ISO 9001 auditing
De norm ISO9001 vereist van een organisatie dat er regelmatig audits worden uitgevoerd: een iso audit. Los van deze verplichting is het vrij logisch dat een organisatie regelmatig onderzoekt hoe haar processen functioneren, of waar zwakke plekken zitten. Omdat niet alle informatie uit cijfers is te halen, is auditing een prima aanvullend instrument om de juiste informatie te verkrijgen. Bovendien leuk en erg nuttig om te doen.
De volgende onderwerpen zijn typisch geschikt voor deze manier van informatie verzamelen:
- Zijn de verantwoordelijkheden goed bekend?
- Zijn de verantwoordelijkheden goed verdeeld?
- Past de leiderschapsstijl bij het gedrag in de organisatie?
- Krijgen de juiste mensen de juiste informatie?
- Werken mensen voldoende samen?
- Zijn de bedrijfsdoelstellingen bekend en wordt hiernaar gewerkt?
- Hoe zit het met de besluitvaardigheid van de organisatie?
Zomaar wat voorbeelden waar een iso auditor op in kan gaan. Er zijn er natuurlijk nog veel meer te bedenken, afhankelijk van de goede en minder goede eigenschappen van uw organisatie. Iso auditing wordt ingezet door managers die informatie willen hebben. Een simpel verzoek hiertoe kan bij de kwaliteitsmanager worden neergelegd, zodat hij of zij de audits kan organiseren.
ISO 9001 audit inzetten
Audits worden zorgvuldig gepland en uitgevoerd. Het is belangrijk om van te voren goed na te denken over de informatie die we zoeken, hoe die informatie verkregen kan worden en of dat goed en betrouwbaar kan worden gerealiseerd.
Een audit op de methode ISO9001 is dus niet zomaar een handboekcontrole. Helaas mondt het hier wel vaak in uit, maar dat is zeker niet de bedoeling! Het is daarom belangrijk dat de iso 9001 auditor opgeleid is om deze klus goed uit te voeren.
Ook is iso 9001 auditing geen toets of alle documentatie wel op orde is. Integendeel, het is de bedoeling vast te stellen of de manier waarop de organisatie wordt bestuurd ook in de praktijk effect heeft. Concreet:
- Als we bedrijfsdoelstellingen formuleren, is de vraag hoe leidinggevenden hieraan werken.
- Als we een klachten regeling vaststellen, is de vraag of deze goed werkt in de praktijk.
- Als we vergaderingen plannen, is de vraag of er voldoende besluiten worden genomen.
- Als we functioneringsgesprekken plannen, is de vraag of medewerkers zich hiermee kunnen ontwikkelen.
- Als we een ERP systeem implementeren is het de bedoeling dat we minder fouten maken, of sneller werken. Is dat inderdaad waar?
Zomaar voorbeelden. U kunt zo uw eigen vragen formuleren. Vuistregel is wel, dat auditing wordt ingezet op onderwerpen, waar andere informatiebronnen tekort schieten.
Interne ISO audit
De methode ISO9001 is een algemene beschrijving van een managementsysteem. Het is verstandig dit systeem, de managementstructuur en -instrumenten regelmatig aan een onderzoek te onderwerpen. Daarom worden de eerste audits vaak ingezet om de gehele breedte van de organisatie te onderzoeken. Daartoe kan een interne iso audit worden uitgevoerd op de hele managementstructuur, zoals beschreven in het kwaliteitshandboek, waarvan de werking in de praktijk wordt getoetst.
Als we dat gedaan hebben, weten we welke bedrijfsonderdelen goed functioneren en welke minder. De volgende audits kunnen dan gericht worden ingezet op de zwakkere onderdelen. Niet (!) om politieagent te spelen, maar juist om te leren waarom die onderdelen zwakker zijn. Als we dat leren, kunnen we ontdekken hoe we onze zwakke plekken kunnen verbeteren.
Wilt u meer weten over ISO 9001 auditing, bel dan even met 088 33 666 66, of stuur ons een e-mail: info@patagonia-bv.com.
