Gemba Kaizen en 5S Model

Efficiëntie op de werkvloer (Gemba) verbeteren met de 5S methode

De manier waarop het werk wordt uitgevoerd, bepaalt het verschil tussen kwaliteit en non-kwaliteit. Tussen kosten maken of toegevoegde waarde produceren.

Het lassen van een staalplaat, het maken van een factuur, het boren van een gat, het monteren van een motor of het schrijven van een offerte. Dat zijn de handelingen, die in één keer goed moeten gaan en tegelijkertijd ook zo efficiënt mogelijk moeten gebeuren.

Dat verhoogt de kwaliteit, de productiviteit en het verlaagt de kosten.

Te lang zoeken, het niet bij de hand hebben, repareren, niet goed kunnen lezen, verkeerd intikken en kwijt zijn, moeten worden voorkomen. De 5S methode is één van de beste en meest praktische methode om successen te bereiken. Deze methode leidt tot:

• Kostenreductie (vermindering faalkosten)
• Verhoging productiviteit
• Kwaliteitsverbetering (in één keer goed doen)
• Verkorting van de doorlooptijd
• Verbetering van de motivatie en samenwerking
• Kennisontwikkeling
• Veiligheid
• Een werkplek die gezien mag worden
• Trots bij de medewerkers!
  

Deze korte richtlijn beschrijft de implementatie van 5S methode.

Implementatie van het 5S model

5S begint er mee iedere handeling op de werkplek uiterst kritisch te bekijken (5S audit). Alles wat geen waarde toevoegt, moet worden geëlimineerd. Iedere seconde wachttijd, iedere gram afval, iedere tussenvoorraad, wachttijd of fout, hoe klein ook, moet worden verwijderd. Wat geen waarde toevoegt, maar wel aanwezig is, kost geld, tijd, energie en/of gaat ten koste van de motivatie.

Voorbeelden:
Documenten die kwijt zijn, gereedschap dat buiten bereik ligt, machines die lekken, teksten die onduidelijk zijn, wandelen, omwegen, bureaucratie, teveel geluid, te weinig licht, verkeerde voorraden, storingen of een rommelige database.

De uitvoerders kunnen hun werkplek goed onderhouden en procedures verbeteren via de 5S audit checklist:

1. Scheiden (Seiri): Scheid noodzakelijke en overbodige zaken.
2. Sorteren (Seiton): Sorteer op logisch wijze wat na Seiri overblijft.
3. Schoonmaken (Seiso): Houd machines en werkomgeving schoon.
4. Systematiseren (Seiketsu): Herhaal stap 1 tot 3 continu en doe zoals het hoort.
5. Standaardiseren (Shitsuke): De manier van leven is een nieuwe norm.

Voer voor de aardigheid eens een 5S audit uit om een nulmeting te doen.

Implementatie 5S Lean

1. Scheiden (Seiri)

Het doel van deze eerste stap is ruimte maken. Maak duidelijk zichtbaar wat teveel aanwezig is:

1. Stel Team I samen.
2. Team I selecteert wat weggegooid moet worden. Gebruik een criterium.
3. Stel Team II samen.
4. Team II beoordeelt het werk van Team I.
5. Discussieer vervolgens over de twijfelgevallen.
6. Als het resultaat niet voldoende is, begin dan opnieuw met een extra criterium.
7. Voer af.

2. Sorteren (Seiton)

Werk inefficiënties weg. Handelingen moeten snel kunnen worden uitgevoerd dus zet alles zo neer dat er snel gewerkt kan worden:

1. Stel Team III samen.
2. Team III definieert de werkplekken o.b.v. herkenbaarheid en inrichting. Denk aan:

• Persoonlijke gereedschappen en gereedschappen voor algemeen gebruik
• Plaats en hoogte van de voorraden
• Afvalbakken
• Looppaden
• Stellingen
• Machines

3. Richt in de werkplek in.

3. Schoonmaken (Seiso)

Constateer afwijkingen snel en voorkom slijtage, lekkages en onveilige situaties:

1. Stel Team IV samen.
2. Stel een schema op met richtlijnen. Bijvoorbeeld:

• Gereedschap schoonmaken na gebruik
• Gereedschap terugleggen na gebruik
• Machines iedere 2 weken onderhouden
• Geen afval op de grond
• Einde van de dag is alles schoon en opgeruimd

3. Maak samen de werkplek schoon.

4. Systematiseren (Seiketsu)

Herhaal voorgaande stappen, zodat de ontwikkelde schema’s een gewoonte worden.

1. Maak een schema, een structuur en een planning
2. Voer het schema dagelijks of wekelijks uit.

5. Standaardiseren (Shitsuke)

Er ontstaat zelfdiscipline, bewustwording en trots. De werkplek is continu in goede conditie:

1. Er zijn normen
2. Medewerkers kunnen hun eigen werk beoordelen
3. Medewerkers verbeteren zelf hun werkplek
4. Medewerkers spreken elkaar aan op gedrag (i.p.v. hun leidinggevende)
5. Medewerkers dragen direct bij aan het verlagen van kosten
6. Medewerkers zijn trots en gemotiveerd

Bovenstaande beschrijving is natuurlijk een heel korte handleiding en alleen bedoeld om u een indicatie te geven. In werkelijkheid is er iets meer voor nodig, maar het blijft een vrij eenvoudige methode om toe te passen. Andere vormen zijn ook mogelijk, zeker voor kleinere organisaties.

Heeft u vragen over de toepassing van 5S, of wilt u deze methode via training introduceren, neem dan vrijblijvend contact met ons op via onderstaand formulier, bel ons via 088 33 666 66 of schrijf een e-mail naar info@patagonia-bv.com.