Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner in de realisatie van Operational Excellence. Samen met uw collega's werken we aan de verbetering van processen en reductie van kosten.

Het resultaat is een verbeterde concurrentiepositie in de markt. Hoge klanttevredenheid, flexibiliteit en lage kosten.

Wilt u als professional ons team komen versterken? Lees de mogelijkheden van het excellence programma.

Lees meer over ons

Procesmodel maken om de organisatie te begrijpen en besturen

De functie van een procesmodel is dat de ideale vorm of werking van een organisatie of een operationeel proces kan worden geschetst. Dit model wordt dan vergeleken met de werkelijkheid, zodat besturen mogelijk wordt. Net als de bouwtekening van een huis of een wegenkaart om de weg te vinden. Zo'n wegenkaart is niet de echte weg, maar een model van de werkelijkheid. Te vaak wordt zo'n model niet of niet correct van een organisatie gemaakt en dat heeft allerlei kwalijke gevolgen voor de besturing en besluitvorming.

Maak een procesmodel van uw organisatie en verbeter het managementsysteem

  1. Wat is een procesmodel?
  2. De functie van een procesmodel of procesbeschrijving
  3. Gebruik van procesbeschrijvingen in de praktijk
  4. Organisaties in procesbeschrijvingen ontwerpen
  5. Managers en operators gebruiken verschillende procesmodellen

1. Wat is een procesmodel?

Een voorbeeld: Neem een A4tje uit de printer en vouw hiervan een vliegtuigje. Dat vliegtuigje is een model van een echt vliegtuig. Misschien bent u van mening dat dit gevouwen vliegtuigje nog niet helemaal goed lijkt op een echt vliegtuig. Neem dan een stift en teken er raampjes op. Dan lijkt het al iets meer op een vliegtuig. U kunt zo doorgaan, maar nooit zal het gevouwen vliegtuigje een echt vliegtuig worden waar mensen in stappen. Het is een model. Als u dit een flauw voorbeeld vindt, waarom bestaan er dan in zoveel organisaties procesbeschrijvingen, werkinstructies, handleidingen en allerlei andere vormen van procesmodellen, waarmee geprobeerd is de werkelijkheid te beschrijven. Een procesmodel is bedoeld om een specifiek kenmerk weer te geven. Voor een wegenkaart zijn dat de afstanden tot een zijweg, maar hoeveel lantarenpalen er staan, is niet interessant.

2. De functie van een procesmodel of procesbeschrijving

Het procesmodel is bedoeld om de werkelijkheid mee te bestuderen. Door op de wegenkaart te kijken wordt de werkelijke omgeving begrepen en neemt de bestuurder de juiste afslag. Zonder afspiegeling van het wegennet, was dat niet gelukt. Wat is nu het procesmodel van uw organisatie? Welk model gebruikt u om de juiste beslissing mee te nemen? Het organogram? Het primaire proces? Het kwaliteitshandboek? Het business plan? Dit zijn voorbeelden van procesmodellen, maar ze hebben verschillende functies. Het papieren, gevouwen vliegtuigje kan werkelijk een paar meter vliegen. Dit model is wellicht geschikt om de vliegeigenschappen te bestuderen. Een metalen model zweeft niet, maar is wel geschikt voor engineers om functies te bestuderen. Een plastic model is misschien geschikt om de binnenkant te bestuderen. Een model is geen doel op zichzelf, maar een hulpmiddel om beslissingen te kunnen nemen in de dagelijkse werkelijkheid, de echtheid van uw organisatie.

3. Gebruik van procesbeschrijvingen in de praktijk

Tot zover de modellen voor vliegtuigen en wegenkaarten. U kunt voor uitleg in uw organisatie ook de voorbeelden gebruiken van de architect, die een maquette maakt van een nog te bouwen winkelcentrum of het planetarium van Eise Eisinga (1744-1828) in Franeker, dat het planetenstelsel verbeeldt. Voor de praktijk van de organisatie zijn vele procesmodellen mogelijk. Voorbeelden:

  1. Het organogram is een voorbeeld. Dit model toont de hiërarchie van een organisatie: Wie geeft leiding aan wie? Aan de hand van dit model kunnen we bijvoorbeeld onderzoeken of de span of control van een afdelingshoofd niet te groot wordt of juist te klein is en hoe wordt omgegaan met bevoegdheden.
  2. De functieomschrijving is ook een voorbeeld. Daarin worden de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van een functionaris gemodelleerd. Weliswaar is dit model in geschreven tekst weergegeven, omdat we geen betere manier kennen, maar het blijft een model. Een referentiekader, dat bijvoorbeeld wordt gebruikt bij het functioneringsgesprek.
  3. Dat leidt tot het voorbeeld van de functioneringsgesprekken. Daarvan is ook vaak een procesmodel gemaakt. Dat model beschrijft de frequentie per jaar, de rol van de leidinggevende en de output op een formulier. Vaak is dit model in een flowdiagram weergegeven.
  4. Verder uitzoomend, is er het kwaliteitshandboek, waarin de hele organisatie en het managementsysteem worden gemodelleerd. Dit model is overigens ook weer gebaseerd op een model: ISO 9001.
  5. Het businessplan is ook een model. Het bevat de strategische planning, dat net als de wegenkaart de weg beschrijft, evenals de investeringen en de organisatieontwikkeling.

De moeilijkheid bij dit alles is, dat een modelvliegtuigje nog enigszins lijkt op het echte vliegtuig en de wegenkaart op het echte wegennet. Maar hoe is dat met organisaties? De managers zitten natuurlijk niet letterlijk boven op elkaar, zoals het organogram dat weergeeft. Een organisatie is geen fysiek ding. Het is een team, een verzameling van mensen met middelen, doelen, apparaten, afspraken, agenda’s, computers, gebouwen, vergaderingen en nog veel meer, zoals de visie en missie, gedrag, emoties, ambities, leerprocessen en conflicten. Een organisatie is een abstractie, geen fysiek product. De fout die vaak wordt gemaakt, is een (gedetailleerde) beschrijving te maken van de werkelijkheid. Dat is niet nodig. Waar zou dat goed voor zijn?! Het doel van de wegenkaart is de weg te vinden, niet de werkelijkheid na te bootsen. Daarom krijgen rijkswegen een andere kleur dan provinciale wegen, terwijl de weg in werkelijkheid grijs is. De functie van het procesmodel is de bestuurder de weg te laten vinden, niet de werkelijkheid te kopiëren. Denk eerst na over de functie, kies dan een procesmodel.

4. Organisaties in procesbeschrijvingen ontwerpen

Een praktische vergelijking is de volgende: Schrijf een dagboek van een vakantiereis. Stel u schrijft 's avonds even in een dagboek. U kunt dan niet de hele dag van 24 uur uitschrijven. Dat zou weer 24 uur kosten. Wat wel kan, is een samenvatting maken en de belangrijkste gebeurtenissen kiezen. Afhankelijk van wat u belangrijk vindt, maakt u uw model van het leven van die dag. U kunt kiezen of u de chronologie wilt weergeven, of de leukste momenten of de boekhouding met de financiële resultaten. Alles is in principe goed, zolang u geen richtlijnen heeft. Pas als u bepaalt wat u wil bestuderen of onthouden, kunt u de juiste vorm kiezen. Voor een organisatie geldt hetzelfde: Wat wilt u weten, besturen of onderzoeken? Om die vraag maar direct met een voorbeeld te beantwoorden: U wilt bijvoorbeeld weten of het eindproduct efficiënt wordt gemaakt. Dat kan door een procesbeschrijving of een value stream map te maken en daarna de werkelijkheid te vergelijken met dat procesmodel. De vergelijking wordt gemaakt door faalkostenanalyses uit te voeren of tijdmetingen of arbeidsuren. Zo wordt met behulp van het model de werkelijkheid begrepen.

5. Managers en operators gebruiken verschillende procesmodellen

Het hiervoor genoemde voorbeeld laat zien dat managers andere modellen gebruiken dan operators. En directieleden weer andere. Een manager stelt zich vragen over de efficiëntie, terwijl een operator zich vragen stelt over de beste manier om een product goed te maken. De operator zal meer hebben aan een wegenkaart, terwijl de manager meer heeft aan een kostenoverzicht. De wegenkaart is voor de manager niet nuttig. Dat brengt ons bij de slotvraag: Wat wilt u weten van uw organisatie? Welke aspecten wilt u bestuderen en beter maken? Of omgekeerd: Welke modellen zijn al in uw organisatie aanwezig en ook nuttig voor u? Aanwezig en niet nuttig is bureaucratie. Aanwezig en ondersteunend in de besluitvorming is waardevol.

Wilt u uw kwaliteitshandboek verbeteren? Of de organisatie efficiënter maken? Vul dan onderstaande formulier in en stel uw vragen. Of bel ons op 088 33 666 66 of stuur een e-mail met uw vragen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?