Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner voor managementvraagstukken: organisatieadvies, implementatie trajecten, verbeterprogramma's en opleidingen. Samen met uw collega's streven we naar een verbeterde concurrentiepositie voor uw organisatie.

Lees meer over ons

Organisaties maar 50% productief door gebrek aan perfectie

Marktleiders weten het al lang: Succes zit in de details. Iedere organisatie is in staat op hoofdlijnen de organisatie te vormen in een organogram, afdelingen, functieomschrijvingen, ISO 9001 en een ERP systeem. Het is echter de kunst om daarna de details op orde te brengen: Perfectie in de uitvoering van het werk, perfectie op de werkplek. Daar wordt het verschil tussen winst en verlies gemaakt.

Organogrammen zorgen niet voor tijdverlies, maar wel de medewerker die naar het magazijn moet lopen om onderdelen te halen. Of engineers die naar files zoeken, accountmanagers die offertes opnieuw maken en vergaderingen die niet nodig zouden hoeven zijn. Op papier lijken ontwerpen correct, maar de praktijk is weerbarstig. Managers denken vaak in grote lijnen en algemene structuren. Dat is goed, maar vergeet de details niet. Die horen erbij om het grote geheel van een organisatie goed te laten functioneren.

Praktijk: Uit metingen blijkt dat organisaties soms maar 50% productief zijn

Een stuklijst van 10 onderdelen wordt 10x duurder als er één onderdeel ontbreekt. Het ontbreken van een onderdeel leidt tot lopen, bellen, mailen en overleggen. In het slechtste geval zelfs tot bellen met de leverancier en het doen van naleveringen. Daarna leidt het tot herstellen, formulieren invullen, correcties, wachten en irritatie. Een stuklijst met 10 onderdelen moet 10x het juiste onderdeel bevatten, anders wordt het productieproces 10x duurder. Een werkplek moet precies de juiste gereedschappen beschikbaar stellen en de verplaatsing van karren, spullen en papieren kosten tijd en geld. Uit tijdmetingen blijkt hoe inefficiënt vaak wordt gewerkt.

Dat geldt met name in organisaties waar het werk afhankelijk is van mensen en waar automatisering niet goed mogelijk is, zoals dienstverlenende organisaties, maar ook in productieorganisaties waar wordt gelast, gefreesd, gemonteerd en geïnstalleerd. Medewerkers kunnen vaak niet doorwerken, omdat de werkplek dat verhindert.

Visie: Werk met 5S om de processen te perfectioneren

Regelmatig streven organisaties naar de verkrijging van het certificaat ISO 9001, maar wat is dat waard als medewerkers daarna niet efficiënt kunnen werken? ISO 9001 zou moeten leiden tot informatie om processen te verbeteren, maar in werkelijkheid worden afwijkingen nauwelijks gemeld en weten medewerkers niet hoe vaak ze naar het magazijn lopen. Kortom: het idee achter ISO 9001 is prima, het model is goed, maar een juiste toepassing is wel een uitdaging.

Het effect van 5S is veel sneller bereikt. Namelijk direct bij de uitvoering. De methode 5S (ga naar de Team Training 5S) haalt direct loop- en transportbewegingen weg. Machines worden gerepareerd en files worden geordend.

Tips: De logische stappen voor de toepassing van 5S

1. Voer nulmetingen uit op de werkplek

Voordat 5S wordt toegepast, is het verstandig een nulmeting uit te voeren. Meet nauwkeurig met een stopwatch de tijd dat medewerkers productief zijn. Niet om hen te beoordelen of te veroordelen, want ze zijn ook slechts onderdeel van het systeem van de organisatie. Start de stopwatch als ze waarde toevoegend werk verrichten en stop direct als dat waarde toevoegende werk ophoudt. Er zijn slechts twee soorten tijd: waarde toevoegend en niet waarde toevoegend.

In de helft van de gevallen waar we zo’n nulmeting uitvoeren registreren we een productiviteit van operationele medewerkers tussen de 35% en 50%. Dat komt ook overeen met de theorie. Organisaties die niet procesmatig werken, komen meestal niet tot een betere productiviteit. Logisch, omdat er regelmatig iets ontbreekt op de stuklijst (om dat voorbeeld maar als metafoor te gebruiken voor allerlei operationele problemen die het werk onderbreken).

2. Leiderschap ontwikkelen

Het probleem zit vooral in het dogma dat managers denken dat er procesmatig wordt gewerkt, terwijl dat in de werkelijkheid niet zo is. Dat komt voor bij alle soorten organisaties. Ook in hightech organisaties, productieorganisaties en organisaties die ISO 9001 zijn gecertificeerd. Voer nulmetingen uit en ontdek het zelf. Zo’n meting duurt slechts een middag. Zorg er voor dat leidinggevenden zich bewust zijn van de werkelijke situatie.

3. 5S voor leidinggevenden

De grootste fout die leidinggevenden kunnen maken, is een oordeel of zelfs een veroordeling te hebben over de prestaties, de metingen en de afwijkingen. Bedenk dat de werkelijkheid van vandaag op de werkvloer - de foto die in stap 1 is gemaakt - het resultaat is van een aantal jaren leidinggeven. Medewerkers zijn onderdeel van het systeem van de organisatie, niet omgekeerd. Ze kunnen niet beter presteren dan de kwaliteit van het systeem toelaat.

Verdiep in 5S en leer de organisatie te zien als systeem met allerlei micro-onderdelen, zoals de plek van gereedschap op een werkplek. Als het reiken naar gereedschap 3 seconden duurt, dan kost het de organisatie op jaarbasis waarschijnlijk duizenden euro’s. Het zijn de details die tijd en dus geld kosten…

4. 5S voor operationele medewerkers

Daarna is het de kunst om ervaringen van de operationele medewerkers - de praktische intelligentie - te gebruiken en in te zetten om de organisatie te perfectioneren op detailniveau. Doe dit week in week uit en de resultaten zullen enorm zijn. Na een paar maanden herkent u de organisatie niet meer terug en binnen jaar speelt de organisatie vooraan mee in het competitieveld. Dat is de ambitie.

Conclusie: Rendement wordt gerealiseerd door de kwaliteit van de organisatie

Een organisatie is geen doel op zich. Het is een hulpmiddel om zo efficiënt en effectief mogelijk de producten en diensten van klanten te realiseren. In veel organisaties gaan leidinggevenden en operationele medewerkers ‘naar hun werk’. Alsof dat een status quo is voor de komende decennia. Dat is natuurlijk niet zo. Iedere dag maken klanten en concurrenten keuzes en het is de vraag of uw organisatie die keuzes bijhoudt. Iedere dag zouden operationele medewerkers zich bewust moeten zijn van het feit dat:

  • Klanten ook ergens anders kunnen kopen
  • Kosten laag moeten blijven
  • Kwaliteit en kosten bepaald worden door de mate van perfectie in de uitvoering

Pas 5S toe om de operationele processen te perfectioneren. Gebruik ISO 9001 voor de besturing van het grote geheel van de organisatie en 5S voor de besturing van de werkplekken.

Deze blog kwam tot stand naar aanleiding van de tijdmetingen die we in organisaties hebben uitgevoerd. Wilt u meer weten? U kunt ons bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies