Ga direct naar de inhoud.

iterne audit
Voldoet uw organisatie aan ISO 9001?

Onderzoek of uw organisatie voldoet aan de norm

Internal auditing is een meettechniek om een organisatie te onderzoeken op onderwerpen waar cijfers tekort schieten. De interne audit kan worden ingezet om werkwijzen te onderzoeken, maar ook informatie, standaardisatie, eigenaarschap en vele andere onderwerpen. Allemaal onderwerpen, waarvan geen tabel met cijfers kan worden gemaakt. Dan is auditing heel nuttig.

Auditing is ook een techniek, die de nodige kennis en vaardigheden vraagt, zoals van procesmanagement. Er is kennis nodig van de spelregels en ook de juiste vaardigheden om een audit gesprek te voeren. Met een checklist of vragenlijst de organisatie ingaan, leidt niet tot goede resultaten of rapportage. Wilt u weten hoe een audit goed kan worden uitgevoerd? We laten u graag zien hoe auditing werkt en hoe krachtig de uitkomsten kunnen zijn.

Feitelijk is de interne audit een techniek voor het management om de werking van de eigen organisatie te onderzoeken. Het is een zelfevaluatie op bewust en specifiek gekozen onderwerpen. Voorbeelden van interne audits in combinatie met gestandaardiseerde normen zijn:

Er bestaat ook een vorm van het Instituut Nederlandse Kwaliteit (INK). Al deze audittechnieken zijn geschikt voor iedere organisatie. De onderzoeksvraag bepaalt de richting en de inhoud en er is een opgeleide auditor nodig.

De audit is een krachtig instrument voor de manager

Het is een verkeerde veronderstelling dat audits altijd gekoppeld zijn aan gestandaardiseerde, externe normen. Iedere leidinggevende die behoefte heeft aan informatie, kan de techniek auditing inzetten. Bel gewoon de kwaliteitsmanager op en vraag hem of haar een audit uit te voeren op het onderwerp van interesse. Iedere kwaliteitsmanager zal zo'n vraag waarderen en er enthousiast aan voldoen.

Een aantal normen van managementsystemen - denk aan ISO 9001 - vereist dat interne audits worden uitgevoerd. De bedoeling hiervan is, dat een organisatie zichzelf regelmatig onderzoekt om te achterhalen of processen en technieken goed geborgd zijn en naar wens functioneren. Deze normen vragen van de directie om kritisch te zijn op de eigen organisatieprocessen en te zoeken naar potentiële verbetermogelijkheden.

De audit is geschikt voor veel verschillende onderwerpen

Te vaak wordt het auditinstrument maar beperkt gebruikt en dat is zonde. Het is juist zo'n krachtig en veelomvattend instrument, waarmee allerlei inzichten kunnen worden verzameld en gemeten. Een interne audit kan als onderzoeksonderwerp hebben:

  • De effectiviteit van de klachtenprocedure
  • De effectiviteit van de communicatie
  • Het meten van procesprestaties
  • Het nemen van besluiten
  • De leiderschapsstijl
  • De uitkomsten van functioneringsgesprekken
  • Zijn dit effectieve instrumenten?
  • Worden processen beheerst?
  • Zijn de faalkosten nog onverkort aanwezig?

Zo zijn er nog vele onderwerpen te bedenken. Auditing is een meetinstrument en de snelheid van de communicatie of de kwaliteit van functioneringsgesprekken zijn prima te meten. Wat nodig is, zijn een specifieke onderzoeksvraag van een manager en een goede auditor.

Audit planning volgt de wensen van leidinggevenden

Zo’n interne audit is vanuit bijvoorbeeld ISO 9001 verplicht, maar vanuit INK niet. Los van die eventuele verplichting geldt natuurlijk dat het verstandig is om regelmatig internal auditing toe te passen. Goede audits kunnen het management verrijken met waardevolle informatie, die helpt de werking van de organisatie te begrijpen, waarna de juiste keuzes worden gemaakt.

Het is van belang dat managers zelf aangeven over welke onderwerpen zij informatie zouden willen hebben. Sommige problemen, vertragingen, of misverstanden zijn ongrijpbaar, moeilijk te volgen via managementrapportages of ze zijn complex. Via auditing is het dan vaak wel mogelijk de juiste observaties te doen en de situatie te analyseren.

Meestal komen deze verzoeken bij de kwaliteitsmanager terecht. Deze maakt een planning, waarbij wordt vastgesteld welk onderwerp, waar, door wie en met wie wordt geaudit. Welk onderdeel van het managementsysteem willen we onderzoeken? Bijvoorbeeld: De bekendheid van de visie en missie bij de medewerkers? De manier van samenwerken? Het functioneren van verbeterteams? De bekendheid met de klanteisen? Vertragingen in de productie? Klanttevredenheid en wat doen we met de cijfers? Vervolgens worden de auditees en intern opgeleide auditoren aan elkaar gekoppeld en worden de gesprekken ingepland.

Auditing opleiding is de beste cursus voor een lerende organisatie

Auditing is een vak en is te leren! Het vraagt specifieke kennis en beheersing van diverse technieken. Zo moet een auditor weten hoe procesmanagement werkt, vaardig zijn in de toepassing van vraagtechnieken, kennis hebben van kwaliteitssystemen en een goed ontwikkeld analytisch vermogen hebben. Ze hebben hiertoe een opleiding nodig.

Te vaak wordt een auditor met een audit checklist het veld in gestuurd, met allerlei negatieve gevolgen van dien. Zo ontstaat bovendien bureaucratie. De andere mogelijkheid is de uitvoering te laten doen door één van onze auditors/adviseurs. Dat heeft als voordeel, dat de meting onafhankelijk wordt uitgevoerd.

Audit rapportage: Het resultaat dat leidt naar verbetering

Er zijn vele voorbeelden te noemen van interessante ontdekkingen. Een positief praktijkvoorbeeld is dat een organisatie haar processen zo goed beheerste, dat op basis van de gevonden auditinformatie de leiding besloot om de organisatieontwikkeling naar een hoger tempo te brengen. Het bleek dat de medewerkers uitgedaagd wilden worden.

Een ander voorbeeld is dat een organisatie ontdekte, dat zij weliswaar zeer creatief was en vol inspiratie continu producten en diensten in de markt zette, maar dat het nadeel hiervan was, dat er flinke kosten werden gemaakt, omdat processen niet voldoende gestandaardiseerd waren en er te weinig volgens vaste procedures werd gewerkt. Het gevolg hiervan, zo bleek uit de interne audit, was dat er veel indirecte uren werden gemaakt.

Ook een resultaat van zo’n audit is dat indien de sfeer goed is, de medewerkers via de informatie uit de audit geïnformeerd worden en de noodzaak tot verbetering inzien. Het creëert vrij snel draagvlak (mits aan een aantal randvoorwaarden is voldaan). Zo was er een organisatie in de zorg, die dankzij de interne audits ontdekte dat het toedienen van medicijnen en het wassen van patiënten per afdeling op verschillende manieren werd uitgevoerd. Los van het feit dat dit natuurlijk risico’s voor de patiënt met zich meebrengt, hadden de medewerkers hier ook zelf veel last van op het moment dat ze op een andere afdeling werden ingezet. De uitkomsten van de audits motiveerden de medewerkers om zelf met elkaar aan de slag te gaan om de procedures te standaardiseren.

Wilt u meer weten over interne audits of de opleiding tot interne auditor? Vul het contactformulier in en stel uw vragen. U kunt ook bellen via 088 33 666 66, of stuur ons een e-mail: info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Implementatie en borging
  • Overdracht kennis en ervaring
  • Begeleiding in de uitvoering
  • Coaching leidinggevenden
  • Resultaten verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?