Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner in de realisatie van Operational Excellence. Samen met uw collega's werken we aan de verbetering van processen en reductie van kosten.

Het resultaat waar we naar streven is een verbeterde concurrentiepositie in de markt met een hoge klanttevredenheid, flexibiliteit en lage kosten.

Op deze blog staan artikelen om te inspireren en om van te leren. Doe er uw voordeel mee.

Lees meer over ons

Emotie gestuurde organisaties lopen risico’s

Een organisatie heeft passie nodig. Mensen zijn gepassioneerd hun persoonlijke doelen te bereiken of met het team een bepaald niveau of een marktpositie te realiseren. Allemaal goed, maar er is een keerzijde. Als passie omslaat in blind vertrouwen of dogmatische redeneringen, dan loopt de organisatie risico’s. Er ontstaan subjectiviteit, ongewenste normen en waarden en scheve machtsverhoudingen. Het is de kunst de passie voor doelen te behouden en de organisatie tegelijkertijd rationeel te sturen in de richting van die doelen. Welke problemen zien we in organisaties en wat kunt u daar van leren?

Voorbeeld van een dogma in een organisatie 

Emoties leiden tot subjectiviteit en verkeerde beslissingen. Een mooi voorbeeld komt uit onze eigen praktijk. In een organisatie, die we begeleidden in de verbetering van de efficiënte, heerste de overtuiging (dogma) dat een grote groep kleine klanten zeer veel winst opleverde. Daarvan was iedere medewerker overtuigd. Het management ondersteunde procedures, die gericht waren op de goede bediening van deze klantengroep. U voelt het al aankomen, het tegendeel bleek het geval. Deze markt was zelfs verliesgevend. Echter, zelfs na het presenteren van de cijfers, die duidelijk het tegendeel van de collectieve overtuiging bewezen, vonden medewerkers het maar moeilijk te geloven dat deze groep klanten een verliesgevende business bleek te zijn. Zo’n overtuiging of dogma zorgt er voor dat het management niet meer objectief denkt en ook geen logische besluiten meer neemt. De emotie regeert en emotie laat zich niet beïnvloeden door ratio. Geloof met cijfers bestrijden, is een moeizaam traject.

Geloofssysteem houdt normen en waarden in stand

In de organisatie, die hiervoor net werd bedoeld, is een geloofssysteem aanwezig. Managers praten vol trots over deze belangrijke markt van kleine klanten en verkopers zullen als gevolg daarvan het even zo trots laten weten als er weer een order in die markt is gescoord. Men praat elkaar na en via de communicatie wordt de overtuiging versterkt. Mensen communiceren vanuit hun eigen overtuiging in de groep waar ze onderdeel van uitmaken en versterken het beeld. Dat is een geloofssysteem. Geloofssystemen vormen een bedreiging voor een organisatie. Het is de rol van het management objectief te blijven en de organisatie zuiver te leiden.

Individuele leiders en hun overtuigingen

Emoties komen ook op individueel niveau voor, waarbij iemand bijvoorbeeld dominant leiding geeft. Denk aan een dominante productieleider of salesmanager, die zijn of haar eigen ideeën doordrukt, op vergaderingen zeer aanwezig is of via de wandelgangen zijn zin etaleert. Overbodig te vermelden, dat dit tot verkeerde besluitvorming leidt, improductiviteit bij de medewerkers en inefficiëntie in de processen. Individuen die zich dominant of juist ondergeschikt opstellen creëren een omgeving met onbalans. Er vindt geen besluitvorming plaats op basis van de beste ideeën of cijfermatige inzichten, maar op basis van emotie. Macht, egoïsme, status, politiek en andere waarden domineren de organisatie, terwijl het echte collectieve doel naar de achtergrond verdwijnt.

Het managementsysteem helpt objectiveren

Het managementsysteem is het meet- en regelsysteem van de organisatie. Modellen als ISO 9001 kunnen eenvoudig worden samengevat als een systeem om de organisatie en de omgeving te objectiveren. Geen emoties, maar cijfers. Het blijkt in de praktijk dat dat managementsysteem het vaak verliest van de emoties. Er is meer vertrouwen in de eigen overtuiging, dan in de cijfers, die het meetsysteem presenteert. Dat geldt niet alleen voor organisaties. Denk ook aan de politiek. Politici schermen continu met cijfers over de koopkracht, economie en zorgkosten, maar ze worden niet geloofd. Mensen met een andere overtuiging veranderen niet zo snel van mening via cijfers. Sterker, mensen gaan op zoek naar cijfers, die de eigen overtuiging bevestigen, en die zijn altijd te vinden. Denk aan discussies over het klimaat en de temperatuurstijging, de stikstof in het milieu of de kwaliteit van het onderwijs. Zie ook dit artikel op nu.nl: Waarom laten we ons niet door feiten overtuigen. Dat ligt aan ons brein.

Het managementteam waakt, reflecteert en stuurt

Cijfers en emoties worden letterlijk aangestuurd door andere delen van de hersenen. Daarom werken cijfers en argumenten niet op emoties. Waarom dan moeite doen om een managementsysteem in te richten en maandrapportages te maken? Wel, het management dient zichzelf permanent te onderzoeken en op het eigen gedrag te reflecteren. Het management team is een groep verantwoordelijke specialisten, die elkaar scherp houden. Zo zou het tenminste moeten zijn. Dan ontstaat balans. Op dat moment is het wel zinvol om met cijfers te werken. Het team zorgt voor objectiviteit in de analysefase en na de beoordeling van een situatie op basis van gegevens, kan de ambitie het weer overnemen om de organisatie te motiveren en naar de doelen te leiden.

Rationaliseren van de besluitvorming met teams

Het probleem is dat zowel de wetenschap als onze emoties er beide flink naast kunnen zitten. Dat maakt het leven en het ondernemen of besturen van een organisatie een onzekere, maar ook een spannende en boeiende opgave. Met die onzekerheid zullen we moeten leren leven. Dat is de reden dat het nemen van een besluit ons niet ontslaat van de verplichting opnieuw over onze besluiten en conclusies na te denken. Precies dat is een noodzakelijke eigenschap van leiders. Analyseren, besluiten nemen en reflecteren op die besluiten om te leren en jezelf te verbeteren. Uit onderzoek blijkt dat teams van 7 mensen de beste conclusies trekken. Dat komt door het uitbalanceren van emoties, gezichtspunten, cijfers en ervaringen. Kleinere teams missen vaak informatie of inzichten, terwijl grotere team verzanden in trage besluitvorming en een overvloed aan bijzaken. Daarom voerde het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK) audits uit in teams van 7 deelnemers. Voor verbeterteams, zoals Six Sigma teams, geldt dezelfde analogie.

Leiding geven aan organisaties

Het is de kunst emoties te aanvaarden als een positieve driver, maar wel direct gevolgd door het staven van die emoties met rationele onderzoeken of metingen. Integratie van emotie en ratio is de kunst. Daarom is het toch verstandig een managementsysteem te implementeren, zodat emotie en rationaliteit met elkaar in balans kunnen worden gebracht. Emoties mogen niet leiden tot dogmatisme. Dogma’s, die onwrikbaar in de organisatie zijn geborgd en die de besluitvorming eenzijdig beïnvloeden, vormen een groot risico in het voortbestaan van de organisatie. Integreer ratio en gevoel.

Wilt u hulp bij de verbetering van de besluitvorming uw organisatie en de samenwerking in het management team? Bel ons via 088 33 666 66 of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies