Ga direct naar de inhoud.

excellence audit
Is uw organisatie beter dan die van de concurrentie?

Toets de organisatie aan de gekozen strategie

De directie kiest haar visie, missie, doelen en strategie. De organisatie is het middel om die te realiseren. Lukt dat? Draagt ieder onderdeeltje, ieder proces, iedere handeling bij aan de realisatie van de strategie van de organisatie?

Organisaties met een missie willen vooral leren: Dragen die processen maximaal bij aan de realisatie van de missie? Zo niet, dan zijn aanpassingen gewenst. De Excellence Audit neemt de missie van de directie als norm en vergelijkt de organisatie daarmee. Wilt u deze Excellence Audit laten uitvoeren en uw organisatie vergelijken met die van uw concurrenten?

Ieder radertje moet bijdragen en bovendien goed samenwerken met de andere radertjes. Ieder onderdeeltje van een organisatie, hoe klein ook, draagt bij aan het eindresultaat. De kleinste hapering kan aan het einde van een serie werkzaamheden grote gevolgen hebben door faalkosten te veroorzaken of klanten ontevreden te maken.

Dat is wat een team of organisatie kenmerkt: Alle processen zijn met elkaar verbonden én ze werken allemaal aan hetzelfde doel. Dat doel bepaalt de directie en dat doel is het referentiekader voor de Excellence Audit. Voor het gemak verwijzen we in het vervolg van deze tekst naar dit referentiekader met het woord strategie.

Marktleiders toetsen de praktische uitvoering van hun strategie

De directie kiest de strategie en richt de organisatie zodanig in, dat die strategie kan worden gerealiseerd. Managers nemen die strategie als uitgangspunt en ontwikkelen voor hun afdelingen het juiste beleid in de vorm van een plan: Productieplan, salesplan, et cetera. Zij vertalen de hogere doelen naar een concrete aanpak per proces en naar werkinstructies, functies, machines, gedrag en competenties. Zo wordt de lijn van hoogste doel naar praktische uitvoering gemaakt. Die lijn is het onderwerp tijdens de Excellence Audit.

Vervolgens werkt de hele organisatie als één team aan het voldoen aan de klanteisen, tegen zo laag mogelijke kosten. Alle processen zijn op elkaar aangesloten - oneness - en procesoptimalisatie - continu leren - is een gewoonte geworden. Dit soort organisaties werkt aan continue beheersing en verbetering van processen en de klanteisen zijn bij iedere medewerker bekend. Zelfs bij de ondersteunende processen, zoals P&O, ICT en de boekhouding. De klanteisen zijn bij iedereen bekend en het werk wordt uitgevoerd in relatie tot de klanteisen.

Praktische voorbeelden van de Excellence Audit

De Excellence Audit richt zich op het realiseren van de strategie c.q. het behalen van de organisatiedoelstellingen. In het businessplan staat beschreven wat de visie is, wat de missie is, wat de organisatie over x jaar precies wil bereiken en op welke manier (strategie). Alle hiërarchische lagen in de organisatie hebben operationele verantwoordelijkheden, gedefinieerde key performance indicators (KPI's) per proces en ze zijn budget verantwoordelijk. Dankzij deze structuur is het mogelijk te meten of de organisatie op de juiste wijze de strategie uitvoert. Een paar voorbeelden van audits.

Het businessplan geeft richting aan de operationele processen

Een productieorganisatie van raamprofielen en gevels had door toepassing van kanban de doorlooptijd van de interne goederenstroom met 50% verkort en de leverbetrouwbaarheid naar de klanten verbeterd.

Een audit wees uit dat de medewerkers de tussenvoorraden nog verder wilden verlagen, zodat ze letterlijk meer ruimte hadden om hun productiehandelingen beter uit te voeren. Hierdoor ging de productiviteit per medewerker omhoog en de doorlooptijd werd met nog een halve dag verkort. Aanleiding van deze audit was het beleidsuitgangspunt dat lean manufacturing moet kunnen leiden tot verminderen van uitbesteed werk; werk dat nu nog werd uitbesteed naar externe fabrieken. Omgekeerd, men wilde meer productiviteit in de eigen fabriek realiseren. Letterlijk was één van de strategische indicatoren de productie aantallen per vierkante meter.

Dit is een voorbeeld waarbij het uitgangspunt van de businessplanning wordt ingezet om informatie te verzamelen waarmee processen kunnen worden verbeterd.

Audits bij leveranciers uitvoeren omdat de strategie eisen stelt aan de supply chain

Een ander voorbeeld is een productieorganisatie van schakelmechanismen. Deze organisatie heeft als strategisch beleid ten opzichte van de concurrentie de kortste time-to-market te hebben voor innovatieve producten. Deze organisatie meet zelf al uitvoerg de eigen leverbetrouwbaarheid. Deze wordt in regelkaarten uitgezet, zodat medewerkers hun eigen prestaties kunnen beoordelen.

Nu de volgende stap. Men ging audits inzetten bij haar leveranciers, om daar conform de eigen maatstaven te toetsen in hoeverre hun leveranciers in deze strategie konden meegaan. Ook hier leidden strategische keuzes tot het inzetten van gerichte audits om de organisatiedoelstellingen te halen.

Auditing is een krachtige techniek om de directie te ondersteunen

Directieleden steken vak veel tijd in het ontwikkelen van een strategie. Dat is goed, dat is hun taak. Daarna volgt de implementatie en de organisatieontwikkeling. Om de cirkel rond te maken moet vervolgens het effect worden gemeten en dat wordt wel eens vergeten. De PDCA cirkel moet ook op strategisch niveau ronddraaien. We meten de organisatie en bepalen of deze zodanig functioneert dat de strategie goed wordt uitgevoerd.

Dergelijke informatie is nauwelijks uit financiële of operationele cijfers te halen. Wel als trend of indicator, maar er volgt geen verhaal achter de cijfers. Zeker geen operationeel verhaal vanaf de werkvloer, waarmee de cijfers kunnen worden verklaard. Met de Excellence Audit lukt dat wel.

Voor organisaties die zichzelf willen uitdagen, vraag een Excellence Audit aan door onderstaande formulier in te vullen of als u hierover meer informatie wilt ontvangen. U kunt ook bellen via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Implementatie en borging
  • Overdracht kennis en ervaring
  • Begeleiding in de uitvoering
  • Coaching leidinggevenden
  • Resultaten verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?