Auditing
Auditing en organisatieontwikkeling
Organisaties zijn permanent in beweging en in ontwikkeling. Eén voorbeeld daarvan is dat ze van actiegerichtheid kunnen ontwikkelen naar procesmatig en klantgericht werken. Het INK-model beschrijft deze ontwikkeling in haar model als een ontwikkeling in dimensies (fases), andere modellen/scholen benoemen dit als TQM, Kaizen, Operational Excellence of World Class Manufacturing.
Bij die ontwikkeling horen ook verschillende instrumenten. Dus ook verschillende manieren om een audit uit te voeren. Hieronder worden drie verschillende auditmethoden besproken. Afhankelijk van de fase van ontwikkeling van uw organisatie, kunt u de passende audit voor uw organisatie kiezen. Uiteraard kunnen we u hierover adviseren en helpen bij de uitvoering.
Internal auditing
Organisaties die de eerste keer procesmanagement hebben toegepast, of die op weg zijn hun ISO- of HKZ-certificaat te halen, kunnen een interne audit uitvoeren. De basisbeginselen van procesmanagement zijn dan de norm/methode. Denk bijvoorbeeld aan ISO9001, dan wel een HKZ-schema, of andere algemene managementmethode.
De interne audit concentreert zich op het voldoen aan deze normen, het behalen van het certificaat via de externe audit, of het verminderen van faalkosten. Deze eerste auditvorm levert vaak een schat aan informatie op en leidt meestal wel tot het wijzigen van procedures, gedrag of nieuwe afspraken. Voorbeelden van een Interne audit:
Operational auditing
In deze fase werkt de organisatie al procesmatig en heeft zij vaak al een certificatie behaald. Deze Operational Audit gaat daarom een stap verder en concentreert zich op het effect en de efficiëntie van alle managementinspanningen: Dat wat reeds wordt toegepast, zoals de productie en distributie van managementrapportages, vergaderingen, planningen, klachtenregelingen, verbeterteams en allerlei andere managementinstrumenten, wordt geobserveerd en geanalyseerd om te ontdekken of deze processen goed en efficiënt verlopen.
In deze fase wordt niet alleen getoetst op het voldoen aan externe normen, maar ook op de mate waarin de managementinstrumenten goed functioneren. Met andere woorden, het hebben van een klachtenregeling is stap 1, en tevens een vereiste in de ISO9001 norm, maar nu is de vraag of deze ook efficiënt is en de juiste informatie oplevert.
In deze fase gaan we ook op zoek naar het preventief denken en handelen:
-
Hoe we problemen verminderen?
-
Hoe we de productiviteit verhogen, of de kosten verlagen?
-
Krijgen de medewerkers en managers tijdig de juiste informatie?
-
Zijn verbeterteams effectief in het uitvoeren van hun opdracht van de klant?
-
Zijn medewerkers in staat zichzelf te ontwikkelen en hun rol te verbeteren?
-
Wordt managementinformatie daadwerkelijk gebruikt?
-
Waar moeten we beheersmaatregelen nemen?
-
Wat zijn onze eigen normen?
Allemaal vragen die volgen op de eerste fase, de interne audit. Het gaat nu om het kennen van de klanteisen, efficiënt werken en jezelf een goede spiegel voorhouden.
We toetsen de organisatie nu niet alleen op de norm ISO9001 of HKZ, maar vooral op de eigen normen van de organisatie, op de werking van de managementinstrumenten en of we daarmee vooruit komen. Lees hier meer over Operational Auditing
Business Excellence Auditing
In de Business Excellence Audit gaan we nog een stap verder. De ultieme beheersing van processen; verkleining van de variatie en synthese van alle processen. We nemen nu het businessplan met de bedrijfsdoelstellingen als uitgangspunt, als ook de financiële en operationele prestaties en de veranderende eisen van de markt.
Organisaties die deze auditmethode gebruiken zijn vergevorderd in procesmanagement, passen SPC toe en hebben kenmerken van TQM, Kaizen, Operational Excellence of Lean manufacturing.
We beginnen nu met de eindresultaten en de manier waarop de organisatie hiermee in staat is zichzelf te verbeteren in de richting van de gestelde lange termijn doelen. We kijken naar:
We beginnen nu met de eindresultaten en de manier waarop de organisatie hiermee in staat is zichzelf te verbeteren in de richting van de gestelde lange termijn doelen. We kijken naar:
- De resultaten.
- De leiderschapsstijl.
- De implementatie van de visie, missie, strategie, doelstellingen en beleid.
- De manier waarop medewerkers zich inspannen, ontwikkelen en motiveren.
- Standaardisatie van processen en werkwijzen.
- Continue verbetering gebaseerd op de output en de verkleining van de variatie.
- Business planning en ook daarvan weer de output, de resultaten.
- Klanttevredenheid en procesverbetering met andere stakeholders (belanghebbenden).
- Ondersteunende processen werken resultaatgericht in dienst van het primaire proces.
Deze organisaties hebben aantoonbaar succesvol gewerkt met verbeterteams, met SPC, met doorlooptijdverkorting en andere technieken.
De vraag is nu waar we verder kunnen verbeteren? Waar kan het rendement nog worden verbeterd, zodanig dat we duurzaam kunnen voortbestaan? Voortbestaan op lange termijn is de motivatie in deze organisaties. Lees meer over Business excellece auditing
External auditing
Tot slot nog een alinea over de Externe Audit. External Auditing is niet echt een soort audit, maar gewoon een audit die wordt uitgevoerd door een derde, onafhankelijke partij. Bijvoorbeeld door een certificeerder, of een adviesbureau. Meestal wordt deze naam, externe audit, direct in verband gebracht met de zogenaamde certificerende audit, die een certificerende instantie uitvoert op basis van ISO9001 of HKZ. Te vergelijken met de interne audit. Echter, external auditing kan ook door andere partijen worden uitgevoerd, zoals de overheid, een afnemer of een adviesbureau.
Mocht u hierover informatie wensen, achtergronden of inhoud, bel ons dan gerust, want we kunnen u helpen zich hierop voor te bereiden.
Auditing is geen controle
Auditing is geen controle-instrument, maar een meetinstrument om te bekijken in welke mate processen worden beheerst. Een instrument van het management. Als u meer wilt weten over auditing, over de status van ontwikkeling van uw organisatie en hoe u een volgende stap kan maken, bel ons dan even op 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com. We helpen u graag verder.
