Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner in de realisatie van Operational Excellence. Samen met uw collega's werken we aan de verbetering van processen en reductie van kosten.

Het resultaat waar we naar streven is een verbeterde concurrentiepositie in de markt met een hoge klanttevredenheid, flexibiliteit en lage kosten.

Op deze blog staan artikelen om te inspireren en om van te leren. Doe er uw voordeel mee.

Lees meer over ons

Lean case deel 3 (van 3): Lean management en leiderschap

Deel 3: Lean is een nieuwe managementmethode

In de delen 1 en 2 van deze serie heeft u kunnen lezen hoe een productielijn stap voor stap is ontwikkeld en geïmplementeerd. Die twee delen beschrijven de technische aspecten en stappen van Lean. We gaan in dit derde en laatste deel in op de organisatie, de cultuur en het leiderschap dat nodig is om zo’n traject succesvol te doorlopen. De delen 1 en 2 lijken heel logisch en dat zijn ze ook, maar voordat zo’n traject mogelijk is, dienen directie en management ter voorbereiding een cultuur te ontwikkelen, waardoor zo’n traject mogelijk wordt. Hieronder volgen de stappen, die de directie al jaren ervoor heeft gezet, als onderdeel van de organisatiestrategie. Ook dat traject heeft één van onze consultants begeleid. We zetten altijd specialisten in per onderwerp of doelstelling.

1.  Visie en missie van de directie

Versterking van de concurrentiepositie van de organisatie

De visie en missie van de organisatie, opgesteld door de directie, zijn leidend in alles wat de organisatie doet. Het in deze 3 delen beschreven Lean traject heeft een half jaar geduurd en daarna kon de productie starten. Hieruit kunt u leren dat er een forse investering achter zit en contracten met klanten, die genuanceerd zijn opgebouwd. Ook de afnemer (de OEM afnemer van de producten) heeft belang bij een goede ontwikkeling van het productiesysteem en een innige samenwerking. De afnemer had in het verleden geprobeerd de productie bij andere organisaties onder te brengen, maar werd daarvan niet gelukkig. De kwaliteit en leverbetrouwbaarheid waren telkens onvoldoende. U kunt hieruit concluderen dat het betreffende product niet eenvoudig is te maken en dat geavanceerde processtappen nodig zijn. De directie van onze klant heeft hierbij duidelijk de overtuiging dat dit type opdracht goed is voor de versterking van de concurrentiepositie en dat het past in het verdienmodel.

Communicatie en motivatie

Het is niet mogelijk zo’n traject aan te gaan als de directie er niet van is overtuigd, dat zo’n opdracht past bij de visie en missie van de organisatie. Deze organisatie voerde meer van dit soort trajecten uit (die we ook hebben begeleid). De directie kent de complexiteit, is gewend met ingewikkelde contracten om te gaan en voorziet dat na een succesvol traject, weer nieuwe vergelijkbare trajecten uit de markt kunnen worden gewonnen. Met andere woorden, dit type opdrachten zit in het DNA van de organisatie en hoort bij de lange termijn strategie. Het vraagt overtuiging, volharding en een continue communicatie van de directie naar de organisatie dat dit soort opdrachten de levensader van de organisatie vormen. Dat doet deze directie ontzettend goed! Iedereen is hiervan doordrongen en is enthousiast om mee te werken.

2.  Lerende organisatie ontwikkelen

Samenwerking en oorzaakanalyses maken

Het is ook duidelijk zijn dat zo’n complexe opdracht alleen goed kan worden uitgevoerd als er een lerende organisatie operationeel is gemaakt. Daarmee is de directie niet gestart op het moment van het winnen van deze opdracht. Al jaren daarvoor werd begonnen met het prepareren van de mentaliteit van de mensen en het samenstellen van een goed team. Over de jaren is een team van mensen gevormd dat past bij dit type ingewikkelde opdrachten met hoge kwaliteitseisen. Dat zijn mensen die willen leren van afwijkingen, oorzaakanalyses kunnen uitvoeren, graag samenwerken en geen groot ego hebben. Voorop staat niet de individuele ambitie, maar het gezamenlijke doel dat het team heeft: de klanteisen vervullen.

Waarden gestuurde organisatie ontwikkelen

Om het juiste team en de goede cultuur te ontwikkelen, heeft de directie al jaren daarvoor een aantal waarden gedefinieerd, die leidend zijn gemaakt in alles wat de medewerkers doen. Eén van die waarden is bijvoorbeeld wederzijds respect. In iedere confrontatie, fout, klacht of miscommunicatie let de directie er op dat pijnpunten worden besproken en onderzocht, maar altijd met respect voor elkaar. Hierdoor ontstaat een veilige werkomgeving, waarin stevige discussies kunnen plaatsvinden, maar die nooit leiden tot vijandigheid, verlies of angst bij medewerkers of managers. Zelfs niet als van mensen afscheid moet worden genomen. Er is soms pijn, maar die wordt gedragen en er wordt met elkaar aan gewerkt. Het gaat er niet om wie iets fout heeft gedaan, maar wat is fout gegaan (in het systeem)? Als de sfeer dan in moeilijke situaties goed blijft, blijft die zeker goed als successen met elkaar worden gevierd, waarbij iedereen deelt in het succes.

3.  Potentie van medewerkers inzetten: lerende organisatie

Onderdeel van die waarden gestuurde organisatie is ook dat kennis en vaardigheden van medewerkers worden ingezet om processen te verbeteren. Al jaren voor deze complexe opdracht was met ISO 9001 en 5S gestart. Niet top-down, waarbij de managers (directief) vertellen hoe medewerkers hun werk moeten doen, maar vanuit de klanteisen en de processen. Dus bottom-up. De klanteisen worden bij alle opdrachten heel duidelijk gecommuniceerd, zodat iedere medewerker vanuit zijn of haar functie kan meedenken over procesbeheersing en procesverbetering. Voor het geval u als lezer nu denkt dat in deze organisatie alleen maar hoogopgeleide medewerkers functioneren, kunnen we u uit de droom helpen. Een groot deel van de medewerkers in deze organisatie is laag of gemiddeld opgeleid, maar wel betrokken en vaardig. Die vaardigheid wordt via bijvoorbeeld 5S telkens weer ingezet om processen te verbeteren. Zo ontstaat een lerende organisatie.

4.  Coachend leiderschap ontwikkelen en vaardig maken

Het voorgaande punt wordt natuurlijk alleen gerealiseerd als coachend leiderschap wordt toegepast. Coachend leiderschap betekent richting geven en kaders stellen, waarna specialisten (medewerkers) binnen die context hun expertise kunnen inzetten. Alle managers zijn uitgebreid getraind in de toepassing van coachend leiderschap. Die leiderschapsstijl komt vervolgens terug in vergaderingen, 5S, Lean en functioneringsgesprekken. Dit is essentieel voor Lean Management.

5.  Van klassieke hiërarchie naar procesmatig denken

Klantgerichte en output gestuurde organisatie

Met coachend leiderschap wordt de hiërarchie van een organisatie ondergeschikt gemaakt aan het klantgericht of procesmatige denken. De klanteisen zijn leidend en daaraan moet worden voldaan, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de door de directie gestelde waarden. Sterker, die waarden vormen het middel om aan de klanteisen te voldoen. Toen Lean in deze organisatie werd geïntroduceerd waren de leidinggevende managers dus al vaardig in coachend leiderschap. De technische tekeningen van de afnemer in deze case werden met elkaar besproken en van iedereen werd input gevraagd.

Eigenaarschap bij de medewerkers ontwikkelen

Coachend leiderschap geeft de ruimte om op operationeel niveau een complexe opdracht als in deze case is beschreven met elkaar uit te werken en te implementeren. Deze manier van werken is veel beter en sneller dan de verkeerde manier, die we vaak in de praktijk tegenkomen. Er wordt dan top down door het management of door adviseurs verteld hoe een productielijn of project moet worden uitgevoerd. Er ontstaat dan geen eigenaarschap en er wordt geen gebruik gemaakt van de deskundigheid van de medewerkers. En die weten echt beter welke operationele problemen (Lean: verspillingen) er dagelijks zijn, dan de managers. Door medewerkers aan afwijkingen te laten werken, leren ze en worden ze beter.

6.  Samenwerken in teams met 5S en Lean als methode

Al het voorgaande komt samen in de toepassing van de methoden 5S en Lean. In de beschreven case zijn de medewerkers en teamleiders in alle stadia betrokken geweest. Er is nagedacht over de werkbanken, tools, reinheid in de cleanroom, leveranciersmanagement en oorzaakanalyses. De betrokkenheid is enorm en het enthousiasme zeer aanstekelijk. Iedereen heeft het gevoel deel uit te maken van deze successtory. Iedereen heeft er ook hard voor gewerkt en heeft geleerd om moeilijk vraagstukken te overwinnen. Dat is de essentie van Lean en 5S en meer algemeen van Kaizen management. Vraagstukken zijn niet altijd makkelijk, maar door samen te werken aan moeilijke vraagstukken of vervelende afwijkingen, wordt het succes gedeeld en wordt de output van processen verbeterd. Dat waardeert de klant (afnemer). Deze afnemer is al jaren lang klant en zal dat blijven, zolang deze organisatie zo goed blijft presteren. De concurrentie heeft het nakijken.

Onze diensten bij de uitvoering van Lean Management

In alle hiervoor beschreven fasen hebben we de organisatie begeleid in Lean Management en organisatieontwikkeling. Via consultancy en trainingen is de hele organisatie, het hele team, voorbereid, getraind en operationeel gecoacht. Het heeft er zelfs toe geleid dat de opdrachtgever van onze klant (de OEM in deze case) tijdens de jaarlijks terugkerende leveranciersaudits zeer onder de indruk was en uitsprak Kaizen (Lean Management) nog nooit zo goed te hebben zien functioneren. Het verhaal van de directie komt op de werkvloer in de praktijk precies overeen en de PDCA cirkel draait snel en effectief. Dat is één van de redenen waarom deze case zo succesvol is geweest. Met dank aan alle medewerkers in de uitvoering en in het management!

Wilt u gebruik maken van deze diensten? Bel ons via 088 33 666 66 of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies