus niet van boven aansturen en vertellen wat de uitvoerende medewerkers moeten doen, maar hen zelf de gelegenheid en de bevoegdheid geven om afwijkingen/fouten op te sporen en te verhelpen.

De uitvoerende medewerkers moeten daarom verbetertechnieken leren en de leidinggevenden moeten op de werkvloer aanwezig zijn om dit proces te sturen. Dus niet(!) met instructies en procedures, maar via de 5 gulden regels voor leidinggevenden voor als er iets niet goed gaat in de uitvoering:

1. Ga eerst naar de werkplek (gemba).
2. Controleer de relevante objecten (gembutsu).
3. Neem direct voorlopige tegenmaatregelen.
4. Spoor de onderliggende oorzaak op.
5. Voorkom herhaling door standaardisatie.

De leiding stimuleert en regisseert, de medewerkers denken aan en voeren uit!

5s methode toepassen op je werkplek?

De operators moeten hun werkplek goed onderhouden. Dat betekent: een goede huishouding voeren. Er mogen geen fouten of vertragingen optreden (lees: kosten worden gemaakt, muda), doordat documenten niet teruggevonden kunnen worden, gereedschap buiten bereik ligt, machines lekken, teksten onduidelijk zijn, omwegen genomen moeten worden, teveel of te weinig licht of geluid, onderdelen te ver weg liggen, et cetera. Hiertoe moet de 5S-campagne worden gestart:

1. Seiri: Scheid noodzakelijke en overbodige zaken en verwijder de laatste - 5s audit
   
2. Seiton: Sorteer op logisch wijze wat na Seiri overblijft.
3. Seiso: Houd machines en werkomgeving schoon – 5S checklist voor onderhoud.
   
4. Seiketsu: Voer de bovenste drie punten systematisch uit.
5. Shitsuke: Ontwikkel zelfdiscipline en nieuwe normen.

(In het Nederlands: Scheiden, Sorteren, Schrobben, Systematiseren, Standaardiseren.)

Zorg en aandacht voor de werkplek leidt tot bewustwording en trots, en die zijn onmisbaar.