Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner in de realisatie van Operational Excellence. Samen met uw collega's werken we aan de verbetering van processen en reductie van kosten.

Het resultaat is een verbeterde concurrentiepositie in de markt. Hoge klanttevredenheid, flexibiliteit en lage kosten.

Wilt u als professional ons team komen versterken? Lees de mogelijkheden van het excellence programma.

Lees meer over ons

Beleid, budget en de planning and control in de praktijk

De planning and control in de praktijk van uw organisatie

De 12 maanden van het jaar worden gebruikt om te rapporteren over de resultaten van processen. Via deze rapportage leert u over de voortgang, de risico's en de prestaties, zowel financieel als operationeel. Daartoe wordt vooraf een beleidsplan met een financiële paragraaf gemaakt, die wordt omgezet in een budget voor het komende jaar. Dat budget is vervolgens leidend in het proces van planning & control. Lees meer en volg de tips. 

  1. De maandelijkse rapportage en evaluatie volgens de planning and control
  2. Hoe effectief is de planning and control? Is het bureaucratie of effectief sturen?
  3. Planning en control: Beleid maken en processen beheersen
  4. Voorbeeld van nuttige planning and control
  5. Implementatie van de Planning and Control met YouTube video

1. Maandelijkse rapportage en evaluatie volgens de planning and control

Voor productiebedrijven bestaan maandelijkse rapportages niet alleen uit financiële resultaten, maar ook uit bijvoorbeeld geproduceerde aantallen, efficiëntie indicatoren, leverbetrouwbaarheid, uitval of de verkochte aantallen producten of diensten. De opstelling van zo'n maandrapportage is alleen mogelijk als vooraf een operationeel plan met een budget is gemaakt. Iedere manager maakt zo'n plan in het jaar voorafgaande aan de rapportages. Dat plan is telkens in december klaar, operationeel en financieel, zodat het in januari kan worden geïmplementeerd. Daarna kunnen de resultaten maandelijks worden gerapporteerd. Die rapportage is de input voor iedere management- en afdelingsvergadering: de planning and control. Tip: Zorg voor goede, cijfermatige input voor de meeting!

2. Hoe effectief is de planning and control? Is het bureaucratie of effectief sturen?

Eerst een voorbeeld hoe het niet moet, maar wat wel vaak de praktijk is. De manager neemt het oude budget van vorig jaar erbij. Deze cijfers worden bekeken, nog goed bevonden en overgenomen in het nieuwe plan. Eventueel worden cijfers aangepast aan de werkelijkheid van het afgelopen jaar en klaar is het budget voor het volgende jaar. Het budget van het volgende jaar is nu ongeveer gelijk aan de actuals van het afgelopen jaar. Dit is geen beleid maken, maar boekhouden. Indien de directie aangeeft dat 5% moet worden bezuinigd, wordt er net zo lang in de uitgaven gestreept tot het totale budget 5% lager is. Er is geen doordacht plan, geen idee over efficiënter produceren, maar er worden gewoon cijfers aangepast. Dat is boekhouden en geen management. Op deze manier ontstaat bureaucratie en is de planning and control niet effectief. Wat nodig is, is een doordacht plan met nieuwe productiemethoden, logistieke aanpassingen, analyses van materiaalverbruik en een verbeterde bezettingsgraad, als voorbeeld. Tip: De planning & control wordt alleen effectief als er een vernieuwend plan aan ten grondslag ligt.

3. Planning en control: Beleid maken en processen beheersen

Maak het budgetproces onderdeel van de dagelijks werkzaamheden en gebruik het als leerproces. Hoe werkt dat? Het begint met de opstelling van een operationeel plan met daarin de doelstellingen (SMART uiteraard). Voorbeelden van doelstellingen zijn productieaantallen dan wel verkoopaantallen, kosten of arbeidsuren, leverbetrouwbaarheid of energieverbruik, als voorbeeld. Deze doelstellingen moeten aansluiten op de visie en missie van het bedrijf en haar meerjarenplanning. De operationele doelstellingen worden vervolgens vertaald naar financiële indicatoren. Dat is de kunst, maar helaas, hier begint daar vaak de verwarring, omdat deze vertaling door de controller of de financiële afdeling wordt uitgevoerd. Zij richten zich vanuit hun rol volledig op de financiële aspecten en niet meer op de achterliggende operationele doelen en consequenties. De manager zou het voortouw moeten nemen. Door zelf het initiatief te nemen en het budget als graadmeter te gebruiken om controle over de activiteiten van de afdeling te behouden, krijgt het budget een nuttige functie. Het budget weerspiegelt dan de mate van beheersing van het proces, zodat het budget een stuurmiddel wordt, dat iedere maand kan worden gebruikt voor sturing en controle. Tip: Maak het operationele plan al in september, zodat in oktober kan worden gewerkt aan de financiële vertaling en de inrichting voor de planning and control.

4. Voorbeeld van nuttige planning and control

Als de beschreven werkwijze wordt gevolgd, wordt een overschrijding op personeelskosten een signaal dat de bezetting van de afdeling niet conform de voorgestelde doelstellingen (lees: budget) verloopt. De oorzaak hiervan kan zijn, dat de productiviteit van de afdeling is verslechterd of dat de afdeling meer orders moet verwerken, wat weer heeft geleid tot extra kosten door overwerk. De oorzaken moeten verder onderzocht worden om te voorkomen dat het rendement verslechtert. Het gaat om de signaleringsfunctie. Zo kan de manager sturen. Het vooraf opgestelde budget geeft een signaal af en is een maat voor de werking van het operationele proces. Dat is de functie. Daarna doet de manager zelf onderzoek naar de oorzaken van afwijkingen en niet de controller. De manager krijgt maandelijks een rapportage, die gebruikt kan worden om te leren over het proces. Het budget is geen invuloefening voor de financiële verantwoording meer, maar een instrument om processen te sturen. Tip: Oorzaakanalyses en verklaringen worden gedaan door de manager.

5. Implementatie van de Planning and Control met YouTube video

Wat zijn de voordelen van een beleidsplan met een budget en een goed proces voor planning and control om te sturen?

planning and control

  • Inzicht in het functioneren van uw afdeling.
  • Invloed op het budget.
  • Regie over het budgetteringsproces
  • Regie over de uitvoering van plannen
  • Inzicht in financiële consequenties
  • Actief sturen met uw collega's.
  • Waarde en prestaties van de afdeling helder.

Heeft u hulp nodig om beleid te maken, een planning and control in te richten, financiële begrippen te begrijpen of de koppeling naar de operationele praktijk te maken? Bel ons dan of stuur een e-mail. We kunnen u hierbij helpen. Ook als u meer wil weten over het maken van analyses van processen, dan kunnen wij u daarbij de hulpmiddelen aanreiken.

Meer weten over de planning & control? Bel ons via 088 33 666 66 of stuur een e-mail: info@patagonia-bv.com. Ook als u de opleiding productiemanager wilt volgen, waarin dit onderwerp wordt behandeld.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies