Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner voor managementvraagstukken: organisatieadvies, implementatie trajecten, verbeterprogramma's en opleidingen. Samen met uw collega's streven we naar een verbeterde concurrentiepositie voor uw organisatie.

Lees meer over ons

Een eenvoudige, efficiënte administratie

Een belangrijke rol voor managers is het eenvoudig houden van de administratie. Sterker, het is gezond om continu tegen bureaucratie te strijden. Een formulier is zo gemaakt, een memo is zo geschreven. En waartoe? Helpen ze? Soms wel, soms niet. In dit artikel de antwoorden met voorbeelden. Bespreek dit onderwerp eens in het MT.

In beginsel is er natuurlijk niets mis met een stuk papier waar informatie op staat. Het is maar goed dat we iedere maand een loonstrook ontvangen. Daarin staat netjes in één overzicht hoe de financiële afwikkeling van ons salaris verloopt. Dat is belangrijk voor het inzicht en een bewijs van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, die werkgever en werknemer met elkaar hebben afgesloten. Niets mis met een loonstrook dus (digitaal of papier).

Zo zijn er meer (digitale) documenten die nuttig zijn. Denk aan de reeds genoemde arbeidsovereenkomst, de boekhouding of een klantendatabase. Evenzogoed zijn regelkaarten, klachtenregistraties en kassabonnetjes prima. Ze zijn functioneel, geven informatie of beschrijven een overeenkomst.

Uitleg

Iedere organisatie heeft een klantendatabase, een boekhouding of een e-mailprogramma. De informatie die hierin staat, is nodig om structuur te geven, waarden uit te drukken of om gewoon om iets te kunnen onthouden. Allemaal prima.

Het wordt ingewikkelder als informatie moet worden overgedragen van de ene naar de andere afdeling. Dan beginnen we direct met een vertaalprobleem. De tekening van de afdeling Engineering moet wel begrepen worden door de medewerkers van de afdeling Productie. Of, een cliëntendossier dat wordt ingevuld door een arts, wordt later gebruikt door een verpleegkundige, die de terminologie dan wel moet begrijpen.

Het is inherent aan onze manier van werken in organisaties, dat informatie moet worden overgedragen van de ene afdeling naar de andere en van uitvoerende medewerkers naar leidinggevenden, of andersom. Er is allerlei informatie nodig, geschreven, geprint of digitaal, die moet worden overgedragen. Ook tot zover is dat begrijpelijk en in de basis is daar niets mis mee.

Het gaat pas mis, als we aan die administratie waarden toekennen, die er niet is. Bijvoorbeeld, stel dat een procedure niet goed wordt uitgevoerd door medewerkers. Dan heeft het rondsturen van een mail naar alle betrokkenen dat er beter moet worden opgelet, geen enkele zin. Zeker als een medewerker er een maand later nog eens fijntjes aan wordt herinnerd, dat toch in die mail stond dat het anders moest. Dat is bureaucratie.

Het zelfde geldt voor het uitschrijven van een procedure door een kwaliteitsmanager, die in een handboek wordt gedaan, die vervolgens gecertificeerd wordt, maar waarvan de medewerkers geen idee hebben. Dat is bureaucratie.

Wat ook meespeelt, is onhandigheid. Ga eens goed kijken in uw organisatie of medewerkers data overschrijven van een beeldscherm (uit een ERP systeem) naar een ordermap/dossier.

Tips

Zo zijn er vele documenten overbodig en niet waarde toevoegend. Om de strijd aan te gaan met deze bureaucratie kunt u de volgende richtlijnen hanteren:

  • Zorg voor een eenvoudig kwaliteitshandboek.
  • De documenten in dat kwaliteitshandboek bevatten alle formulieren en documenten.
  • Verbied medewerkers en managers zelf formulieren of procedures te schrijven.
  • Geef de documenten in het handboek één header met: Documentnummer, wijzigingsdatum, eigenaar, titel en paginanummering.
  • Verbied dat er in de organisatie documenten aanwezig zijn, die niet die header hebben.
  • Zorg dat alle documentatie dezelfde layout/huisstijl hebben. Dus het zelfde lettertype, opbouw, logo en indeling.
  • Zorg dat iedereen toegang heeft tot een leeg sjabloon van Word en Powerpoint dat helemaal in de juiste huisstijl staat.
  • Verbied vervolgens dat andere versies worden gebruikt. Memo’s en dergelijke documenten worden in deze sjablonen geschreven.
  • Stel voor iedereen dezelfde handtekening in Outlook in.
  • Verbied dat informatie direct in een e-mail wordt geschreven, maar altijd in een bijlage in één van voornoemde sjablonen.
  • Zorg voor een eenduidige mappenstructuur op de server, waar documenten worden opgeslagen.
  • Verbied dat documenten alleen lokaal op PC’s of laptops worden opgeslagen, maar altijd op de server/in de cloud.
  • Voorkom het zetten van handtekeningen. In iedere processtap, waar handtekeningen moeten worden gezet, zit ten eerste vertraging en ten tweede is er in de stappen vóór de handtekening blijkbaar sprake van een onbeheerst proces. Daar zit de verbetering en dat voorkomt het zetten van handtekeningen.

Geef tot slot de kwaliteitsmanager de bevoegdheid alle documenten, die niet voldoen aan voorgaande regels, rücksichtslos in de prullenbak te gooien. Dat is de enige manier die opvoedkundig werkt en die bureaucratie terugdringt.

Visie

Er is in principe niet heel veel verschil tussen digitale en papieren documenten. Je kan hiervan hooguit stellen, dat het één handiger is dan het ander, maar dat doet niets af van het nut van de informatie. Bijvoorbeeld, als u besluit om klachten rechtstreeks in een excel sheet te registreren, dan is dat handig. Als u het op een klachtenformulier wilt doen, klinkt dat wellicht ouderwets, maar in principe is er niets mis mee.

Natuurlijk zijn er dan wel een aantal nadelen, zoals de overdracht van informatie, die moeilijker is, of de toegankelijkheid van de informatie, die minder is, of het vermogen om een analyse te maken uit alle formulieren, die is omslachtiger.

Digitaliseren heeft dan ook de voorkeur, maar lukt niet altijd. Informatie op papier is goed, maar vaak onhandig te verwerken. Wat echter veel ernstiger is, is als we last hebben van:

  • Dubbele formulieren
  • Formulieren met meerdere handtekeningen
  • Digitale informatie, die ook op papier staat
  • Verouderde informatie
  • Verouderde formulieren
  • Informatie die niemand leest
  • Procesbeschrijvingen, waarvan de manager denkt dat ze helpen

Dat is echte bureaucratie, die te allen tijde bestreden moet worden. De risico’s die dit in zich heeft en de fouten, die hiermee kunnen worden gemaakt, zijn groot. Heeft u wel eens op een werk gestaan met de verkeerde informatie? Of een klant een offerte gestuurd met andere prijsinformatie, dan in het systeem stond? Dit leidt tot veel faalkosten.

Links

ISO9001 certificering

Conclusie

Het is belangrijk voor de kwaliteit van uw dienstverlening naar uw klanten om de bureaucratie terug te dringen: Voorkom fouten en maak processen efficiënt. Wilt u uw organisatie efficiënter maken en de administratie/bureaucratie terugdringen? Dan hebben we daarvoor specialisten, die heel snel uw organisatie doorlichten en maatregelen voorstellen.

Bel ons even via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com. We helpen u graag verder.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies