ISO9001 in uw organisatie toepassen

Nulmeting: ISO 9001 audit

Hoe kan ISO9001 worden toegepast? Om te beginnen wordt dan meestal eerst een nulmeting uitgevoerd. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kunnen we dan in één of twee dagen vaststellen in welke mate uw organisatie al voldoet aan de norm ISO9001 en op welke punten nog niet. We kijken dan onder andere naar:

• De klanteisen, of die goed bekend zijn.
• Hoe de klanttevredenheid wordt gemeten.
• De doelstellingen van de organisatie en of die duidelijk zijn voor iedereen.
• Of het beleid (met doelstellingen) bekend is en gecommuniceerd wordt.
• De mate waarin procedures zijn gestandaardiseerd: werkt iedereen op dezelfde manier.
• Het kwaliteitshandboek en de eisen die de norm ISO9001 hieraan stelt.
• De procesbeschrijvingen en hoe de prestaties hiervan worden gemeten.
• Eigenaarschap per proces.
• De mate waarin medewerker en managers verbeteringen doorvoeren. Lees: of de PDCA cirkel ronddraait; continue verbetering.
• Hoe afdelingen en functionarissen samenwerken en de interne klant-leverancierrelaties?
• De verplichtingen uit de norm, zoals bijvoorbeeld procedures voor auditing, leveranciersbeoordeling.
• Vanuit deze nulmeting volgt een verslag met aanbevelingen om de organisatie enerzijds klaar te maken voor certificering volgens ISO9001 én hoe de organisatie efficiënter en dus goedkoper kan worden gemaakt. Dat is immers één van de doelen van ISO9001.
  

ISO 9001 advies

Vanuit de nulmeting adviseren we u wat er precies moet gebeuren om gecertificeerd te worden. Iets wat overigens over het algemeen veel minder spannend is, dan u op voorhand wellicht vermoedt.

Dit advies samen met een overzichtelijk Plan van Aanpak. In dit Plan van Aanpak staat omschreven:

• Welke stappen moeten worden genomen.
• Welke procedures gemakkelijk conform de norm kunnen worden gemaakt.
• Welke procedures eventueel nieuw moeten worden toegepast.
• Wat de doorlooptijd is van het project.
• Een planning met actielijst per persoon.
• Kosten.

ISO 9001 training

Het is belangrijk dat uw organisatie kennis opbouwt over de norm ISO9001. Dat is enerzijds nodig, omdat u niet afhankelijk wilt blijven van externe adviseurs en anderzijds omdat u met vertrouwen een auditor moet kunnen ontvangen en dan eigenlijk nog beter moet weten waar het over gaat dan de auditor.

De norm is namelijk heel algemeen opgesteld en u moet de auditor kunnen uitleggen op welke wijze u de vereisten uit de norm in uw eigen organisatie heeft toegepast. Iedere organisatie is immers verschillend. Er bestaat daarom niet één vorm van een klachtenprocedure, of één directiebeoordeling (management review). Het is altijd maatwerk, aangepast aan de manier waarop uw organisatie functioneert (anders haalt u bureaucratie in huis en dat is het laatste wat u wilt).

Pakt u het opdoen van die kennis niet goed aan, dan eindigt u over een aantal jaar gegarandeerd met stapels papier en onnodig veel indirecte uren, of misschien is er wel helemaal niets verbetert. Alle inspanningen voor niets. Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.

Voor het onderwerp ISO9001 is training on the job een beproefde methode. Een adviseur komt dan bij u in huis meewerken aan de implementatie van de norm, of hij adviseert alleen. Het grote voordeel hiervan is dat de vereisten uit de norm, zoals procedures, direct kunnen worden toegepast op uw eigen situatie. Dat verdient zich later dubbel en dwars terug.

Het toepassen van ISO9001 heeft soms ook invloed op de manier van leidinggeven, communiceren, rapporteren en de hele dagindeling van een manager of medewerker. In principe veranderen de werkzaamheden niet altijd zoveel, maar het komt wel voor dat er bijvoorbeeld een verandering plaatsvindt in de werkhouding: van inspanningsgericht naar resultaatverplicht. Daar hebben velen toch wel vaak wat moeite mee en de adviseur kan dan direct tips of aanwijzingen geven.

ISO 9001 implementatie

Met het advies uit de nulmeting kunt u in principe zelf aan de slag. U kunt iemand in het MT verantwoordelijk maken en via een team van medewerkers de implementatie stap voor stap plannen en doorvoeren. Als we zorgen voor draagvlak en het praktisch maken, leidt dit over het algemeen ook tot leuke acties en een inspirerende sfeer.

Wij kunnen u daarin helpen. Onze adviseurs kunnen als coach meewerken met managers, of als begeleider optreden in werkgroepen. Het is zelfs mogelijk dat onze adviseurs de hele projectbegeleiding op zich nemen.

Wilt u meer weten over de toepassing van ISO 9001, bel ons dan geheel vrijblijvend via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.