Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner voor managementvraagstukken: organisatieadvies, implementatie trajecten, verbeterprogramma's en opleidingen. Samen met uw collega's streven we naar een verbeterde concurrentiepositie voor uw organisatie.

Lees meer over ons

Maag-Darm-Lever centra HKZ gecertificeerd

Maag-Darm-Lever centra (MDL) willen hun kwaliteit verbeteren. Daartoe streven ze steeds vaker naar het toepassen van gestandaardiseerde procedures, het toepassen van risicoanalyses en het denken in een organisatie als één organisch geheel: het systeemdenken.

De eerste MDL centra zijn nu gecertificeerd volgens de norm HKZ. In dit artikel een aantal interessante onderdelen van het certificatietraject en de voordelen voor gecertificeerde ziekenhuizen.

Het Rijnstate ziekenhuis was het eerst, daarna volgde het Ikazia ziekenhuis, op de voet gevolgd door het Maasstad ziekenhuis. Deze ziekenhuizen hebben nu een volgens het HKZ Certificatieschema Patiëntveiligheid voor Endoscopieafdelingen gecertificeerd centrum voor Maag-Lever-Darm onderzoek en behandeling. Ikazia hebben we daarin begeleid (bekijk de referentie) en daarover gaat dit artikel.

Het eerste wat opvalt, is dat ziekenhuizen – en zorgcentra in het algemeen – op allerlei manieren worden getoetst en gevisiteerd, maar dat het HKZ Certificatieschema Patiëntveiligheid voor Endoscopieafdelingen, dat let op de beheersbaarheid en daarmee veiligheid van processen, toch een heel andere manier van denken binnen brengt.

Het gaat er bij HKZ niet om controles uit te voeren, zoals een politieagent dat doet, denk aan een alcohol controle of een snelheidscontrole langs de weg. Het gaat ook niet om het zoeken naar fouten of het controleren van dossiers, stempels of keurmerken. Dat is het allemaal niet. Veilig Verkeer Nederland gebruikt overigens deze controle gegevens (bekeuringen) wel om verbeteringen aan te brengen aan verkeerssituatie teneinde de verkeersveiligheid te verbeteren. Wat is het dan wel?!

Het gaat om veiligheid en betrouwbaarheid door procesbeheersing. Het gaat er om een organisatie te beschouwen als een aaneenschakeling van werkzaamheden, die allemaal invloed op elkaar hebben. De hele dag bellen mensen, mailen ze, opereren ze, maken ze schoon, plannen ze, geven ze medicijnen, analyseren ze monsters, et cetera, et cetera. Een behoorlijk complex geheel. Vergelijk het met een ouderwets zakhorloge, waarvan alle radertjes precies hun werk moeten doen om samen de juiste tijd weer te geven. Zo zit een organisatie ook in elkaar en HKZ verlangt niet alleen van leidinggevenden en kwaliteitsfunctionarissen, maar van alle betrokkenen dat zij op zo’n manier naar die organisatie kijken en deze continu verbeteren. Iedereen die betrokken is bij een proces moet zich veilig voelen afwijkingen te communiceren en het een uitdaging vinden voortdurend op zoek te gaan naar verbetermogelijkheden.

Eisen HKZ

HKZ verlangt van organisaties dat zij:

  • Deze complexiteit van haar organisatie benoemen, doorzien en begrijpen
  • Alle individuele processen (als onderdeel van het geheel) meten en verbeteren
  • Risico’s bepalen die mogelijk effect hebben op het functioneren die processen
  • Zich gericht inspannen die risico’s te beheersen
  • De individuele processen beheersen in het belang van het systeem
  • De patiënt en andere stakeholders in dit hele verhaal centraal stellen.

Met dat laatste punt wordt bedoeld dat procesverbetering en risicobeheersing pas doeltreffend zijn als de patiënt en/of andere stakeholders voordeel ervaren van de verbetering.

Opzet HKZ

Uit bovengenoemde beschrijving kunt u niet concluderen dat het de bedoeling is om allerlei documenten te schrijven. Ook niet dat er veel controles moeten worden uitgevoerd. Wat wel?

Handboek

Wel, dat eerst het systeem – de organisatie – met al haar onderdelen in kaart wordt gebracht in een kwaliteitshandboek. Het doel is daarbij niet een handboek te maken, maar met elkaar te discussiëren over hoe dat systeem er uit ziet.

Welke radertjes spelen allemaal een rol, zoals het inschrijven van een patiënt, het maken van foto’s, het stellen van de diagnose, het voorschrijven van een behandeling, het plannen van een opname, et cetera? Dat is best een ingewikkelde aaneenschakeling van activiteiten. Door hierover met elkaar na te denken ontstaat vanzelf een kwaliteitshandboek met de blueprint van de organisatie.

Meten en analyseren

Daarna volgt het meten van de verschillende processen. Hoe goed gaat het inschrijven van een patiënt? Hoe lang duurt dat? Hoe lang moeten ze wachten? Hoeveel fouten worden hierin gemaakt? Het niet weten van de kwaliteit van zo’n deelproces kan ook niet leiden tot gerichte inspanningen om verbeteringen door te voeren. Hetzelfde geldt voor alle andere deelprocessen. Dus: analyses maken.

Enigszins nieuw zijn de risicoanalyses of prospectieve risicoanalyses (PRA’s). Dit zijn analyses, die overigens op verschillende manieren kunnen worden uitgevoerd, om de risico’s te bepalen. Het gaat dan om gebeurtenissen die zouden kunnen optreden en die door hun optreden een negatief effect kunnen hebben op een proces c.q. de patiënt. Eenvoudig voorbeeld: Is het mogelijk dat een patiëntendossier kwijtraakt? Is het mogelijk dat patiëntinformatie in verkeerde handen komt? Is het mogelijk dat een besmetting optreedt?

Bij deze vragen denken nu waarschijnlijk veel lezers: ‘Ja, wat een open deuren, natuurlijk is dat altijd mogelijk.’

Die constatering is dan stap één. Stap twee is uzelf de vraag te stellen hoe groot de kans is dat zoiets gebeurt, kijkend naar de manier waarop uw eigen processen zijn ingericht en werken.
Het antwoord op de vraag of zo’n risico kan optreden, verschilt van ziekenhuis tot ziekenhuis! Het antwoord is afhankelijk van de manier waarop dingen gebeuren, zoals de manier waarop met dossiers wordt omgegaan of hoe de sterilisatiestappen worden uitgevoerd.

Verder is het de vraag welk effect het optreden van dit risico heeft op de patiënt of op het systeem of op andere stakeholders? Zal de schade groot zijn? Ondervindt de patiënt grote nadelige gevolgen? Of juist weinig? Zullen andere processen in het systeem hierdoor gaan haperen?

Best lastige vragen, maar wel de vragen die HKZ stelt. Let wel, HKZ schrijft niet voor wat u moet doen, of wat de antwoorden zijn en ook niet welke risico’s u moet benoemen (enkele door het HKZ algemeen gestelde kritische processen daargelaten) of welke effecten die risico’s met zich meebrengen. Helemaal niet. De norm stelt u alleen de vraag of u de risico’s heeft geanalyseerd en het is vervolgens aan het MDL centrum om over de risico’s en de procesprestaties na te denken.

Verbeteren

Uiteindelijk is het ook niet de bedoeling antwoord te geven voor HKZ, maar voor uw patiënten. Het is evenmin de bedoeling alle processen op dezelfde manier te beschouwen, te analyseren of te verbeteren. Het gaat om de kritische processen in eerste instantie, daarna volgen ook alle andere processen, en allemaal in het belang van de patiënt.

Audit

In de voorgaande paragraaf is wel heel kort omschreven wat de bedoeling is, maar het gaat hier om het idee, zodat u de denkrichting kunt volgen. Wilt u meer weten, bel of mail ons gerust.

Na de implementatie volgen de audits. De interne en externe, certificerende audit worden op een andere manier uitgevoerd dan bijvoorbeeld de audits van het NIAZ of de inspectie. De auditors van HKZ zijn, net als die van INK en ISO9001, procesmanagers, die vooral kijken naar de mate van systematische beheersing van afzonderlijke processen en hun onderlinge samenhang.

Een fout in een dossier is op zichzelf niet goed, maar door de bril van procesmanagement gezien ook niet per definitie heel erg. Overal worden fouten gemaakt. De vraag is of de betreffende fout regelmatig terugkomt. Die regelmaat leert ons iets over de mate van beheersing en de voorspelbaarheid van een proces. Wat ook van belang is, is of het management van het MDL centrum op de hoogte is van die regelmaat en wat zij doet om die regelmaat te ontdekken (niets meten is gemakkelijker dan iets meten) en wat zij verstandig vindt om er al dan niet aan te doen.

Ook hieruit blijkt weer dat u zelf in control bent. U bepaalt, analyseert, beheert en geeft leiding. Echter, dat moet dan wel actief gebeuren en het moet resultaten opleveren. Daar kijken HKZ auditoren naar.

Stappen en Tips HKZ implementatie

Een paar praktische handvatten om u te helpen HKZ te implementeren:

  1. Stel een team samen voor het traject van implementatie.
  2. Kies een externe adviseur, omdat de norm geïnterpreteerd moet worden.
  3. Bepaal uw doelen voor een veiligheidsmanagement systeem.
  4. Inventariseer de processen en het systeem.
  5. Ontwikkel met elkaar een kwaliteitshandboek.
  6. Meet en analyseer de processen aan de hand van door u zelf geformuleerde beoordelingscriteria.
  7. Voer risico analyses uit.
  8. Bepaal op basis van de metingen en de risicoanalyses de verbetervoorstellen.
  9. Stel een team samen om de voorstellen door te voeren.
  10. Toets of de verbeteringen werken.
  11. Voer audits en de directiebeoordeling uit.

Heeft u deze stappen doorlopen (op hoofdlijnen), dan kan uw organisatie gecertificeerd worden.

Visie

HKZ mag niet leiden tot bureaucratie en indirecte uren. Als dat gebeurt, onmiddellijk stoppen en hulp inroepen.

Het is de bedoeling dat processen beter beheerst worden in het belang van de stakeholders, waarvan de patiënt een heel belangrijke is. Fouten of afwijkingen voorkomen of beheersen is winst.

Betere beheersing wordt meestal niet bereikt met meer beschrijvingen of meer controles, maar door het meten en analyseren van processen, gevolgd door het aanpassen van protocollen of werkinstructies. Heel gericht en heel doeltreffend.

Conclusie

Het toepassen van HKZ in een MDL Centrum helpt de processen te verbeteren, mits de juiste stappen worden genomen. Deze landelijke ontwikkeling is een prima ontwikkeling, alleen moet worden voorkomen dat certificeren een doel op zichzelf wordt. Maar daar bent u zelf bij, dus dat hoeft geen probleem te vormen.

Houd altijd vast aan het idee dat zowel de patiënt als het ziekenhuis en andere stakeholders voordeel moeten genieten van het verbeteren van processen. Misschien wel het lastigste onderdeel daarbij is de organisatie te zien als één organisch geheel, één systeem van samenhangende processen. Dat is überhaupt in veel organisaties het moeilijkste van kwaliteitsmanagement.

Een goede voorbereiding helpt de valkuilen te ontwijken. Wilt u die valkuilen op een rijtje? Neem contact met ons op en wij sturen ze u graag toe.

Heeft u vragen, bel ons gerust even via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-zorg.com. We helpen u graag verder met de implementatie van HKZ in uw MDL Centrum.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies