Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner voor managementvraagstukken: organisatieadvies, implementatie trajecten, verbeterprogramma's en opleidingen. Samen met uw collega's streven we naar een verbeterde concurrentiepositie voor uw organisatie.

Lees meer over ons

Wie heeft eigenlijk het overzicht in een organisatie?

Ondanks de vele trainingen, systemen, dashboards, vergaderingen en managementrapportage is en blijft de vraag: Wie heeft nu eigenlijk een volledig overzicht van de organisatie? Wie weet precies hoe de organisatie werkt, wat er gebeurt, wat haar kenmerken zijn en wat er zich op de werkvloer of bij het management afspeelt?

Het ontluisterende, maar toch niet zo heel verrassende antwoord is: Niemand!

Intro

Als een organisatie is gegroeid tot tien, enkele tientallen of misschien zelfs honderden medewerkers wordt het steeds lastiger goed te sturen. Dat is wel algemeen bekend. Om toch te kunnen blijven sturen hebben we bedacht organisaties te verdelen in afdelingen, processen, of andere structuren. We ordenen, labellen en verbouwen, net zolang tot we denken dat we een vorm hebben gevonden, die we aan kunnen en waarmee we denken te kunnen sturen.

Uitleg – Weet de directie wat er speelt?

Tot op zeker hoogte helpt dat ook wel, maar de illusie blijft daarnaast ook bestaan. Geen directeur die weet dat de ene medewerker in het magazijn zich ergert aan een andere collega van de afdeling inkoop en vice versa. Geen manager die ziet dat twee collega’s lachen om een slechte grap over die vervelende klant of die eigenwijze directeur. Om nog maar te zwijgen over het aantal keren dat een computer vastloopt, medewerkers onder werktijd surfen op het internet voor hun boodschappen, of hoe een gesprek met een klant wordt gevoerd.

We weten het niet precies. Wel globaal, maar niet precies. We doen pogingen door klantrapportages in het leven te roepen, KPI’s te meten, functioneringsgesprekken vast te leggen, notulen te maken en managementrapportages op te stellen, maar weten doen we het niet. Ook lopen leidinggevenden op de werkvloer rond, praten we met klanten en lunchen we met het personeel. Het helpt allemaal, het draagt bij, maar een volledig beeld krijgen,…?!

Medewerkers, zien die alles?

De medewerkers dan. Die weten toch precies wat er in een organisatie gebeurt? In ieder geval op de werkvloer, toch? Zeker niet.
Voor de magazijnmedewerkers gelden dezelfde mitsen en maren als geschetst in de vorige paragraaf. Een magazijnmedewerkers weet ook niet wat er zich afspeelt tussen een verkoopmedewerker en een collega van de financiële administratie. De organisatie is te groot geworden om alles te doorgronden, of om overal van op de hoogte te zijn en de plannen te kennen.

Daarnaast hebben medewerkers nog een andere blinde vlek. Ze weten namelijk niet wat er in het MT wordt besproken. Zij horen niet de discussies die daar plaatsvinden, de goede of verkeerde berekeningen die worden gemaakt of de achtergrond bij de plannen. Natuurlijk vertelt een manager of directeur wel over de toekomst en de plannen voor dit jaar, maar de uitvoerende medewerker krijgt nooit het volledige en gedetailleerde beeld te horen of te zien.

Moeten we nog ingaan op de stafafdelingen, zoals HRM, ICT of Kwaliteit? Nee, ook daar geldt hetzelfde.

Wie ziet dan wel alle details?

Niemand! Niemand heeft het volledige overzicht en inzicht. Iedereen doet het met gedeelde, beperkte informatie en daarop gebaseerde interpretaties. Daarmee komen we wel een eind, maar volledig is het niet, ondanks alle structuren, documenten en gesprekken.

Is dat dan erg? Nee, helemaal niet, zolang we maar niet in de illusie van volledigheid geloven. Zolang we ons er maar van bewust zijn, dat onze analyses en aannames kunnen afwijken van de werkelijkheid. Op de dag dat we cijfers 100% betrouwbaar achten en 100% geloven, zal het mis gaan. Dan heeft de illusie ons in de greep en zullen we zeker op een afgrond afvaren.

Als we durven bij te stellen, analyses blijven maken, dogma’s telkens doorbreken en gebaande paden wantrouwen, gaan we waarschijnlijk de goede kant op.

Wat is een organisatie?

Deze vraag komt onmiddellijk bij ons op bij het lezen van dit artikel. Als niemand precies weet hoe het zit, wat is dan een organisatie? Misschien is het beter van een organisme te spreken. Het is iets, maar hoe het precies werkt, weten we niet. Desalniettemin kunnen we er wel wat mee. Vergelijk het met ons menselijk lichaam.

Het menselijk lichaam begrijpen we ook niet precies. We weten wel dat als we gaan hardlopen dat onze conditie beter wordt en als we gezond eten we waarschijnlijk minder snel ziek worden. Echter, hoe het menselijk lichaam precies werkt weten we niet. We begrijpen hersenen, virussen, gedrag en moleculen niet volledig. We doen aannames en de wetenschap onderzoekt die aannames dan weer. Soms komen we een stapje verder en begrijpen we meer, soms doen we een stapje terug en ontstaan er meer vraagtekens.

Dat is ook precies de rol van managers en directieleden. We weten wel dat als we iedere dag een stukje hardlopen, onze conditie beter wordt. We weten ook dat als we teveel trainen we blessures kunnen oplopen. We kunnen met andere woorden best sturen, zonder alles te begrijpen.

Het eerste dat belangrijk is, is doelen te stellen. Willen we de marathon lopen als professional, dan is een ander trainingsschema nodig, dan wanneer we alleen maar dagelijks een rondje willen lopen om fit te blijven. Beide zijn goed, maar het organisme, ons lichaam, zal op verschillende manieren reageren.

Leidinggeven is spannend

Dit maakt management leuk en uitdagend. We kunnen sturen zonder begrijpen. We kunnen veranderen, zonder het mechanisme tot in detail te doorgronden, we kunnen resultaten halen, zonder te begrijpen wat er is gebeurd.

Daarvoor is eigenlijk maar één ding echt van cruciaal belang: Niet in de illusie van de werkelijkheid geloven! Er zijn managers, die blind vertrouwen op cijfers. Dat is hun waarheid. Er zijn er ook, die juist het omgekeerde doen. Zij geloven helemaal niet in cijfers en willen alleen maar praten met medewerkers en klanten. Zij verafschuwen excel-sheets en managementrapportages.

Tips

  1. De werkelijkheid is natuurlijk dat geen van beide uitsluitend goed is. De werkelijkheid is dat we eigen, persoonlijke voorkeuren hebben voor de ene, dan wel de andere aanpak. Het niet kennen van die persoonlijke voorkeur, houdt de illusie in stand. We zullen dan blijven vertrouwen op cijfers, of juist op het persoonlijk contact, of andere kenmerken, die we zelf als individu het meest waarderen. Dat is het moment waarop het organisme ziek wordt en eenzijdige, doorgeschoten kenmerken gaat vertonen, zoals bureaucratie, stijfheid, ad hoc cultuur, doelloosheid of zonder zingeving. De tip is dus uw natuurlijke voorkeur kost weinig energie, let op uw niet-voorkeur en leer daar mee omgaan.

  2. Een goede manager vertrouwt zijn of haar eigen oordeel niet. Een goede manager stopt energie in zijn of haar niet-voorkeursstijlen. Een goede manager accepteert het niet begrijpen van het organisme en stelt de vragen die er toe doen voor de gezondheid van de organisatie.

  3. Een goede leider vertrouwt echter wel op de kennis en kunde van alle samenwerkende medewerkers. Door kaders te stellen en er op toe te zien dat individuen eigenaarschap tonen, komen we toch vooruit. Ondanks dat we misschien niet precies begrijpen hoe dat kan. Heb vertrouwen op wat we niet zien, maar er wel is, zoals ervaring, intuïtief, collectief geheugen van alle medewerkers samen, geschiedenis van de organisatie, die heeft gemaakt tot wat het nu is.

  4. Maak een goed dashboard voor het hoogste niveau en het middenniveau. Manager en directeuren moeten kunnen sturen. Medewerkers moeten vooral de klantspecificaties kennen.

  5. Belangrijkste tip: Het blijkt moeilijk voor een mens om op vertrouwen te kunnen rusten en tegelijkertijd te controleren/analyseren. Wissel het af: Ga de ene week diep graven in de organisatie en onderzoek de werking van het mechanisme/organisme en heb de andere week vertrouwen in het collectief.

Onze visie

Het sturen van een organisme gaat met vallen en opstaan. Dat is niet erg. De vraag is of het vallen voortkomt uit laksheid, slordigheid, eigen voorkeuren en dus blinde vlekken, of door bewuste actie, training, oefening en planning. Van het laatste leren we, het eerste frustreert alleen maar.

Wilt u meer weten over het sturen van organisaties, het inrichten van organisaties of het begeleiden van veranderingen, laat het ons weten. U kunt ons voor ondersteuning bellen op 088 33 666 66, of u kunt ook een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies