Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner voor managementvraagstukken: organisatieadvies, implementatie trajecten, verbeterprogramma's en opleidingen. Samen met uw collega's streven we naar een verbeterde concurrentiepositie voor uw organisatie.

Lees meer over ons

Patagonia is gecertificeerd voor ISO 9001:2015

Wilt u uw organisatie laten voldoen aan de eisen van ISO 9001:2015? Om u te helpen, hebben we onszelf als voorbeeld gesteld. We leggen u graag uit hoe zo’n implementatie werkt en daarom hierbij een korte inleiding.

Maar eerst de resultaten! De implementatie van ISO9001:2015 heeft onze organisatie de volgende voordelen opgeleverd:

  1. Reductie van indirecte uren met 30%.
  2. Verhoging van de omzet per medewerker met 10%.
  3. Sneller inzicht in de afwijkingen in processen.
  4. Verbeterde inzichten in de klantverwachtingen.
  5. Succesvol proces van persoonlijke ontwikkeling bij alle medewerkers.

Dit is een aantal direct aanwijsbare voordelen. Daarnaast zijn onze inzichten in de behoeften van onze stakeholders en de risico’s in processen verbeterd, zijn diverse stappen geautomatiseerd en is de focus op de core business verbeterd.

Van KAM systeem naar managementsysteem

Al deze voordelen worden bereikt als een organisatie werkt met één compleet managementsysteem, waar de leiding verantwoordelijk is. Als uw organisatie ISO 9001 gecertificeerd is, maar de verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de kwaliteitsmanager en u noemt het nog een kwaliteitssysteem, of nog erger een KAM systeem, dan voelt het systeem waarschijnlijk als een last en zijn er weinig voordelen te noemen. Sterker, dan zijn er meestal alleen maar nadelen, zoals indirecte uren, weinig draagvlak en het ontbreken van financieel rendement.

In essentie is er niets mis met het woord KAM systeem, maar meestal ontstaat dit in organisaties die dit systeem niet zien als managementsysteem. In die situaties zijn audits lastig in plaats van leerzaam en leiden afwijkingen in processen tot meer werkinstructies. Dat is de verkeerde weg.

We laten u graag zien, hoe u stap voor stap uw voordelen kunt halen uit een effectief managementsysteem, door ons eigen traject te presenteren.

Maak uw organisatie effectief en efficiënt

De eerste stap is een goede missie en visie (M/V) te ontwikkelen. Dat deden we 10 jaar geleden al en deze is nog steeds geldig. Als u diep genoeg gaat, ontdekt u de essentie van uw organisatie. Omgekeerd, uw organisatie is ‘slechts’ een hulpmiddel om de visie en missie te realiseren. Zou het zonder zo’n dure, ingewikkelde organisatie kunnen, dan deed u dat, maar meestal gaat dat niet. Daarom is de organisatie geen doel op zichzelf, maar een manier om de missie en visie te realiseren. De organisatie is een hulpmiddel.

De M/V is niet een lijstje met producten of markten, maar een omschrijving van het bestaansrecht van uw organisatie. Wat betekent uw organisatie voor uw klanten. Evenmin is dat een zin met betekenisloze woorden, waar niemand iets mee kan. Nee, de visie en missie zijn duidelijk, betekenisvol en meetbaar.

Als die visie en missie worden omgezet in kwantitatieve organisatiedoelen en betekenis voor de werkzaamheden, kan daarna het managementsysteem worden ingericht. Dat verliep bij Patagonia via de volgende stappen:

1. De visie en missie verkondigen

Nadat de missie en visie zijn bepaald, zorgt de leiding er voor dat iedereen deze kent, begrijpt en in het DNA krijgt. Dat is niet een kwestie van een e-mail rondsturen, maar dagelijks, wekelijks de normale gang van zaken uitvoeren en telkens de koppeling met de missie/visie maken. De leiding spreekt regelmatig over de missie, visie en strategie in vergaderingen of bij problemen.

2. Doelstellingen delen

Vervolgens werden de organisatiedoelen in een dashboard gepresenteerd en werden de subdoelen hieraan gekoppeld. De resultaten worden maandelijks met de medewerkers besproken.

3. Core business definiëren

Essentieel is de vaststelling van het primaire proces. Het proces dat het verdienmodel vertegenwoordigt. Alleen met de werkzaamheden in dat proces wordt omzet gemaakt, of zo u wilt, waarde toegevoegd.

Iedereen stap werd onderzocht op waarde toevoegende werkzaamheden en verspillingen (richtlijnen van lean manufacturing). Verspillingen worden structureel, één voor één, verwijderd. Dat is een geduldig proces dat over jaren loopt. Elke keer weer worden kleine verbeteringen doorgevoerd. We hebben daartoe de methode 5S ingezet. Op vrijdagmiddag doorlopen de medewerkers in 1 uur de stappen van 5S. Zo wordt iedere week minimaal 1 verbetering doorgevoerd. Dat leidt tot minstens 52 verbeteringen per jaar.

Bovendien gaat het om het leereffect, de samenwerking en de standaardisatie. Deze groeien gestaag maar zeker en dat leidt tot rendement. Er ontstaat stap voor stap steeds meer focus op de waarde toevoegende handelingen en verspillingen verdwijnen uit de processen.

4. Secundaire processen definiëren

Is het primaire proces gedefinieerd, dan worden de ondersteunende processen automatisch duidelijk. Ook deze processen worden onderworpen aan dezelfde discipline als het primaire proces. Dit leidde onder andere tot een reductie van uren werk aan de financiële/operationele administratie met 60% en tot de keuze van een effectief CRM systeem met marketing automation functies!

5. Besturen, beheersen en verbeteren.

Dan volgen nog de ondersteunende processen, die helpen om de primaire en secundaire processen te beheersen en te verbeteren. Dit zijn procedures zoals 5S, de klachtenprocedure, auditing, managementreview, et cetera. Deze zijn gedurende een jaar één voor één uitgewerkt en toegepast. De medewerker(s) die hiermee te maken hadden, hebben zelf meegewerkt deze procedures te ontwikkelen en te toetsen aan de visie en de missie. Want die M/V zijn altijd leidend.

Een voorbeeld hiervan is jezelf de vraag te stellen wat je van de organisatie wilt weten in relatie tot de missie en visie. Daarna kan een manager voor een auditor een gerichte onderzoeksvraag opstellen en kan de auditor zijn of haar audit uitvoeren. U merkt mogelijk dat dit een heel andere benadering is, dan maar een serie audits laten inplannen door de kwaliteitsmanager en dan procedures langs te lopen. Die werkwijze leidt niet tot nieuwe inzichten.

De implementatie een succes en certificatie volgde.

Voor het hele proces hebben we de tijd genomen. Zo’n 2 jaar. Heel zorgvuldig en stap voor stap. Een aantal procedures werd 2 jaar geleden al geïmplementeerd, waardoor ze nu inmiddels al weer aan een derde verbeterronde toe zijn. Dat zijn bijvoorbeeld de managementreview, de coachingsgesprekken en de leveranciersevaluatie. Andere procedures zijn net een half jaar geleden ingevoerd, zoals de auditprocedure.

In november 2015 voerde een certificerende instelling de audit uit en in december 2015 ontvingen we ons certificaat.

Wilt u meer in detail weten hoe de stappen zijn uitgevoerd of wilt u het voor uw eigen organisatie weten. Onze adviseurs helpen u graag verder. U kunt ons bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies