Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner voor managementvraagstukken: organisatieadvies, implementatie trajecten, verbeterprogramma's en opleidingen. Samen met uw collega's streven we naar een verbeterde concurrentiepositie voor uw organisatie.

Lees meer over ons

Interne Auditor essentieel in moderne organisaties

Klassiek worden organisaties top down aangestuurd. De directie ziet toe op de werking en de prestaties van een organisatie, ondersteund door het management. Data worden samengebracht tot informatie en vormen de bron waarop bestuurders hun besluitvorming baseren. Die werkwijze is lang niet meer voldoende. De wereld om organisaties heen verandert snel en daarom zijn meer informatiebronnen nodig om correct te kunnen besluiten en aanpassen. De interne audit is een belangrijk instrument om de werking van de organisatie te beoordelen.

Ontwikkel medewerkers tot interne auditors en maak de organisatie flexibel:

  1. De interne auditor is een geavanceerd, effectief meetinstrument
  2. Objectiveren van de waarnemingen via auditing
  3. Interne audit leidt tot snellere en juiste besluitvorming
  4. De eis uit ISO 9001 is geen verplichting, maar een noodzaak
  5. Tips voor de uitvoering van interne audits

1. De interne auditor is een geavanceerd, effectief meetinstrument

De auditor meet hoe de organisatie functioneert. Niet via cijfers, tabellen en grafieken, maar via observaties, via waarnemingen. Feitelijk is die waarneming niet anders dan wanneer u een voetbal wedstrijd bekijkt. De uitslag van het aantal doelpunten maakt duidelijk of de wedstrijd is gewonnen, verloren of gelijk gespeeld, maar daarmee is nog niet geleerd hoe de wedstrijd is verlopen en welke belangrijke conclusies zijn te trekken. In aanvulling op de financiële en operationele rapportages is informatie nodig, die onderbouwing geeft bij de vraag hoe die cijfers tot stand zijn gekomen. Waarom daalt het aantal klachten niet? Waarom is de productiviteit te laag? Dit zijn voorbeelden van vragen, waarop niet altijd direct een duidelijk antwoord is te geven. Dan helpt de interne audit. Zo’n audit laat zien dat bijvoorbeeld specificaties onvoldoende duidelijk worden vastgelegd, dat machines afwijkingen veroorzaken door slijtage of dat de samenwerking tussen afdelingen niet goed verloopt. De Interne Auditor maakt een analyse van de dagelijkse wedstrijd!

2. Objectiveren van de waarnemingen via auditing

Net als u een voetbalwedstrijd bekijkt, kunt u die wedstrijd pas beoordelen als u de context en de kaders kent. U moet om te beginnen weten of u naar een wedstrijd van een eredivisie club kijkt, naar een amateurwedstrijd of naar de wedstrijd van uw kind. Dan krijgt u ook gelijk beeld bij de trainingsuren, het doel van de wedstrijd en de kwaliteit van de spelers. Zo bereidt een interne auditor zich ook voor. Welk proces wordt geobserveerd, wat is het doel van dat proces en wat zijn de kwaliteitseisen? We noemen dat het objectiveren of valideren van de waarnemingen. Een schot op het doel door een voetballer dat ver overgaat, zal bij een professionele club kunnen worden beoordeeld als matig of slecht, maar bij uw kind van 12 jaar door: goed geprobeerd. De auditor moet weten waarmee de waarnemingen in de praktijk worden vergeleken. Dit kunnen eigen interne organisatierichtlijnen zijn, maar ook richtlijnen uit kwaliteitsnormen zoals ISO 9001.

3. Interne audit leidt tot snellere en juiste besluitvorming

Een beoordeling van prestaties op basis van financiële cijfers wordt hiermee niet gebagatelliseerd. Integendeel, die zijn onverkort belangrijk. De resultaten uit de interne audits zijn aanvullend. Zij vormen metingen, die uit de dagelijkse, operationele praktijk komen. Zo komen de cijfers uit rapportages tot leven. Omdat klanteisen snel veranderen evenals markten en concurrentieposities is snelle en correcte besluitvorming essentieel geworden in organisaties. Organisaties hadden in de vorige eeuw meer tijd om besluiten te nemen dan nu. De snelheid moet omhoog, maar dan moet de informatie ook beter zijn. Niet alleen voor de directie, maar voor iedereen in de organisatie moet goede informatie beschikbaar zijn. Klanten willen offertes sneller ontvangen, producten moeten sneller geleverd worden en de kwaliteitseisen zijn hoger dan ooit te voren. Iedereen moet informatie hebben om te leren en te verbeteren.

4. De eis uit ISO 9001 is geen verplichting, maar een noodzaak

Het is dan ook niet meer van deze tijd om interne audit uit te voeren, omdat dat moet van ISO 9001. Organisaties die nog zo denken, lopen achter en lopen gevaar te langzaam te reageren of aan te passen. Audits zijn nodig om snel inzicht te krijgen in de dagelijkse gang van zaken. Structurele afwijkingen moeten snel helder worden, zodat leidinggevenden en operationele professionals goed kunnen handelen en verbeteren. Iedere manager zou per maand interne audits moeten laten uitvoeren, simpelweg om iedere maand op de hoogte te zijn van de kwaliteit van de processen, de procesprestaties en te begrijpen waar de sterke en zwakke punten van de organisatie zitten.

5. Tips voor de uitvoering van interne audits

Dit leidt tot een nieuwe manier van organiseren en informeren. Ook de informatie die niet in rapportages staat, is essentieel voor de analyse en beoordeling. Dit leidt tot een aantal praktische tips voor de inrichting van auditing.

1. Leid intern medewerkers op tot interne auditor

Er is veel deskundigheid in uw organisatie. Zowel vakinhoudelijk als ook in het vermogen om processen, producten en diensten te beoordelen. Het enige dat nodig is, is een opleiding tot interne auditor en er kunnen audits worden uitgevoerd om het leerproces te starten. Zo'n training moet gericht zijn op analyse en evaluatie en niet op het nalopen van een checklist. Bureaucratie moet worden voorkomen. Checklists leiden niet tot informatie en inzicht.

2. Geef auditoren een specifieke opdracht met duidelijke kaders

De auditor begint zijn of haar werk met een duidelijke onderzoeksvraag. Dit is een belangrijk onderdeel van de opleiding tot interne auditor. Om de vergelijking met een voetbalwedstrijd weer te maken, niet de hele wedstrijd hoeft te worden onderzocht. Misschien alleen de verdediging, de aanval, de omschakeling, de techniek of het materiaal. Er kunnen allerlei invalshoeken worden gekozen. De auditor moet weten welke dat is.

3. Maak de rapportages eenvoudig, praktisch en duidelijk

Te vaak verworden auditrapportages tot algemene verhalen, samenvattingen van een gesprek of er worden teveel moeilijke woorden uit ISO 9001 gebruikt. Doe dat niet. Het gaat om de beantwoording van de onderzoekvraag in normale, goed Nederlandse woorden en zinnen, die de interne klant - de proceseigenaar, het management en de directie - begrijpen. Zonder eenvoud schiet het zijn doel voorbij.

4. Voer maandelijks audits uit en leer van de uitkomsten

Moderne organisaties gaan natuurlijk niet een keer per jaar audits uitvoeren. Dat is voor het leerproces en de flexibiliteit van de organisatie veel te laat en te langzaam. Dat is hetzelfde als kinderen een dag per jaar opvoeden. Een maandelijkse frequentie is nodig. Dat hoeft niet heel uitgebreid, maar juist heel gericht, zodat er continu goede informatie wordt gegenereerd en interne klanten permanent worden geïnformeerd over prestaties en inhoud.

5. Deel informatie en maak de organisatie flexibel

De informatie die wordt verkregen, is in de eerste plaats bedoeld voor de interne klant. Meestal de directie, het management en de proceseigenaar. Maar daarnaast kan die informatie natuurlijk worden gebruikt voor collega’s in de uitvoering, voor trainingsdoeleinden en voor de auditor zelf. De hele organisatie leert en past zich aan aan de nieuwe omstandigheden. De frequentie zorgt voor ritme en snelle kleine verbeteracties. De auditor speelt zijn of haar rol.

Opleiden is een continu proces dat zich snel terugverdient

De duurste organisaties (lees: de hoogste kosten) zijn die organisaties waar het leerproces langzaam gaat. Dat soort organisaties maken veel fouten, de faalkosten zijn hoog en aanpassingen aan veranderde omstandigheden in de markt verlopen met horten en stoten in plaats van met spoedige geleidelijkheid. Door auditors op te leiden en deze continu op te leiden, wordt het leerproces beter. Hoe beter de waarnemingen van de auditoren worden verwoord in de auditverslagen, hoe beter het leerproces en hoe beter de snelheid en kwaliteit van de besluitvorming. Moderne organisaties onderzoeken de omgeving en de interne organisatie continu en zorgen voor snelle goede aanpassingen.

Wilt u meer weten over de uitvoering van effectieve interne audits of de opleiding interne auditor volgen? Bel ons dan vrijblijvend via 088 33 666 66 of stuur een mail naar info@patagonia-bv.com en stel uw vragen.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies