Case Business Excellence Audit
Een grote organisatie voor autorijlessen had het probleem dat ze weliswaar winst maakte, maar dat het rendement te laag was. De directie realiseerde zich dit en besloot hulp in te roepen, door eens een audit te laten uitvoeren.
Geen audit om te toetsen of de organisatie voldoet aan een norm zoals ISO9001, ook geen audit om de efficiëntie en effectiviteit van de managementinstrumenten te toetsen (Operational Audit), maar een audit waarbij het rendement van de organisatie wordt geanalyseerd en de mate waarin de organisatie in staat is te voldoen aan de opgestelde missie en visie, met bijbehorende bedrijfsdoelstellingen (balanced scorecard): Business Excellence Auditing.
Een mond vol, maar het betekent niets anders dan een bedrijfsanalyse, waarbij wordt onderzocht of de organisatie financieel en operationeel gezond is en of de vastgestelde doelstellingen gehaald kunnen worden.
Hiertoe zijn onderzocht:
- De financiële cijfers; kosten, omzetten, lonen, et cetera
- De operationele kenmerken; capaciteit, bezettingsgraad, logistiek, kwaliteit, et cetera
- Procedures; zowel op papier als in de praktijk
- Cultuur; gedrag van medewerkers, communicatie, motivatie
- Missie, visie en bedrijfsdoelstellingen
Deze analyse kon in 2 dagen worden uitgevoerd en eindigde in een rapportage, een bespreking met het directieteam en een plan van aanpak voor de toekomst.
Conclusie bedrijfsanalyse
Uit dit bedrijfsanalyse voorbeeld kwam naar voren dat:- De bezettingsgraad van de medewerkers niet hoog genoeg was.
- Dat er onnodig overuren werden uitbetaald.
- Procedures niet voldoende waren geborgd.
- Er teveel bureaucratie (teveel administratie) was.
- De stijl van leidinggeven moest worden aangepast om meer discipline te krijgen.
- De marketing/verkoop processen beter gemeten moesten worden.
- Meer verantwoordelijkheden bij de medewerkers moesten komen te liggen.
Op deze punten is een plan van aanpak gemaakt met als doel om het rendement te verbeteren.
De organisatie wordt één dag per maand begeleid door onze adviseur. De directie heeft hier veel steun aan, omdat een buitenstaander objectiever tegen de situatie aankijkt en hierdoor nieuwe inzichten brengt. Een belangrijk voorbeeld hierbij is het wegnemen van procedures en werkzaamheden die niet waardetoevoegend zijn, c.q. die niet bijdragen aan het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen.
Zo zijn vergaderingen ingekort en de inhoud ervan is gewijzigd, procedures die kritisch zijn in het primaire proces, zijn gedisciplineerd ingevoerd dan wel verscherpt en de medewerkers krijgen nu dagelijks informatie waaruit ze kunnen aflezen of ze hun werk goed doen. Zomaar een paar voorbeelden. Door deze maatregelen dalen de kosten en stijgt de productiviteit per medewerker.
Wilt u meer weten over de verschillende auditvormen en de mogelijkheden die u heeft? Belt u ons dan op 088 33 666 66 of stuur ons een e-mail: info@patagonia-bv.com.