Kwaliteitsmanagementsysteem implementeren en operationeel maken

Kwaliteit is het voldoen aan de eisen die met de klanten zijn afgesproken. De specificaties van de producten en diensten moeten kloppen, de prijs moet overeenkomen met wat is afgesproken en de leverdatum moet worden gehaald. Samen vormen de specificaties de kwaliteit. Het kwaliteitsmanagementsysteem of kortweg het managementsysteem zorgt voor de beheersing van die kwaliteit en dus het voldoen aan de eisen, maar wel tegen een voorwaarden: efficiëntie. De beoogde productkwaliteit moet worden gerealiseerd tegen de laagst mogelijk kosten. Op deze site vindt u alle informatie die u nodig heeft voor dit onderwerp. Via het onderstaande contactformulier kunt het eBook Kwaliteitsmanagement aanvragen.

Kwaliteit en efficiëntie zijn twee kanten van dezelfde medaille

De klant verwacht dat uw organisatie conform de afgesproken specificaties levert. In ruil daarvoor voldoet de klant de factuur met het afgesproken bedrag. De beste manier om tegen lage kosten te voldoen aan de afgesproken specificaties, is (1) uitsluitend de noodzakelijke handelingen verrichten en (2) deze handelingen in één keer goed uitvoeren. Om dat voor elkaar te krijgen is een kwaliteitsmanagementsysteem nodig.

Eerst werden de basisprincipes van kwaliteitsmanagement ontwikkeld

In de vorige eeuw werden eerst de basisprincipes van kwaliteitsmanagement ontwikkeld. Deze zijn:

• PDCA cirkel of Deming cirkel
• Kaizen management
• First Time Right
• Zero Defects leiderschapsstijl
• Verbetertechnieken en -methoden
• Total Quality Management (TQM)

Deze uitgangspunten en systemen werden vervolgens aangevuld met nieuwe managementmethoden, zoals Lean Manufacturing, 5S, Six Sigma en andere. Feitelijk vallen alle methoden onder dezelfde noemer: de klant leveren wat is afgesproken tegen de laagste kosten. Vraag uzelf af of bovengenoemde principes goed functioneren in uw organisatie. Vraag anders om hulp, want dan zijn de kosten te hoog of klanten ontevreden.

Deze kwaliteitsmanagementprincipes werden omgezet naar standaarden

Omdat iedere organisatie verschillend was, maar de basisprincipes voor kwaliteitsmanagement hetzelfde werden standaarden ontwikkeld. Deze zijn bijvoobeeld:

• ISO 9001
• INK/EFQM
• Lean Manufacturing
• 5S
• Six Sigma
• VCA

Op zich een goede gedacht en met deze modellen is ook helemaal niets mis, maar het is wel de vraag of ze op de juiste manier worden toegepast. Vergelijk ze met een pen om een boek mee te schrijven. De pen is een instrument, maar die heeft geen invloed op het gebruik of het eindresultaat. Degene die daar wel invloed op hebben zijn de gebruikers van de managementsystemen. Het gebruik is vaak het probleem, niet de methode. Het gevolg is dat kwaliteit met veel omwegen en extra kosten wordt gerealiseerd en dat gaat ten koste van het rendement. De reden waarom het allemaal effectief en efficiënt moet, is omdat er schaarste is. Er is altijd een tekort aan financiële middelen en er zijn daarom altijd concurrenten op de markt, die het sneller of beter willen doen. Als u uw organisatie beter aanstuurt dan de concurrent, wint u de wedstrijd. Kwaliteitsmanagement is daarom een strategisch instrument dat wordt aangevoerd door de directie. Gebrek aan kwaliteitsmanagement leidt tot te hoge kosten en een verslechtering van de marktpositie.

Hoe kwaliteitsmanagementsystemen leiden tot excellente prestaties

Excellent presteren is kwaliteit leveren tegen lagere kosten, dan die van de concurrenten. Excellent is wanneer de doorlooptijd korter is, dan die van de concurrent. Excellent is wanneer de kwaliteit van het product beter is, dan die van de concurrent. Excellent is als de klant uw producten en diensten beter kan gebruiken, dan die van uw concurrent. Uw organisatie is excellent als de klant uw producten wel koopt en die van de concurrent niet.

Kwaliteit heeft ogenschijnlijk iets tegenstrijdigs. Hoe kunnen nu de kosten dalen, terwijl de kwaliteit omhoog moet? Hoe kan de productietijd korter worden, zonder de kwaliteit te verminderen? Gewoon door de inefficiënties weg te halen. De handelingen die geen waarde toevoegen verwijderen en de handelingen die wel waarde toevoegen in één keer goed doen. De achtergronden van dit vakgebied tonen we in onze trainingsprogramma's voor kwaliteitsmanagement.

Wanneer ontstaat de behoefte aan een kwaliteitsmanagementsysteem?

Zonder concurrentiedruk blijven verbeteringen uit. De kunst om met minder geld, meer te presteren, wordt alleen gerealiseerd onder druk. In het bedrijfsleven heet die druk concurrentie en ook in de zorg is deze druk tegenwoordig volop aanwezig als gevolg van overbelasting en concurrentie. Bedrijfsmatig denken of werken is daarmee ook helemaal niet negatief, zoals nog wel eens bij overheden wordt gehoord. Het betekent alleen het wegnemen van inefficiënties. Interessant is dat medewerkers die inefficiënties het ergst vinden. Ze moeten lopen, zoeken en vergaderen, terwijl ze hun vak willen uitoefenen. Efficiëntie is daarmee niet negatief, maar juist positief: waarde toevoegende handelingen verrichten. 

Voor de toepassing van kwaliteitsmanagement is leiderschap nodig

Kwaliteitsmanagementsystemen zijn nu geschikt gemaakt voor iedere organisatie. Ze zijn gestandaardiseerd in bijvoorbeeld ISO 9001. Echter, het vraagt inzet, leiderschap en volharding om zo'n systeem goed op te bouwen en te implementeren. Dat geldt voor ieder systeem en dat is misschien wel de belangrijkste boodschap om van dit artikel te onthouden: Niets gaat vanzelf. Kwaliteit ontstaat nooit zomaar toevallig en het wegnemen van inefficiëntie ook niet. Met een pen een boek schrijven gaat ook niet vanzelf. Een klant tevreden maken met rendement voor de eigen organisatie gaat ook niet vanzelf.

Wilt u meer weten over kwaliteitsmanagementsystemen of wilt u het eBook Kwaliteitsmanagement ontvangen? Vul hieronder dan uw gegevens in. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.