Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner in de realisatie van Operational Excellence. Samen met uw collega's werken we aan de verbetering van processen en reductie van kosten.

Het resultaat waar we naar streven is een verbeterde concurrentiepositie in de markt met een hoge klanttevredenheid, flexibiliteit en lage kosten.

Op deze blog staan artikelen om te inspireren en om van te leren. Doe er uw voordeel mee.

Lees meer over ons

In 20 stappen certificeren voor ISO 9001

U kunt uw organisatie verbeteren en certificeren met ISO 9001. ISO 9001 is een model voor een managementsysteem. Dat is gewoon een meet- en regelsysteem voor de organisatie, waarmee u kosten reduceert, de kwaliteit van producten verbetert en de interne organisatie efficiënter maakt. Vroeger werd dit Total Quality Management (TQM) of process management genoemd. ISO 9001 is een model voor TQM. Volg de onderstaande 20 stappen en implementeer het kwaliteitsmanagementsysteem van uw organisatie. Voer de stappen uit:

Stap 1: Doe klanttevredenheidsmetingen

Hoe tevreden zijn uw klanten over uw diensten of producten? Bij het stellen van deze vraag schieten veel organisaties in de weerstand en komen opmerkingen naar voren over enquêtes, die toch niet werken. De vraag van ISO 9001 is niet enquêtes uit te sturen, maar of u weet hoe tevreden uw klanten zijn over de prestaties van uw organisatie? Bedenk een methode. Vaak werkt het systematisch uitvoeren van interviews goed.

Stap 2: Evalueer de prestaties van leveranciers

Het productieproces begint niet bij de achterdeur van uw organisatie, maar al bij de leveranciers en de leveranciers van de leveranciers. Als zij niet foutloos en op tijd leveren, begint uw organisatie al met problemen voor u zelf goed en wel een machine hebt aangezet. Manage de leveranciers via prestatiemetingen en feedback gesprekken. Meet de leverbetrouwbaarheid, levertijdigheid en kwaliteit van de producten.

Stap 3: Meet de operationele processen

Tussen uw leveranciers en klanten zitten de processtappen van uw eigen organisatie. Meet deze. Stel doelen, meet de prestaties en verbeter de processen op basis van de metingen. Bepaal zelf welke parameters u belangrijk vindt om te meten, maar concentreer u op de output van processen. Bijvoorbeeld: Zijn de tekeningen die de afdeling Engineering aflevert foutloos of zijn producten beschadigd? Voer metingen uit.

Stap 4: Registreer afwijkingen

Ondanks het feit dat alle medewerkers hun best doen, kunnen fouten ontstaan. Wijs nooit naar personen, maar zoek naar oorzaken. Als zich afwijkingen voordoen, zorg er dan voor dat ze worden geregistreerd, gecorrigeerd en vervolgens nooit meer terug komen. Bied medewerkers een veilige omgeving van werken en moedig hen aan alert te zijn en afwijkingen te melden en te registreren. Vervolg met oorzaakanalyses.

Stap 5: Meet klachten

Bij voorkeur ontstaan geen fouten, maar nul fouten zal mogelijk niet lukken. Hopelijk worden fouten gezien, voordat uw producten bij de klanten arriveren. Mocht er toch een fout product bij de klant arriveren, zorg er dan voor dat u die fouten kent. Klanten nemen contact op en melden hun ontevredenheid. Meet klachten, corrigeer de fout en voer oorzaakanalyses uit, gelijk de procedure voor de registratie van afwijkingen.

Stap 6: Voer interne audits uit

Niet alle afwijkingen of obstakels worden zomaar direct zichtbaar. Denk aan de uitvoering van werk door verschillende medewerkers op verschillende manieren. Of denk aan het bewaren van documenten op verschillende locaties. Er zijn talloze variaties in processen, die pas duidelijk worden na de uitvoering van een interne audit. Het is de kunst processen te standaardiseren en de prestaties te meten. Voer interne audits uit.

Stap 7: Procesverbetering – PDCA cyclus

Voorgaande punten hebben allemaal te maken met het meten van prestaties. ISO 9001 vraagt een meetinstrumentarium in te richten. Op basis van die metingen start vervolgens een proces van verbetering. Verbeter processen systematisch en continu. Dit heet continue verbetering en wordt gesymboliseerd door de Plan-Do-Check-Act cyclus van Deming. Deze cyclus is de basis van ISO 9001 en andere managementmodellen.

Stap 8: Stel doelen vast

Verbeteren, maar waarheen dan? Een organisatie heeft doelen nodig. Stel doelen op. Het stellen van doelen geeft richting. Stel het doel is om een marathon te lopen. Dan ontstaat uit dat doel een trainingsschema, een dieet en lichaamsverzorging. Een doel zorgt voor het creëren van de omstandigheden om het doel te halen. Zo werkt het ook met processen en werkplekken. Richt werkplekken in om (kwaliteits)doelen te halen.

Stap 9: Maak een planning en besluitvormingsproces

Om doelen te halen is een planning nodig. Maak een planning voor de organisatie en de ontwikkelingen die moeten worden doorlopen. Zorg daarbij ook voor een besluitvormingsproces, meestal Planning & Control genoemd. Afdelingen, managers, medewerkers en directieleden moeten regelmatig besluiten nemen over de uit te voeren acties en de mate van succes van de uitvoering. Maak een planning.

Stap 10: Onderzoek de belangen van stakeholders

Niet alleen de klanten en leveranciers hebben een belang bij uw organisatie, ook medewerkers, financiers, overheden en wellicht nog andere partijen. Werk aan een win-win relatie met alle stakeholders. Het maakt uw organisatie efficiënt en effectief. Een win-verlies situatie kosten altijd tijd en geld. Flexibiliteit en duurzaamheid ontstaan met een goede, effectieve relatie met alle stakeholders. Voer een stakeholderanalyse uit.

Stap 11: Ontwikkel competenties

Mensen voeren het werk uit. Identificeer de competenties die nodig zijn om het werk goed uit te voeren. Zorg voor opleidingen, trainingen, samenwerking en ontwikkeling van kennis en deskundigheid. Implementeer functioneringsgesprekken om mensen te coachen en evalueer hun ontwikkelingen. Zorg voor opleidingen, kennisontwikkeling, ervaringen en het delen van informatie. Ontwikkel competenties.

Stap 12: Onderhoud productiemiddelen

Stil vallende machines, lekkages en ongekalibreerde instrumenten zijn onwenselijk, omdat ze tot stilstanden en foute producten leiden. Ze verstoren het productieproces, zorgen voor faalkosten en vertragingen in de levertijd. Ontwikkel programma’s voor onderhoud en kalibratie. Dit onderwerp kan sterk per organisatie verschillen. Bij een trainingsbureau is dit eenvoudig, maar bij een productieplant ingewikkeld.

Stap 13: voer risicoanalyses uit

De uitvoering van werk, het nastreven van doelen en het verbeteren van processen komt met risico’s. Breng die risico’s in kaart, evenals de kansen. Maak een risicoanalyse en kies de belangrijkste risico’s om te reduceren. Ofwel door de kans te verkleinen, ofwel door het effect te verkleinen. Risico’s die minder relevant zijn, laat u bestaan. Werk systematisch en borg processen. Voer risicoanalyses uit op processen en de omgeving.

Stap 14: Evalueer de werking van de organisatie

De management review of directiebeoordeling is de evaluatie van de directie over het functioneren van de organisatie; het managementsysteem. Evalueer de organisatie minstens één keer per jaar. Vaker mag. Het is de kunst afwijkingen, inefficiënties en andere problemen snel te zien, zodat aanpassingen kunnen worden gemaakt. De management review is de evaluatie van alle voorgaande punten.

Stap 15: Beheers documentatie

Een van de ergste vormen van inefficiëntie en verspilling is het onbeheerste gebruik van documentatie. Formulieren ontstaan vaak spontaan, files raken zoek en systemen worden niet goed gevuld. Het is niet ISO 9001 die voor bureaucratie zorgt, maar mensen. Ontwikkel een kritisch houding op documentatie. Maak één kwaliteitshandboek met de definities of formulieren, die nodig zijn en verbied andere vormen van documentatie.

Stap 16: Leg de klanteisen vast

In de uitvoering van het werk is het belangrijk de klanteisen te kennen. Veelal worden die samen met iemand van de afdeling verkoop vastgesteld. Ze worden nauwkeurig vastgesteld op een manier waardoor iedere andere functionaris in de organisatie weet wat de klanten verwachten van het product. Maten, levertijd, prijs, functionaliteit, voorwaarden en allerlei andere specificaties worden bekend gemaakt in de organisatie.

Stap 17: Maak een operationele planning

De orders vormen samen een orderstroom en daar is een planning voor nodig. Diverse orders worden achtereenvolgens gemaakt, maar niet altijd noodzakelijkerwijs via dezelfde route. Orders verschillen van inhoud, omvang en vorm. Daarom is een planningssysteem nodig. Dat systeem mag allerlei vormen hebben. Van een bord aan de muur tot een complex ERP systeem. Maak een planning die bij uw organisatie past.

Stap 18: Pas ontwerp en ontwikkeling toe

Soms is voorafgaande aan het productieproces een traject van ontwerp en ontwikkeling nodig. Ook Research and Development genoemd. Dit ontwikkelingsproces dient net zo goed te worden beheerst als alle andere processen. Hoe veel uren, kosten of experimenten zijn nodig? Het gaat er niet om die te limiteren, maar om er van bewust te zijn en de juiste keuzes te maken. Beheers het proces voor onderzoek en ontwikkeling.

Stap 19: Beheers de productie en levering van diensten

In veel gevallen worden productiestappen uitbesteed aan derde partijen. Bijvoorbeeld een bewerkingsstap zoals coaten van staal of het lassen van onderdelen. De leveranciers, die deze handelingen uitvoeren worden gezien als onderdeel van het productieproces. Logischerwijze dient de producent deze leveranciers en hun processen evenzogoed te beheersen. Zorg voor procesbeheersing en manage deze uitbestede processen.

Stap 20: Identificeer producten en onderdelen

Tot slot is er nog de belangrijke paragraaf tracking and tracing. Klanten verwachten vaak dat producten en onderdelen van producten kunnen worden getraceerd tot aan de bron van het ontstaan. Daarmee wordt het mogelijk oorzaken van problemen te analyseren en de omvang van een probleem vast te stellen. Deze procedure is vaak nodig in de hightech industrie, medicijnen of medische producten en de voedselindustrie.

Voldoe aan de eisen certificeer uw organisatie voor ISO 9001

Bovenstaande overzicht van 20 stappen zijn de belangrijkste onderdelen van de norm ISO 9001 en daarmee van het managementsysteem. Er staan nog wel enkele extra details in de norm, maar die vormen niet de hoofdstructuur van het managementsysteem. Die hoofdstructuur wordt gevormd door deze 20 stappen.

Het is overbodig te vermelden dat de directie leiding geeft aan alle bovengenoemde onderwerpen. Daarmee is voldaan aan hoofdstuk 5 van de norm ISO 9001. Het is een kwestie van leiding geven aan de 20 onderwerpen en als leider duidelijk maken hoe de organisatie zou moeten functioneren. Dit is het beleid met doelen en kaders.

Voer de stappen één voor één uit en u hebt een kwaliteitsmanagementsysteem operationeel. Certificatie voor ISO 9001 kan volgen.

Wilt u hulp bij de uitvoering van deze stappen, training of advies over één of meer stappen? Bel ons via 088 33 666 66 of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies