Ga direct naar de inhoud.

auditing
Bevatten de auditrapportages goede informatie?

Analyseer processen en leer van de uitkomsten

Organisaties zijn permanent in beweging en in ontwikkeling. Er is een doel voor ogen en dat doel wordt nagestreefd. De weg naar dat doel loopt echter zelden via een rechte lijn. Onderweg gebeurt veel en het is de kunst de koers vast te houden. Lukt dat altijd?

Dat wisselt natuurlijk. Tijden kan het goed gaan en plotseling hapert de organisatie. Faalkosten stijgen, klanten worden ontevreden of het rendement neemt af. Hoe komt dat? Soms is men zo gericht op de dagelijkse uitvoering van het werk, dat geleidelijke wijzigingen uit het oog worden verloren. Klanten stellen wellicht nieuwe eisen, medewerkers wisselen en leveranciers veranderen specificaties. Auditing is dan een mooie methode om analyses te maken van de status van processen. Vraag een voorbeeld van een auditrapportage aan.

Bij de ontwikkelingsfasen van organisaties passen ook verschillende manieren om een audit uit te voeren. Die leiden tot verschillende rapportages. Hieronder worden verschillende auditmethoden besproken. Afhankelijk van de fase van ontwikkeling van uw organisatie, kunt u de passende audit voor uw organisatie kiezen. Uiteraard kunnen we u hierover adviseren en helpen bij de uitvoering.

1. Quick Scan als interne audit met benchmark mogelijkheden

De eerste vorm van auditing is de snelste en eenvoudigste. Als het managementsysteem van uw organisatie op de juiste manier is vorm gegeven, dan is het mogelijk om in heel korte tijd, vaak in slechts een halve dag, te beoordelen of uw organisatie voldoet aan normen zoals ISO 9001, ISO 14001, VCA of iedere andere standaard norm.

Een slimme, standaard vragenlijst biedt vervolgens ook de mogelijkheid een benchmark uit te voeren. U kunt afdelingen of vestigingen met elkaar vergelijken of de trends in de loop der jaren volgen.

2. Met een Nulmeting uw organisatie onderzoeken

Als u zich afvraagt of uw organisatie voldoet aan normen zoals ISO 9001, ISO 14001, internal control rules, good governance of een andere norm, dan is de nulmeting een geschikt startpunt. Samen met de adviseur of auditor bepaalt u de normen die u belangrijk vindt, waarna in één of enkele dagen kan worden vastgesteld in hoeverre uw organisatie voldoet aan de gekozen normen.

Deze vorm van auditing eindigt met een plan van aanpak. Dit plan geeft u de mogelijkheid gericht actie te ondernemen om uw organisatie te verbeteren, zodat voldaan worden aan de normen van uw keuze.

3. Internal auditing als toets voor de certificatie

Organisaties die beginnen met procesmanagement of die op weg zijn het ISO 9001 certificaat te behalen, kunnen (en moeten) een interne audit uitvoeren. De basisbeginselen van procesmanagement - de PDCA cirkel - zijn dan de norm waarmee de organisatie wordt vergeleken.

De interne audit concentreert zich op het voldoen aan deze norm, het behalen van het certificaat via de externe audit, of het verminderen van faalkosten. Deze eerste auditvorm levert vaak een schat aan informatie op en leidt meestal de wijziging van procedures, gedrag of nieuwe afspraken. Vergelijkbare vormen van deze manier van auditing zijn de audit voor ISO 14001 en HKZ.

4. Operational Audit voor efficiëntie en effectiviteit

In deze fase werkt de organisatie al procesmatig en heeft zij een certificaat ISO 9001 behaald. Deze audit vorm gaat een stap verder en concentreert zich op het effect en de efficiëntie van alle managementinspanningen. Bijvoorbeeld: De klachtenprocedure functioneert, maar hoe goed? De klanttevredenheid wordt gemeten, maar hoe waardevol is de verkregen informatie? Deze vorm van auditing gaat verder. Prima dat vergaderingen worden gehouden om resultaten te bespreken, maar hoe goed is het besluitvormingsproces?

Met andere woorden, niet alleen operationele processen zoals de productie of de logistiek moeten efficiënt functioneren, maar ook de managementprocessen voor beheersing en verbetering. Denk hierbij ook aan leiderschap, communicatie en leerprocessen. Bij operational auditing wordt het geheel van een proces onderzocht, inclusief de doelmatigheid en doeltreffendheid.

5S Auditing voor onderzoek op de werkplek

Een speciale variant van deze auditmethode concentreert zich op de werkplek: de gemba. Daar worden heel praktisch de effectiviteit, efficiëntie en standaardisatie onderzocht. Deze audit methode kan alleen worden toegepast als de organisatie ook daadwerkelijk de methode 5S toepast.

Ook bij deze vorm van auditing staat de vraag centraal of operators hun werk goed en in één keer goed kunnen uitvoeren? Moeten ze omlopen, vragen stellen, zoeken of wachten? Kunnen ze het uitgevoerde werk zelf beoordelen, hebben ze hulp nodig en kennen ze de klanteisen? Dit zijn relevante vragen, die helpen de weg naar continuous flow en dus naar efficiëntie te vinden.

5. Excellence Audit voor organisatie ontwikkeling

Bij de Excellence Audit wordt er nóg een dimensie toegevoegd. We nemen nu het businessplan met de bedrijfsdoelstellingen als uitgangspunt, als norm. Daarbij worden natuurlijk ook de financiële en operationele prestaties meegenomen en de veranderende eisen van de markt. De visie, de missie, organisatiedoelstellingen en de strategie vormen het ijkpunt om de audit mee uit te voeren.

Organisaties die deze auditmethode gebruiken zijn vergevorderd in procesmanagement en werken met TQM, Kaizen en Lean Manufacturing. We beginnen bij de start van de audit met de operationele en financiële eindresultaten en de manier waarop de organisatie hiermee in staat is zichzelf te verbeteren in de richting van de gestelde lange termijn doelen. We kijken naar:

  • De doelen en de resultaten.
  • De leiderschapsstijl.
  • De implementatie van de visie, missie, strategie, doelstellingen en beleid.
  • De manier waarop medewerkers zich inspannen, ontwikkelen en motiveren.
  • Standaardisatie van processen en werkwijzen.
  • Continue verbetering gebaseerd op de output en de verkleining van de variatie.
  • Business planning en ook daarvan weer de output, de resultaten.
  • Klanttevredenheid en procesverbetering met andere stakeholders (belanghebbenden).
  • Ondersteunende processen werken resultaatgericht in dienst van het primaire proces.

Deze organisaties hebben aantoonbaar succesvol gewerkt met verbeterteams, SPC, 5S, value stream mapping en andere technieken. Ze werken aan de status van continu leren, verbeteren en aanpassen aan de omgeving. Dat is de manier om marktleider te worden en te blijven. De Excellence Audit onderzoekt die status: Het vermogen van een organisatie om zich continu aan te passen aan de omgeving en te ontwikkelen overeenkomstig de strategie van de organisatie.

External auditing voor certificatie

Tot slot nog een alinea over de Externe Audit of Certificatie Audit. Deze vorm is niet echt een ander soort audit, maar gewoon een audit die wordt uitgevoerd door een derde, onafhankelijke partij. Bijvoorbeeld door een certificatiebureau. Meestal wordt deze naam, externe audit, direct in verband gebracht met de zogenaamde certificerende audit, die een certificerende instantie uitvoert op basis van bijvoorbeeld ISO 9001. Ter vergelijken met de interne audit. Echter, external auditing kan ook door andere partijen worden uitgevoerd, zoals de overheid, een afnemer of een adviesbureau.

Auditing is geen controle of inspectie, maar een meetmethode!

Auditing is geen controle instrument, maar een meetinstrument om te bepalen in welke mate processen worden beheerst. Een instrument dus van en voor het management om informatie te verkrijgen. Het is geen controle of inspectie methode. Dat betekent dat deze methode niet geschikt is om alleen maar fouten of afwijkingen op te sporen. Het is evenmin geschikt om te laten bevestigen wat al bekend is. Het gaat om meten. Namelijk dat meten wat op een andere manier niet te meten is.

Als u meer over auditing wilt weten, over de status van ontwikkeling van uw organisatie en hoe u een volgende stap kunt maken, bel ons dan even op 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Uitstekende inzichten
  • Korte terugverdientijd
  • Benchmarking
  • Coaching leidinggevenden
  • Operational Excellence
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies