Ga direct naar de inhoud.

lean ggz wachttijd
Hulp nodig bij de toepassing van Lean?

Wachttijd bij de GGZ verminderen via de methode Lean

De wachttijden bij sommige GGZ organisaties kunnen fors oplopen. Wachttijden c.q. wachtrijen vormen een verspilling en kunnen met Lean Management worden weggenomen. Dit is in het belang van de cliënt als wel in het belang van de organisatie en andere stakeholders in het proces. Waarom zijn er wachtlijsten of wachttijden?

Als er een wachtlijst is, is er waarschijnlijk iets aan de hand in de organisatie. Het wegnemen van een wachtlijst is typisch een onderwerp dat met Lean Management kan worden aangepakt. Slim en doeltreffend!

Lean Management toepassen in de GGZ organisatie en wachttijden verdwijnen:

  1. Bepaal de normuren die gelden voor behandelingen per patiënt
  2. De cliënt centraal stellen in een GGZ organisatie helpt het inzicht te vergroten
  3. Lean GGZ en de 8 verspillingen die kunnen worden weggenomen
  4. Medewerkers aan zet bij het toepassen van de methode Lean in de Zorg
  5. Introductie Lean bij de GGZ is succesvol

1. Bepaal de normuren die gelden voor behandelingen per patiënt

De GGZ instelling werkt met normuren voor het aantal cliënten dat behandelaren per dag behandelen. Het is vrij eenvoudig uit te rekenen hoe lang een behandeling mag duren door het aantal werkuren op het aantal cliënten te delen. Daarbinnen vallen ook de voorbereiding, de nazorg, zoals bijvoorbeeld de verslaglegging en het wisselen van de patiënt en een lunch of een pauze. Als dit allemaal wordt meegerekend, blijven er gemiddeld over de hele dag effectief ongeveer 35 tot 40 minuten over voor het daadwerkelijke gesprek met de cliënt. Deze waarde toevoegende tijd wordt de norm.

2. De cliënt centraal stellen in een GGZ organisatie helpt het inzicht te vergroten

Kunnen professionals in die tijd doen wat nodig is? Wordt er kwaliteit geleverd? Ja, dat kan! Er kan 40 minuten kwaliteit worden geleverd als alle randvoorwaarden rond de behandeling goed worden ingevuld. Het computersysteem moet werken, dossiers moeten op het juiste moment elektronisch beschikbaar zijn en verslagen zijn bijgewerkt. Als alle processen worden ingericht rond de core-business van de GGZ, en dat is de behandeling, dan kan er kwaliteit worden geleverd, waar de cliënt tevreden over is. Dit is een belangrijk inzicht en geeft focus op het doel van de GGZ instelling.

3. Lean in de GGZ en de 8 verspillingen die kunnen worden weggenomen

Bovengenoemde omschrijving gaat over het primaire proces van de GGZ; de core-business. Alle andere processen zijn ondersteunend. Alle ondersteunende processen moeten goed werken en mogen niet afleiden of teveel kosten. De eerste som die moet worden gemaakt, is de verhouding tussen de directe en indirecte kosten. Een GGZ organisatie, die klant bij ons is, heeft een budget van € 75M. De eerste stap bestaat uit het berekenen van de verhouding directe en indirect kosten. Dat geeft een eerste inzicht in verhoudingen en in de cliëntgerichtheid van de organisatie.

4. Medewerkers aan zet bij het toepassen van de methode Lean in de Zorg

Vervolgens gaat het Lean Team op zoek naar de verspillingen. De methode Lean definieert 8 soorten verspillingen:

  1. Afval, correctiewerk, fouten
  2. Overproductie
  3. Voorraad
  4. Beweging
  5. Overbewerking
  6. Transport
  7. Wachten
  8. Onvolledig gebruik van talent

Wie gaan die verspillingen zoeken en meten? De medewerkers en de artsen natuurlijk! Leg uit hoe Lean werkt en betrek de professionals er bij, die het werk iedere dag uitvoeren. Geef behandelaren, secretaresses en artsen de ruimte en help ze mee te denken over de processen en de verspillingen. Zij lopen namelijk iedere dag tegen (dezelfde) problemen aan. Niemand kent ze beter dan zij. Door ze te laten samenwerken, komen ze tot eenvoudige, goede verbeteringen, die enorme tijdwinst opleveren. Die tijdwinst wordt meestal gevonden in de vele kleine stapjes in protocollen en niet in één grote stap. Het is nooit één stap of één afdeling waar een protocol kan worden weggehaald. De verspillingen zijn altijd het gevolg van een combinatie van oorzaken. Zo werden de wachtlijsten stap voor stap weggenomen.

5. Introductie Lean bij de GGZ is succesvol

Om Lean te introduceren is er wel wat meer nodig dan een eenvoudige checklist, maar toch willen we u hier direct al een hulpmiddel geven om eens uit te proberen. Voor de GGZ kunt u het volgende doen:

  1. Introduceer het woord Lean niet! Eerst vertrouwen winnen.
  2. Stel een multidisciplinair team samen van 5 medewerkers.
  3. Geef ze de 8 verspillingen en laat ze voorbeelden noemen.
  4. Schrijf de voorbeelden op en plaats deze achter één van de 8 verspillingen.
  5. Leg goede definities vast van de 8 verspillingen.
  6. Wijs in het kwaliteitshandboek aan waar in de protocollen verspillingen ontstaan.
  7. Stel op die punten in de protocollen doelen, zoals: Afname wachttijd met 5%.
  8. Meet 2 van de benoemde verspillingen in de praktijk. Niet meer.
  9. Voer de meting uit over een periode van minimaal 2 weken.
  10. Zet de metingen in grafieken, niet in tabellen.
  11. Geef iedere deelnemer een print van de grafieken.
  12. Bespreek de uitkomsten in het team en trek conclusies.
  13. Laat de deelnemers verbetervoorstellen ontwikkelen.
  14. Selecteer 2 makkelijke voorstellen en voer deze uit.
  15. Herhaal de meting na 2 maanden.
  16. Is het doel gehaald?!
  17. Pas het protocol aan in het kwaliteitshandboek.
  18. Begin opnieuw bij punt 6 met dezelfde of met een volgende verspilling.
  19. De PDCA draait nu rond, de kosten dalen en de kwaliteit verbetert stap voor stap.

Resultaat van het toepassen van Lean in de zorg

Lean verdient zich altijd terug. Er is niet veel meer voor nodig dan een andere mindset en inzicht in deze managementmethode. Er zijn in eerste instantie geen investeringen nodig. Het is de kunst om op een nieuwe manier naar de organisatie te kijken en die vaardigheid is kosteloos en waardevol. De resultaten zijn:

  • Afname van wachttijden en/of wachtlijsten
  • Verlaging van de kosten c.q. de productiviteit stijgt
  • Verbetering van de kwaliteit van de behandelingen
  • Verbetering van de sfeer en samenwerking in het team
  • Voldoen aan ISO 9001 certificaat of andere norm

Zorgkantoren zullen de inzet waarderen. Dit soort trajecten is van belang om het zorgcontract te verwerven. Lean in de Zorg is eenvoudig van opzet en de uitvoering is makkelijk. Bovendien kost de toepassing weinig tijd.

Wilt u de Checklist Lean in de Zorg ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook geheel vrijblijvend bellen met 088 33 666 66, of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Lean in de Zorg toepassen:

  • 30% doorlooptijd verkorting
  • Patiënt gerichte organisatie
  • Kosten dalen met 20% tot 50%
  • Continuous flow realiseren
  • Praktische uitvoering
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies