Kaizen en de kunst van verbeteren

Kaizen is een denk- en werkwijze, die wereldwijd beroemd is geworden en die Japan als klein land tot een industriële macht van formaat heeft gemaakt. Het principe van continu verbeteren, zowel in profit-organisaties als in het privé-leven en in de non-profit sector is een onderdeel van het leven geworden. Elke nieuwe dag wordt gebruikt om verbeteringen door te voeren. Grote sprongen of kleine stapjes, dat maakt niet uit. Als er maar een verbetering wordt gerealiseerd. Dat is de betekenis van Kaizen.

Bij verbeteren denken wij in het westen meestal aan innovatie. Dat doen ze in Japan ook, maar dat is Kaizen dus niet. De top van een organisatie is bezig met innovatie, de werkvloer daarentegen zorgt voor het continu verbeteren van processen. Continu verbeteren betekent binnen Kaizen heel kritisch iedere handeling observeren en alles elimineren wat geen toegevoegde waarde levert. Iedere seconde, iedere gram afval, iedere voorraad, wachttijd of fout, hoe klein ook, moet telkens worden verwijderd. Wat geen waarde toevoegt, heet muda en muda kost geld. Dus dat moet er uit! Innovatie daarentegen is nadenken over wat de behoeften van klanten over 5 jaar zal zijn.

Kaizen 5S: Een machine lekt niet, voorraad is er niet en de aanvoer hapert niet. Dat zijn de normen. Daar heb je geen geld, nieuwe machines of innovaties voor nodig, maar een zeer, zeer kritische blik, discipline en de wil om geen fouten te maken. Alles wat van de norm afwijkt, moet fundamenteel worden verbeterd. Door dit continu te doen worden werkplekken verbeterd, handelingen versneld (hogere productiviteit) en de kwaliteit neemt toe.

Processen en de eisen en wensen van Kaizen

Deze instelling maakt het absoluut onaanvaardbaar om fouten in een proces te laten zitten. Fouten of defecten kunnen worden gemaakt natuurlijk, maar mogen nooit worden doorgegeven aan een volgend station, een volgende afdeling. Een proces dat niet voldoet aan de gedefinieerde standaarden wordt stop gezet en verbeterd. Om die reden is een operator bevoegd een productielijn te stoppen als hij een afwijking constateert. Het wordt zelfs van hem verwacht! Ook al komt er een deadline in gevaar. Het maakt daarbij zelfs niet uit of de daaropvolgende verbetering 10 Euro of 1 miljoen Euro oplevert. Continu verbeteren moet een bedrijfscultuur worden. De PDCA moet ronddraaien en dat is moeilijk genoeg.

Het doel van Kaizen is te voldoen aan de eisen en wensen van de klant, die worden gekenmerkt door eisen op het gebied van:

• Quality (Q)
• Cost (C)
• Delivery (D)

Of kortweg QCD. De hele organisatie moet zich continu en integraal verbeteren om de door de klant gestelde criteria van kwaliteit, prijs en leverbetrouwbaarheid waar te maken. Om dat te bereiken moeten minimaal de volgende Kaizen-systemen goed functioneren:

1. Total Quality Management (TQM) - Integrale kostenbeheersing
2. Procesbeheersing (SPC) - Beheersing van procedures
3. Just-In-Time productiesysteem - Lean Manufacturing, Lean 5S
4. Total Productive Maintenance (TPM) - Onderhoudsprogramma
5. Beleidscommunicatie - Doel en bewustwording
6. Suggestiesystemen - Betrokkenheid en trots
7. Verbeterprogramma - Verbetering processen in teams

De werkplek (Gemba Kaizen)

Kaizen gaat er van uit dat de werkplek (de gemba) de plek is waar winst of verlies wordt gemaakt. De toegevoegde waarde, de kosten, (in)efficiëntie, (in)effectiviteit, kennis, macht, vakmanschap, doorlooptijden, afval, uitval, het is allemaal terug te vinden op de werkplek en niet in MT-vergaderingen, strategische plannen, stafafdelingen of beleidsstudies. De gemba is de plek waar het allemaal gebeurt. Vandaar de naam Gemba Kaizen.

Omdat nergens anders dan op de werkplek het verschil wordt gemaakt tussen een verbeterde concurrentiepositie of een verslechterde, wordt zeer veel aandacht besteed aan een goede huishouding. De werkplek moet helemaal in orde zijn. De medewerker moet zijn werk goed kunnen doen en zijn of haar handelingen moeten effectief en efficiënt zijn. Om die reden zijn binnen Kaizen systemen ontwikkeld om de werkplekken op orde te houden. We noemen er twee: Kaizen leiderschapsstijl en de 5S methode.

Verbetertechnieken voor leiding geven binnen Kaizen

Leiding geven betekent binnen Kaizen, dat de proceseigenaren (uitvoerenden) de ruimte en de mogelijkheden krijgen om hun eigen processen zelf of in teamverband te verbeteren. Dus niet van boven aansturen en vertellen wat de uitvoerende medewerkers moeten doen, maar hen zelf de gelegenheid en de bevoegdheid geven om afwijkingen/fouten op te sporen en te verhelpen.

De uitvoerende medewerkers moeten daarom verbetertechnieken leren en de leidinggevenden moeten op de werkvloer aanwezig zijn om dit proces te sturen. Dus niet(!) met instructies en procedures, maar via de 5 gulden regels voor leidinggevenden voor als er iets niet goed gaat in de uitvoering:

1. Ga eerst naar de werkplek (gemba).
2. Controleer de relevante objecten (gembutsu).
3. Neem direct voorlopige tegenmaatregelen.
4. Spoor de onderliggende oorzaak op.
5. Voorkom herhaling door standaardisatie.

De leiding stimuleert en regisseert, de medewerkers denken aan en voeren uit! Lees hier meer over de rol van de leiding / het management binnen Kaizen

5s methode toepassen op je werkplek?

De operators moeten hun werkplek goed onderhouden. Dat betekent: een goede huishouding voeren. Er mogen geen fouten of vertragingen optreden (lees: kosten worden gemaakt, muda), doordat documenten niet teruggevonden kunnen worden, gereedschap buiten bereik ligt, machines lekken, teksten onduidelijk zijn, omwegen genomen moeten worden, teveel of te weinig licht of geluid, onderdelen te ver weg liggen, et cetera. Hiertoe moet de 5S-campagne worden gestart:

1. Seiri: Scheid noodzakelijke en overbodige zaken en verwijder de laatste - 5s audit
   
2. Seiton: Sorteer op logisch wijze wat na Seiri overblijft.
3. Seiso: Houd machines en werkomgeving schoon – 5S checklist voor onderhoud.
   
4. Seiketsu: Voer de bovenste drie punten systematisch uit.
5. Shitsuke: Ontwikkel zelfdiscipline en nieuwe normen.

(In het Nederlands: Scheiden, Sorteren, Schrobben, Systematiseren, Standaardiseren.)

Zorg en aandacht voor de werkplek leidt tot bewustwording en trots, en die zijn onmisbaar. Lees hier meer over Kaizen 5S, het verbeteren van de werkplek (Gemba) en het implementeren van de 5S methode.