Externe auditing

External auditing is eigenlijk de volgende stap na internal auditing. Waar een interne audit door de eigen medewerkers van een organisatie wordt uitgevoerd, wordt een externe audit door onafhankelijke buitenstaanders uitgevoerd. Dat kan een certificerende instantie zijn, waarna certificatie voor ISO9001 of HKZ volgt, maar dat kan ook een auditor van bijvoorbeeld Patagonia zijn, die op basis van de informatie uit een audit een advies uitbrengt over te verbeteren processen of managementstructuren. 

Meestal wordt het begrip externe audit geassocieerd met een certificerende audit door een certificerende instantie, maar feitelijk is een externe audit gewoon een audit, die wordt uitgevoerd door een andere organisatie dan uw eigen organisatie.

 

Het voordeel van externe auditing, ten opzichte van de interne auditing is, dat de externe auditor onafhankelijker is dan de interne auditor. De externe auditor kan mogelijk scherper analyseren en objectiever de situatie observeren; overigens ook zonder eventuele emotionele of politieke belasting. Mede door de ervaringen die de externe auditor opdoet in tal van organisaties, is zijn of haar blik vaak wat breder en kan hij of zij bouwen op veel ervaring. Dat is ook vaak een voordeel.

Om gecertificeerd te kunnen worden voor ISO9001 of HKZ dient een organisatie zich te wenden tot een zogenaamde certificerende instantie. Dit zijn organisaties die bevoegd zijn tot het certificeren van uw organisatie volgens een bepaalde norm. Deze organisaties mogen niet adviseren!

 

Voor adviesbureaus geldt het omgekeerde. Die mogen niet certificeren, maar wel adviseren over en begeleiden bij het opzetten van kwaliteitssystemen en management- processtructuren. Zo blijven alle partijen objectief en wordt voorkomen dat iemand zijn of haar eigen werk moet beoordelen.

De INK audit, de externe INK audit wel te verstaan, verloopt heel anders dan de ISO audit of HKZ audit. Het is natuurlijk wel gewoon een audit met als doelstelling zo objectief mogelijk observaties te doen, maar de methode is heel anders dan de ISO- of HKZ-methode.

Niet alleen is de methode verschillend, maar ook certificatie is niet mogelijk. Het is veel meer een echte onafhankelijke toets op het functioneren van de managementstructuur; conform het INK managementmodel.

 

Het is een hele krachtige en hele waardevolle methode. Zeker aan te raden. Het is alleen meer werk, kostbaarder en meestal geschikt voor organisaties met een beetje omvang. De informatie die uit een INK-Audit komt, is zeer waardevol. Dat komt onder andere doordat de audit wordt uitgevoerd door een team, waarbij de deelnemers geoefend zijn in uitvoeren van audits in teamverband. Dit is anders dan bij de ISO- of HKZ audit.

 

Mocht u met het INK-model werken, dan is dit zeker een serieus te overwegen methode. Als u meer hierover wilt weten, bel ons dan even, want het voert te ver dit onderwerp hier uit te werken. Een mondelinge toelichting maakt veel duidelijk, telefoon: 088 33 666 66.

De externe audit verschilt qua opzet en inhoud niet wezenlijk van de interne audit. Een audit is een audit, behalve dan dat een externe partij objectiever is. Ook heeft de externe auditor waarschijnlijk een bredere ervaring.

Patagonia voert veel audits uit bij allerlei organisaties in de industrie, in de zorg en in de zakelijke dienstverlening. Vaak als voorbereiding op een certificatietraject of als nulmeting voor de start van een traject van organisatieontwikkeling.

 

Een leuk voorbeeld is een externe audit, die we uitvoerden bij een productieorganisatie van motoren. In anderhalve dag kwam er een schat aan informatie op tafel over uiteenlopende onderwerpen; positieve punten, als ook onderwerpen die ter verbetering werden besproken.

 

Positief was bijvoorbeeld hoe goed deze organisatie haar toeleveranciers continu evalueerde. Hiermee hadden ze voortdurend grip op hun leveringen en kwamen ze zelden voor verrassingen te staan. Leveranciers leverden tijdig en goede kwaliteit, door dat de inkoopafdeling zeer actief was in het verzamelen van informatie uit de organisatie (veelal vanuit de productie), zodat ze veel verbeterpunten richting de leveranciers konden brengen. Dit zorgde voor continue alertheid en verbeteringen bij de leveranciers.

 

Punt ter verbetering dat uit de audit kwam, was het consequent door voeren van regels en kaders. Nu bestonden er nog veel onzekerheden bij het personeel over uiteenlopende onderwerpen. Over specificaties in de productie, of richtlijnen over prijzen en hoe een offerte te maken bij Verkoop. Er moest meer gestandaardiseerd worden om minder afhankelijk te worden van de mening van de individuele medewerker. De fouten en daarmee gepaard gaande faalkosten daalden met meer dan 5%.

 

Een ander leuk voorbeeld van een auditresultaat komt bij een zorgorganisatie voor geestelijk en lichamelijk gehandicapte kinderen vandaan. Deze organisatie was samengesteld uit verschillende divisies, maar uit de audits bleek, dat veel procedures, die de verschillende divisies op dezelfde manier zouden moeten uitvoeren, in werkelijkheid sterk uiteen liepen als het om de uitvoering ging. Hierdoor ontstonden veel fouten en miscommunicatie.

 

Nadat dit uit de audit naar voren kwam en we oorzaak hadden onderzocht, konden we verbeteringen doorvoeren. In dit geval bleek, dat er onvoldoende werd getraind en er gewoon uitleg nodig was. Medewerkers werden bij de start van hun werkzaamheden te weinig begeleid, waardoor medewerkers zelf gingen bedenken hoe iets zou moeten, c.q. ze voerden de werkinstructies uit, zoals ze dat in andere organisaties ooit hadden geleerd.

De verbetering bespaarde 10% tijd (handelingen sneller en beter uitgevoerd) en bovendien steeg de motivatie, omdat de medewerkers zelf mochten meewerken.