Ga direct naar de inhoud.

Blog

Wij zijn uw partner voor managementvraagstukken: organisatieadvies, implementatie trajecten, verbeterprogramma's en opleidingen. Samen met uw collega's streven we naar een verbeterde concurrentiepositie voor uw organisatie.

Lees meer over ons

Procesbeheersing is de reductie van variatie in de output

Wanneer is een proces beheerst? Om het heel zuiver te formulieren, is dat als de criteria van het werk - de prestatie, de output van een proces - uitsluitend normale variatie bevat en geen bijzondere variatie. Die normale variatie is altijd aanwezig en onderdeel van het systeem. Tegelijkertijd is het de bedoeling dat deze normale of natuurlijke variatie zich natuurlijk wel binnen de specificatie eisen van de klant bevindt. Alleen met beheerste processen wordt geld verdiend! Al het andere leidt tot extra overleg, inkopen, telefoontjes, herbewerking, vergaderen, indirecte uren, klachten en veel stress. Wie geld wil verdienen leest verder.

Aan de hand van een praktisch voorbeeld zullen we u laten zien waarom het zo belangrijk is de uitkomsten van processen te meten. Die metingen leren ons heel veel over de werking van het proces. Plus, het schakelt de emotie uit. We zijn vaak emotioneel betrokken bij de uitvoering van het werk en dan helpt het als metingen worden uitgevoerd.

Reductie van de variatie in processen leidt tot procesbeheersing:

  1. Variatie is altijd en overal aanwezig
  2. Uitkomsten laten een verdeling zien
  3. Een smallere verdeling duidt op een hoge mate van procesbeheersing
  4. Natuurlijke variatie verminderen door het management
  5. Bijzondere variatie verwijderen door operators
  6. Het management is verantwoordelijk voor het systeem: het managementsysteem
  7. Verbeteringen komen tot stand via verbeterteams en oorzaakanalyses

1. Variatie is altijd en overal aanwezig

We beschouwen uw proces om van huis naar het werk te rijden. Elke ochtend meet u de tijd die nodig is om de afstand naar uw werk te overbruggen. Stel dat die reis ongeveer een half uur duurt. De ene keer meet u inderdaad precies 30 minuten, maar vaak ook 28, 31, 29, 34 of 25 minuten. Als deze meting gedurende een paar maanden wordt uitgevoerd, dan staan er een heleboel meetpunten tussen bijvoorbeeld 25 minuten en 35 minuten in de meetkaart. Als deze metingen in een histogram (frequentietabel) worden gezet, verschijnt er een soort piramide, met de hoogste piek in het midden bij 30 minuten en verder weg van dit gemiddelde steeds minder meetpunten. Dit noemen we de verdeling van de waarnemingen. De uitkomsten van het proces zijn op een bepaalde manier verspreid en die spreiding vertoont het karakter van het proces. Ook wel de stem van het proces genoemd. Vaak heeft deze verdeling van meetpunten een typerende vorm, die normaalverdeling of Gauss-curve heet. Dit is onderdeel van de Workshop Introductie SPC.

2. Uitkomsten laten een verdeling zien

De output van een proces volgt altijd een verdeling en er bestaan diverse type verdelingen. De Gauss-curve of normaal verdeling is waarschijnlijk de bekendste. U begrijpt dat er vervolgens aan zo’n verdeling gerekend kan worden en dat dat interessante managementinformatie of procesinformatie oplevert. Het is bijvoorbeeld mogelijk de kans op een bepaalde overschrijding te berekenen. Dit kan uiterst belangrijk zijn als producten bijvoorbeeld aan bepaalde (wettelijke) normen moeten voldoen. Denk aan het percentage benzeen in benzine, water in boter en vis of licht op de werkvloer, maar ook de uren om een afstand te overbruggen, de verwerkingssnelheid van documenten, de prestaties van machines of medewerkers of het aantal fouten, afval en klachten kunnen allemaal worden omgezet in verdelingen. Leer hierover meer in de Opleiding Proces Engineer.

3. Een smallere verdeling duidt op een hoge mate van procesbeheersing

Zonder hier de bewijsvoering te leveren is wel aan te voelen dat naarmate de schommeling (variatie) rond die 30 minuten reistijd kleiner is (smallere verdeling), het proces beter is beheerst. Uit studies blijkt dat ook de kosten van het proces het laagst zijn! Dat is feitelijk de boodschap van dit technische verhaal: Als de spreiding toeneemt, nemen ook het benzineverbruik, de slijtage, de onrust en het risico een afspraak te missen toe. Het beste resultaat, dus het hoogste rendement, wordt bereikt door een proces extreem stabiel (lees: beheerst) te laten verlopen! Een smalle verdeling is hiertoe de beste indicator.

4. Natuurlijke variatie verminderen door het management

Die schommeling heet variatie en daarin worden twee soorten onderscheiden: (1) natuurlijke of normale variatie en (2) bijzondere of speciale variatie. De eerste valt onder de verantwoordelijkheid van het management, de tweede onder de verantwoordelijkheid van de medewerkers. Stel u krijgt continu op een regelkaart te zien of de reis naar het werk nog binnen de juiste grenzen zit. Zolang dat het geval is, is er niets aan de hand. Niet aankomen, niets veranderen, want alle variatie die u ziet, bestaat uit normale variatie, die bij het systeem hoort. Het systeem is hier alles wat met de reis te maken heeft, zoals de auto, verkeersregels, drukte, ervaring en het weer. Iedere dag hebben dit soort factoren een heel klein beetje invloed op het eindresultaat (de reisduur) en daardoor is die reisduur nooit exact hetzelfde. Dat is de natuurlijke variatie, die u ziet op de regelkaart en u kunt die als berijder van de auto (operator) niet beïnvloeden. Dat kan alleen het management, dat de bevoegdheid heeft om het systeem aan te passen.

5. Bijzondere variatie verwijderen door operators

Indien plotseling een uitschieter optreedt, deze zijn op een regelkaart te zien, dan dient u wel als berijder in te grijpen. Dit is een bijzondere vorm van variatie, die niet bij het normale patroon hoort. Als bediener van de machine en als vakman of vakvrouw bent u de aangewezen persoon in de organisatie om in te grijpen in deze situatie. U moet niet naar uw manager hoeven gaan om hem of haar om een beslissing te vragen. U bent de professional en u neemt de beslissingen zelf. De variatie heeft namelijk direct te maken met de uitvoering van het werk en niet met het systeem. Ook simpele onderhoudswerkzaamheden zoals tanken en een band verwisselen, doet u als operator allemaal zelf. Een gevorderde medewerker is zelfs in staat olie bij te vullen of zekeringen te wisselen. Belangrijk voor het management is, dat als we dit proces soepel (lees: snel) willen laten verlopen, dat de medewerkers voldoende verantwoordelijkheden en bevoegdheden krijgen, zodat ze verder kunnen en niet telkens voor vragen aan het bureau bij hun leidinggevenden staan. De operator moet in staat zijn de oorzaak van de bijzondere variatie weg te nemen.

6. Het management is verantwoordelijk voor het systeem: het managementsysteem

Stel u rijdt weer naar uw werk en alle metingen vallen binnen de natuurlijke variatie (de variatie van het systeem dus), maar die variatie moet verder worden verkleind of naar een ander niveau worden gebracht. Er wordt geëist dat de afstand in een kwartier moet worden afgelegd. Bovendien wil men geen verrassingen en daarom mag de spreiding rond die 15 minuten niet meer dan 1 minuut bedragen. Op dit punt gaat het vaak mis. Er wordt overal kenbaar gemaakt dat nieuwe criteria gelden, maar dat leidt juist tot onrust, zorgen, stress en onduidelijkheid bij de medewerkers. Er wordt namelijk een belangrijke stap overgeslagen: Het systeem is niet aangepast. Als de reistijd met een kwartier moet worden teruggebracht, dan kan de berijder dat nooit realiseren, omdat dit de bevoegdheden overstijgt. De berijder mag geen verkeersregels veranderen of een snellere auto kopen. Het systeem met de natuurlijke variatie bestaat in dit geval onder andere uit de auto, een bestuurder met zijn of haar ervaring, verkeersborden, flitspalen, het wegdek, de verlichting, de omgeving, maar ook de opdracht, de tijdsdruk, de ervaring, het beleid van de organisatie en het weer. En waarschijnlijk vergeten we nog een paar elementen. Misschien moeten er stoplichten worden verwijderd of ongelijkvloerse kruisingen worden aangelegd. Misschien moet er niet meer met slecht weer worden gereden of moet er op andere tijden worden gereden? Allemaal opties, die niet door één uitvoerende persoon kunnen of mogen worden besloten. Het managementsysteem moet goed werken.

7. Verbeteringen komen tot stand via verbeterteams en oorzaakanalyses

Verbeteringen in een systeem komen voort uit onderzoek, metingen en analyses. Een verbeterteam, waaraan u als bestuurder van de auto uiteraard meedoet, ontwikkelt deze verbeteringen. Als dat is gelukt, moet de verbetering worden gecommuniceerd, geborgd in het systeem en trainingen moeten zorgen voor een goede uitvoering. Als het goed is, is er nu een nieuw, verbeterd kwaliteitsniveau ontstaan, dat de klanten tevreden stelt. Bovendien is ook de productiviteit toegenomen, doordat de variatie van het proces is verkleind. De hoeveelheid overleg, afwijkingen, slijtage, benzine, negatieve energie, indirecte uren en stress worden hiermee ook verminderd. Op het moment dat de nieuwe situatie als standaard is geïntroduceerd en naar behoren werkt, kunt u als bestuurder uw werk weer gewoon doen en reageren op vormen van speciale variatie, zoals een file, een lekke band, of benzine tanken.

Gebruik regelkaarten en Statistical Process Control om processen te beheersen

Het voert te ver om dit nu aan te tonen, maar reageren op schommelingen of fouten, die binnen de natuurlijke variatie vallen, leiden per definitie tot kostenverhoging en vermindering van kwaliteit. Het systeem wordt er immers niet mee veranderd. De boodschap is: Meet de processen en maak ze vervolgens zo stabiel mogelijk. Als ze stabiel zijn, zijn ze beheerst en vervolgens kan worden gezocht naar nieuwe manieren om de natuurlijke variatie verder te verkleinen. Dát is klantenbinding, kwaliteit leveren en voortbestaan op de lange termijn.

Wilt u voorbeelden van de toepassing van SPC zien? Vul dan onderstaande formulier in of bel ons via 088 33 666 66. U kunt ook een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen

×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies