Online Kwaliteitsmanagement uitvoeren in uw organisatie

Online kwaliteitsmanagement is de nieuwste trend. Kwaliteitsmanagement gaat over het beheersen en verbeteren van processen, zodat producten foutloos worden geleverd aan de klant. Kwaliteitsmanagement speelt zich daarom af rond en om de operationele processen. Voldoet een product niet aan de specificaties van de klant? Dan volgt direct een cyclus van meten, de oorzaak analyseren en het proces verbeteren. In hoog tempo! Dat laatste is het probleem. In veel organisaties verloopt die cyclus langzaam, bureaucratisch en bovendien niet effectief. De resultaten blijven uit. Dat kan nu anders door de regelcyclus en procedures als onderdeel van kwaliteitsmanagement online uit te voeren. Snelheid en kwaliteit zijn gegarandeerd met online kwaliteitsmanagement.

Van bureaucratie naar snelheid en procesbeheersing

In organisaties klinken vaak negatieve geluiden over kwaliteitsmanagement: 'registraties kosten teveel tijd, alleen maar bureaucratie en met mijn opmerkingen wordt toch niets gedaan'. Dit soort opmerkingen zijn kenmerkend voor organisaties waar het kwaliteitsmanagementsysteem niet goed functioneert. Het tegenovergestelde zou het geval moeten zijn. Het kwaliteitssysteem moet inzicht opleveren, tot snelle correcties leiden en herhaling van afwijkingen in producten of processen voorkomen. Het online kwaliteitssysteem is de oplossing en dient de organisatie.

Toegankelijk online kwaliteitsmanagementsysteem

Maak een einde aan de losse formulieren, Excel-documenten en aan lijsten met actiepunten, die niet of moeizaam worden opgevolgd. Met het opzetten en implementeren van een geautomatiseerd kwaliteitsmanagementsysteem vereenvoudigt u de registraties en bovendien worden medewerkers betrokken bij de oplossingen. Met een online kwaliteitssysteem is monitoring op afstand mogelijk, waardoor de kwaliteitsmanager zich kan bezighouden met belangrijker taken dan het schrijven van procedures of het lastig vallen van medewerkers over regels. Het systeem is toegankelijk en alle informatie staat bij elkaar. De verbetering van processen kan daardoor direct beginnen.

De voordelen van automatiseren en online kwaliteitsmanagement

Automatisering van kwaliteitsmanagement biedt allerlei voordelen. Die voordelen moet u eigenlijk ervaren om ze te geloven, omdat organisaties al zo lang gewend zijn aan de klassieke werkwijzen met handboeken en losse documenten, al dan niet digitaal. De voordelen op een rij:

1. Registraties, metingen en documentatie bij elkaar georganiseerd
2. Hierdoor kan snel en eenvoudig een management review worden gemaakt
3. Analyses kunnen eenvoudig worden gemaakt
4. Betrokkenheid medewerkers en managers door transparantie in de informatie
5. Geen kwaliteitshandboek of uitgebreide formulieren meer
6. Minder fouten door overschrijven, losse Excel of Word documenten
7. Makkelijk toegang tot historische data
8. Verbeter teams hebben direct toegang tot alle relevantie informatie
9. Informatie is voor interne audits gestructureerd opgeslagen
10. Kostenreductie door efficiëntie in de uitvoering van procedures

Online kwaliteitsmanagement als oplossing voor uw organisatie

Online kwaliteitsmanagement is snel opgezet en toegepast, waardoor de medewerkers in de operationele processen direct effect ervaren. Zo'n online kwaliteitsmanagementsysteem kan op verschillende manieren worden opgezet. Hieronder volgt een voorbeeld van de meest gebruikte stappen in een implementatietraject.

1. Optimaliseren van processen

Optimaliseren en automatiseren gaan hand in hand. Zodra een proces is geoptimaliseerd, volgt de automatiseringsfase. Bijvoorbeeld met het opnemen van kwaliteitsregistraties of het maken van oorzaakanalyses. Optimaliseren en automatiseren volgen snel achter elkaar, waardoor het geautomatiseerde kwaliteitsmanagementsysteem binnen enkele maanden operationeel is.

2. Focus op toegevoegde waarde

Activiteiten moeten waarde toevoegen voor de klanten. Activiteiten die geen waarde toevoegen zijn verspillingen. Door bij de opzet van het online systeem rekening te houden met waarde toevoegende en niet waarde toevoegende stappen wordt voorkomen dat faalkosten en bureaucratie worden geautomatiseerd. Die worden juist weggenomen, waardoor de organisatie efficiënter wordt en minder hoeft te worden geautomatiseerd.

3. Behoud van processen die goed functioneren

Een organisatie functioneert met goede en minder goede eigenschappen. Begin waar je bent: Niet van scratch af aan beginnen, maar kijken wat nu goed werkt en dat behouden. Het is belangrijk dat kennis en kunde niet verloren gaan. Procedures die goed werken kunnen direct in het geautomatiseerde systeem worden overgenomen en zijn ook direct te gebruiken.

4. Snelheid in procesverbetering ontwikkelen

Het is belangrijk snelheid te ontwikkelen in procesverbetering. Dat geeft medewerkers vertrouwen, waardoor oude dogma’s stap voor stap verdwijnen. Verbeter processen met kleine stapjes. Geen grote verandering in één keer, maar liever vele kleine verbeterstappen snel achter elkaar uitvoeren. Iedere procedure die in het geautomatiseerde kwaliteitsmanagementsysteem is opgenomen, kan direct worden gebruikt.

5. Transparantie en samenwerking ontwikkelen

Het online kwaliteitsmanagementsysteem wordt ingericht op een manier dat iedereen er makkelijk toegang toe heeft en dat relevante informatie direct beschikbaar is. Een slimme inrichting leidt tot samenwerking en tot inzicht in de voortgang van procesverbetering. Hierdoor worden virtuele muren tussen afdelingen weggenomen en ontstaat er een gemeenschappelijk belang, zonder naar elkaar te wijzen.

6. Holistische aanpak in kwaliteitsmanagement

In een organisatie staat geen afdeling of persoon op zichzelf. Een organisatie is één team, dat één gemeenschappelijk doel nastreeft: de klant bedienen. Daarom houdt het geautomatiseerde systeem rekening met een holistische aanpak: Samenwerking in de hele organisatie en alle processen zijn met elkaar verbonden. Dat is op papier in een kwaliteitshandboek ingewikkeld, maar voor een geautomatiseerd kwaliteitsmanagementsysteem niet.

7. Eenvoudig online stappen zetten

Een online managementsysteem is eenvoudig en overzichtelijk, vaak in tegenstelling tot de oude methoden met handboeken en documenten op een server, versienummers en andere administratie. Eenvoud stimuleert het gebruiksgemak. Met een geautomatiseerd kwaliteitssysteem neemt uw organisatie afscheid van onnodige stappen, procedures en formulieren.

Certificatie van de organisatie voor ISO 9001

Certificerende instellingen voeren veel audits op afstand uit. Een geautomatiseerd kwaliteitsmanagementsysteem is dan extra handig. Het wordt net zo makkelijk gecertificeerd als een systeem met een kwaliteitshandboek. Het voldoet immers aan alle richtlijnen van de norm ISO 9001. Het belangrijkste is dat de PDCA cirkel draait op basis van data en oorzaakanalyses. Dat werkt zelfs veel makkelijker dan met een ouderwets kwaliteitshandboek. De data en informatie kan een kwaliteitsmanager of lijnmanager makkelijk monitoren en presenteren aan de certificerende instantie, waarna certificatie volgt.

Wilt u een online kwaliteitsmanagementsysteem inrichten? Vraag een demonstratie aan via onderstaand formulier. Bellen kan natuurlijk ook via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.