Ga direct naar de inhoud.

balanced scorecard
Maak een eigen dashboard!

Balanced ScoreCard (BSC) van Kaplan en Norton voor verbeteren werkkapitaal

De business balanced scorecard (bbsc), of kortweg de balanced scorecard (bsc) is door de heren Norton en Kaplan ontwikkeld, omdat zij zich realiseerden, dat een organisatie niet alleen maar kan worden ingericht en bestuurd naar de belangen van de shareholders. Dat gaat vroeg of laat mis (zie ook INK model). Denk ook aan alle taferelen bij beursgenoteerde bedrijven.

Om gelijk een voorbeeld te geven (voor andere voorbeelden zie de business balanced scorecard implementatie opleiding). Robert Kaplan had door, dat het management niet zomaar eenzijdig kan sturen op het verbeteren van het werkkapitaal (een financiële driver). Verbetering van werkkapitaal wordt bereikt door bijvoorbeeld de voorraden naar beneden te brengen, maar dat is geen kwestie van even snijden. Hoe zorg je er voor dat na daling van de voorraden de productie toch goed blijft draaien en dat de klanten ook nog tijdig worden beleverd. Goedkoper inkopen leidt tot vermindering van het werkkapitaal, maar wie geeft de garantie dat goedkopere grondstoffen, niet tegelijkertijd voor meer problemen in de productie gaan zorgen?

Met andere woorden, vermindering van het werkkapitaal vraagt om veranderingen in de productie, een verandering die niet negatief mag uitpakken voor de klanten of voor de integrale kostprijs. Bepaalde zaken moeten blijkbaar in evenwicht blijven en zo krijgt het werkkapitaal management, normaliter gestuurd vanuit de financiële hoek, ineens een heel andere, meer complexe dimensie. Een dimensie van kwaliteitsmanagement.

In de balanced score card brachten Norton en Kaplan een aantal aandachtsgebieden met elkaar in verband, zoals het voorbeeld aantoont. Een verband dat overigens veel overeenkomsten vertoont met de resultaatgebieden van het INK-model. Beide modellen zijn daarom ook goed samen te gebruiken.

De bedoeling is dat organisaties hierin hun doelen optekenen en de organisatie op basis daarvan via procesmanagement gaat aansturen. Grote valkuil is hierbij, dat er 'zomaar' wat doelen worden bedacht. Iedereen wil wel de grootste of de beste worden of de omzet in drie jaar verdubbelen. Maar is dat reëel?

Balanced scorecard op basis van visie en missie

Patagonia zorgt ervoor dat de doelen voortkomen uit de visie en missie van een organisatie. Dat zijn strenge, concrete en afgebakende statements, waarin de leiding zonder open deuren en algemeenheden verklaart wat de doelen voor de toekomst zijn, wat de echte core business is en wat de marktpositie/concurrentiepositie is. Niet in lange vage geschriften over klanttevredenheid en centraal staan in de maatschappij, maar in meetbare, korte verklaringen, die gebruikt kunnen worden voor de balanced scorecard. Bijvoorbeeld: Onze organisatie heeft in 3 jaar tijd het rendement van de organisatie met 6% verbeterd door de productiekosten 5% te verlagen en de omzet op de Duitse markt met 5% te vergroten.

Deze werkwijze heeft als voordeel dat iedereen, manager en medewerkers, precies weet wat hem of haar te doen staat, wat hun rol is en waar het team (de hele organisatie) zich voor gaat inspannen. Dat bespaart zeer veel vergadertijd en de beslissingen zullen sneller genomen worden.

Hieruit volgt het andere grote voordeel van deze balanced scorecard. De geformuleerde doelen kunnen direct in afdelingsdoelen, procesdoelen en individuele doelen worden omgezet. Dat leidt tot het zogenaamde 'dashboard'. Als u voorgaande met ons in een traject doorloopt, krijgt u aan het einde een set grafieken, waarin de prestaties en de trends op verschillende niveaus zichtbaar zijn.

Balanced scorecard als rapportagesysteem

In de lijn van kwaliteitsmanagementsystemen is het een beetje afwijkend model. Het is ook eigenlijk geen echt managementsysteem, maar een rapportagesysteem. Het kan als rapportagemodel worden gebruikt, als aanvulling op bijvoorbeeld de financiële rapportages. In een financieel maand- of jaarrapport ontbreken meestal de niet-financiële resultaten. Bovendien ontbreekt in een financiële rapportage de samenhang met de doelen, die de organisatie zich heeft gesteld.

De 4 onderdelen van BSC:

bsc

De Business Balanced Scorecard bestaat uit vier onderdelen (perspectieven), zie figuur:

  • Leer en innovatie perspectief: Hoe kan de organisatie zichzelf ontwikkelen?
  • Bedrijfsprocessen: Kwaliteit/prestaties van belangrijke interne processen.
  • Klantenperspectief: Wat is de klanttevredenheid?
  • Financieel perspectief: Wat zijn de financiële bedrijfsresultaten?

Een aantal voorbeelden van doelen op organisatieniveau om het model te verduidelijken:

  • Welke cijfer voor klanttevredenheid willen we halen?
  • Welke leverbetrouwbaarheid stellen we ons ten doel?
  • Welke omzet behalen we over twee jaar?
  • Welke marge maken we per business unit?

Daaronder kunnen op procesniveau subdoelen geformuleerd worden, die direct gekoppeld zijn aan de hiervoor gekozen strategische doelen:

  • Hoe lang blijft een klant trouw?
  • Welke veiligheidsvoorraad hanteren we?
  • Aantal afgeronde verbeterprojecten per jaar?
  • Wat is het rendement per klant?

Er zijn talloze doelen te formuleren op verschillende niveaus in de organisatie. Een onuitputtelijke hoeveelheid. Echter, de kunst is uiteraard deze te formuleren in lijn met de gekozen strategie. Pas wanneer de koppelingen zijn gemaakt van strategisch niveau naar tactisch en operationeel niveau ontstaat er een mechanisme om de organisatie te besturen.

Het gaat er bij dit model om informatie te verkrijgen over feiten. Het is mogelijk dit model zowel 'stand alone' toe te passen (als aanvulling op andere rapportages), als in combinatie met een kwaliteitsmanagementsysteem als INK, HKZ of ISO9001. Lees hier hoe een distributiecentrum al deze kwaliteitssystemen combineerde en de doorlooptijd verkorte en de leverbetrouwbaarheid vergrootte.

Hoe u het ook wilt toepassen, onderschat de moeilijkheid en de kracht van het model niet. Het model begint namelijk bij uw eigen doelstellingen en bij het correct en nauwkeurig formuleren van deze doelstellingen. Dat dit nog niet zo eenvoudig is, blijkt uit de praktijk. Ook het op de juiste manier meten van de door u gedefinieerde doelstellingen en het toetsen of deze inderdaad gehaald zijn, blijkt niet zo eenvoudig als het lijkt. Wij maken het voor u inzichtelijk door de organisatiedoelen in grafieken tot uiting te laten komen en deze prestaties door te vertalen naar procesprestaties. Zo ontstaat een echte management tool, die veel krachtiger en nuttiger is dan de vele financiële rapportages die managers per maand ontvangen. Deze rapportages geven immers wel feitelijkheden weer, maar nauwelijks aanknopingspunten over het waar en hoe men in de organisatie kan ingrijpen.

Het blijft typisch dat het meestal de CFO's van organisaties zijn die zich dit instrument 'toe-eigenen' of er als eerste mee op de voorgrond treden. Het zou logischer zijn wanneer de hele directie zich achter de balanced scorecard zou scharen. Dat verbetert de communicatie en het vermogen tot besturen.

Tot slot valt over dit systeem nog te zeggen, dat het met name een instrument is voor het management en wat minder voor de organisatie als geheel. Wat dat betreft is de invoering in ieder geval weer iets eenvoudiger. Er hoeft geen documentatie te worden bijgehouden en het personeel hoeft niet te worden getraind. Het is een eenvoudig meetinstrument voor de directie, die vervolgens op basis van de getoonde informatie, zelf haar acties kan bepalen.

Bij ons kunt u meemaken hoe de BBSC werkt in uw praktijk. We hebben vele organisaties hierin begeleid en telkens blijkt weer dat het geen invuloefening is maar een nadenkoefening. We stellen u de lastige vragen en samen komen we tot een duidelijk beeld van de toekomst. Ook de cijfermatige kant wordt vervolgens digitaal gemaakt en er ontstaan grafieken met trends en regelniveaus. Dat is pas echt managementinformatie. Maar het gaat nog verder?

Online BSC dashboard voor inzicht in de prestaties van uw bedrijfsprocessen

Informatie moet leiden tot inzicht en met dat inzicht moeten beslissingen genomen kunnen worden. Via onze online service ontvangt u die managementinformatie. Betrouwbare informatie, speciaal voor uw functie, over de werking van uw bedrijfsprocessen. Inzicht op het moment dat u dat wenst en in de vorm die u wenst, om de juiste beslissingen te kunnen nemen.

ERP pakketten, financiële administraties en andere software zijn ontwikkeld om de productie te begeleiden, niet om te analyseren of de hoeveelheid indirecte uren trendmatig afneemt en ook niet om een regelkaart met de productafwijkingen per dag te tonen. Ze produceren slechts lijstjes met totalen en misschien een gemiddelde, maar daarmee kunnen we niet in de toekomst kijken.

Om de organisatie te kunnen besturen, moeten gegevens worden omgezet naar managementinformatie. Hierbij kunt u denken aan bijvoorbeeld trendanalyses, control limits, pareto-diagrammen en normaalverdelingen. Dat is specialistisch werk, dat met de meeste software niet lukt, maar dat wij via het Online Dashboard wel voor u kunnen verzorgen.

Het Online BSC Dashboard in 3 stappen.

1. Informatiebehoefte

De hoeveelheid informatie, waaraan we dagelijks worden blootgesteld, is enorm. De juiste informatie zit er vaak wel in verstopt, maar blijft veelal onzichtbaar. Hierdoor verzanden we in halve waarheden en onzekere interpretaties. Het On-line Dashboard bevat wel precies de informatie, die u wenst. U bepaalt samen met Patagonia welke informatie nodig is en tot welke inzichten dat moet leiden.

2. Betrouwbaarheid

Het meten en analyseren van bedrijfsprocessen is een vak apart. De complexiteit hiervan moet niet worden onderschat. Het lijkt vaak eenvoudig, omdat iedere computer getallen kan produceren. Echter, het is buitengewoon belangrijk te bepalen hoe informatie tot stand komt en wat vervolgens de betrouwbaarheid van die data is. De informatie in het Dashboard wordt daarom eerst door onze specialisten statistisch gevalideerd.

3. Inzicht

Tot slot worden de gegevens in een vorm gepresenteerd, die past bij de procesdoelen en bij uw eigen wensen. Bovendien kunt u zelf bepalen op welk moment u uw informatie wilt ontvangen: Wekelijks, maandelijks, jaarlijks.

Het Online BSC Dashboard in de praktijk

Via de elektronische snelweg wordt data naar ons opgestuurd, of wij loggen in op uw systeem en halen de gegevens op. We verwerken de data, voeren de validatie uit en u ontvangt de rapportage direct via e-mail. Betrouwbare, inzichtelijke managementinformatie op één vel papier met grafieken en een korte toelichting.

De interne kosten, die uw organisatie nu maakt om dezelfde informatie te verzamelen, worden gereduceerd tot slechts een fractie ervan. U krijgt een veel beter inzicht, tegen veel lagere kosten.

Wilt u meer weten over de Balanced Scorecard of ons online BSC dashboard, vul hieronder dan uw gegevens in of bel ons 088-3366666.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Toepassing in de praktijk
  • Workshop in company
  • Met documentatie en tools
  • Begeleiding in de uitvoering
  • Resultaten verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies