HKZ auditing

De norm HKZ, ook wel het HKZ schema genoemd, schrijft voor dat zorgorganisaties met een bepaalde frequentie audits moeten uitvoeren. De bedoeling hiervan is te onderzoeken of het managementsysteem naar behoren functioneert.

De bedoeling van deze audit HKZ is, dat we ontdekken of we voldoende controle hebben, of onze processen worden beheerst, dan wel of de procedures in de uitvoering het juiste effect hebben. Eenvoudig gezegd, als er een procedure is, die voorschrijft hoe medicijnen worden verstrekt, wordt die procedure dan overal op dezelfde manier uitgevoerd? Of als we over een onderwerp een besluit moeten nemen, worden dan de juiste mensen over dit besluit geïnformeerd? Zomaar wat punten die geregeld moeten worden in een zorgorganisatie.

De HKZ Audit

Typische voorbeelden die van toepassing zijn voor HKZ auditing en waar een HKZ auditor op let:

Zijn de verantwoordelijkheden bij het verzorgend personeel goed bekend?
Worden procedures aan het bed op de juiste manier uitgevoerd?
Zijn de managementinstrumenten effectief?
Krijgen verzorgers, teamleiders en zorgmanagers de juiste informatie over bijvoorbeeld patiënten of nieuwe ontwikkelingen?
Werken artsen, verpleegkundigen en paramedici effectief samen?
Zijn de organisatiedoelstellingen bekend en wordt daar naar gewerkt?
Is de privacy van patiënten geborgd?
Bevat het zorgplan de juiste informatie en wordt hier naar gehandeld?

Zo maar een aantal voorbeelden van onderwerpen waar een HKZ auditor tijdens een externe audit HKZ, of een interne HKZ audit, naar kan kijken. De zorgmanager kan natuurlijk ook nog opdracht geven om bepaalde belangrijke, of kritische onderwerpen, te onderzoeken, zodat hij of zij goed geïnformeerd wordt en kan bijsturen.

Overigens kunnen andere normen als Normen Verantwoorde Zorg, of Prezo eveneens worden meegenomen. Deze bijten elkaar niet. Allen gaan over processen in de zorg en de geleverde prestaties.

HKZ audit inzetten

Een HKZ audit is geen handboekcontrole, maar een audit op het verloop van processen in de zorg. Uiteraard wordt het kwaliteitshandboek wel bestudeerd om te begrijpen hoe de organisatie wordt bestuurd, maar het gaat om de praktijk: Hoe verlopen de zorgprocessen in de praktijk? Het zou eigenlijk beter een audit zorg of zorgaudit kunnen heten.

Het is belangrijk de audit goed te plannen en uit te voeren. Welke informatie willen we verkrijgen, hoe betrouwbaar is die informatie en wat kunnen we er mee doen om de organisatie te verbeteren? Enkele voorbeelden:

Als een zorginstelling zijn doelstellingen formuleert, is het de vraag of de managers/hoofden die kennen en er naar handelen.
Klachten over de organisatie moeten worden geregistreerd, verzameld en geanalyseerd om er van te leren. Hoe verloopt dat?
Volgen er uit vergaderingen voldoende besluiten en tevens de juiste besluiten?
Wat leren we uit de gevoerde functioneringsgesprekken? Ontwikkelen medewerkers zich?
Worden de zorgplannen goed gevolgd? Is het patiëntendossier accuraat?

Interne HKZ audit

Van HKZ bestaan diverse beschrijvingen. Voor bijna iedere zorgorganisatie een specifieke versie. Het zijn algemene beschrijvingen van de bestuursstructuur van een organisatie, met als slotvraag: Hoe managen we de processen en doen we aan continue verbetering?

Om dat te kunnen onderzoeken via het uitvoeren van audits, worden meestal een aantal verzorgenden, beleidsmedewerkers of afdelingshoofden opgeleid. Zij volgen dan de HKZ audittraining, zie www.patagonia-opleidingen.com, zodat ze kennis krijgen van processen en kwaliteitssystemen. Daarmee zijn ze voldoende voorbereid om de eerste audits uit te voeren.

Ze gaan vervolgens natuurlijk geen ‘politieagentje spelen’, maar onderzoeken of processen worden beheerst. Het resultaat hiervan is:

Dat een sterke integratie van afdelingen ontstaat, als ook een goede samenwerking tussen medewerkers.
Dat de interne auditors enorm veel leren van het uitvoeren van audits. Het zijn –als het ware- gratis trainingen.
Dat zwakke plekken in de organisatie aan het licht komen, zodat we kunnen verbeteren.

Voorbeelden HKZ audit

Voor een thuiszorgorganisatie voerden we organisatiebreed audits uit. Het bleek dat medewerkers zeer enthousiast waren, maar dat er geen goede coördinatie en standaardisatie was doorgevoerd. Hierdoor verloren ze veel tijd, onder andere met het schrijven van e-mails, het houden van vergaderingen en discussies. Door stap voor stap, in samenwerking met de medewerkers, eenduidige procedures te ontwikkelen, verhoogde de productiviteit met 10%.

Voor een apotheek veranderden we op basis van de uitkomsten van een audit, de interne logistiek van de uitgaande medicijnen. Door een andere volgorde in de procedures aan te brengen, een scan apparaat aan te schaffen en de verpakkingen te vervangen, konden 4 medewerkers het zelfde werk doen dat voorheen 6 medewerkers deden. Bovendien werden er minder fouten gemaakt en daalde het aantal klachten. In een volgende stap daalden ook de voorraden met enkele procenten.

Binnen een organisatie voor kinderopvang met diverse locaties, is via auditing achterhaald dat de locatiemanagers niet op dezelfde manier leiding gaven aan hun medewerkers. Dit leidde tot onrust binnen de teams en verschillen in prestaties. Standaardisatie van informatie en agendabeheer leidde tot rust en daling van de indirecte uren met 10%.

Als u meer wilt weten over HKZ auditing, belt u dan geheel vrijblijvend voor informatie met 088 33 666 66, of stuur ons een e-mail: info@patagonia-bv.com.

CONTACT

Patagonia Consultants | Patagonia Opleidingen | Patagonia Zorg

Naam*:
Organisatie:
Functie:
Telefoonnummer:
E-mailadres*:
Opmerkingen: