Ga direct naar de inhoud.

operational audit
Hoe efficient en doelgericht zijn de processen?

De weg naar Operational Excellence

Als een organisatie procesmatig functioneert of heeft voldaan aan normen zoals ISO 9001, INK of HKZ, dan is feitelijk de basis van procesmanagement geïmplementeerd en is een volwaardig managementsysteem operationeel. De volgende stap is te werken aan de efficiëntie en effectiviteit van processen.

Een klachtenprocedure kan geïmplementeerd zijn, maar deze moet ook snel worden doorlopen. Dat geldt ook voor besluitvormingsprocessen, communicatieprocessen, productieprocessen, opleiding en vele andere processen. Met de operational audit worden de efficiëntie en effectiviteit van processen onderzocht: faalkosten verwijderen en doelgericht werken.

Dit is de fase, waarin uw organisatie voldoet aan bijvoorbeeld de minimumeisen van ISO 9001, INK of HKZ, maar u gaat het managementsysteem verder perfectioneren en daarmee processen continu verbeteren. U gaat zich toeleggen op de effectiviteit van de managementinstrumenten, de faalkosten reduceren en de kennis van de klanteisen toetsen. Een praktisch voorbeeld: De wekelijkse vergadering van een afdeling kan gemeten worden: Kan de besluitvorming sneller, leveren de bijeenkomsten de juiste informatie op en wat zijn de interne kosten die hiermee gemoeid zijn?

Verdieping van het management via operational management

De Operational Auditor is permanent op zoek naar het ronddraaien van de PDCA cirkel, de vereisten van de klant, de discipline, procesbeheersing en de logica in de opbouw van de organisatie en de processen. Klachtenregelingen, managementmeetings, KPI’s en vele andere onderdelen zijn opgezet en geïmplementeerd. Nu gaan we onderzoeken of ze goed werken en of ze efficiënter kunnen worden gebruikt.

Denk aan de leveranciersbeoordeling. Die werd al uitgevoerd, maar kan het beter, efficiënter, of handiger? Of de audits die worden uitgevoerd: Wat is het resultaat uit die audits? Leren uw leidinggevenden voldoende? Ontvangen zij de juiste informatie? Of kan met minder audits, meer informatie verkregen worden? Of in het primaire proces: De preventieve maatregelen die zijn genomen, werken die ook? Als medewerkers zijn getraind, ziet u dan effect in de uitvoering? Als gereedschap is vernieuwd, gaat de productiviteit hierdoor omhoog, of misschien de kwaliteit? Werken de maatregelen die zijn genomen in het verlagen van kosten, verkorten van de doorlooptijd of het verbeteren van de klanttevredenheid?

Praktische voorbeelden van operational auditing

Medewerkers en managers maken zich technieken eigen en verkorten de doorlooptijd

Voor een assemblage organisatie hadden we de audits zodanig ingericht, dat we continu de klanteisen toetsten. Hieruit bleek dat afnemers bepaalde eisen stelden, zoals het continu meten van de output van processen met regelkaarten (SPC). Dit inzicht leidde tot het trainen van medewerkers in het gebruik van deze methode, waarna de procesprestaties verbeterden en de klanten meer tevreden waren. Deze klanten wilden ook van hun leveranciers leverbetrouwbaarheidscijfers zien, zoals hoe vaak de bevestigde leverdatum wordt waargemaakt. Door die zelf op te stellen, leerden de managers en medewerkers zelf met deze informatie om te gaan en de doorlooptijd werd verkort.

De faalkosten dalen door verdieping van de gesprekken met de klanten

Ander voorbeeld. Door een productieorganisatie van telecom-apparatuur werd ons verzocht tijdens de ISO9001 audit specifiek te letten op de faalkosten. Waar in de organisatie werden de meeste faalkosten gemaakt? Nadat dit inzichtelijk was gemaakt, bleek dat het noodzakelijk was om op de afdeling Development voor aanvang van de werkzaamheden, duidelijker afspraken te maken met de klant. Er werden teveel uren besteed aan het ontwerpen, weer opnieuw ontwerpen of het aanpassen van eerdere ontwerpen. Of er ontstonden problemen in de productie.

De Verkoopafdeling pakte dit goed op en dankzij de invoering van diepere, meer inhoudelijke gesprekken met de klanten over de functionaliteit van de producten, daalden de faalkosten met 10%, terwijl de klant tegelijkertijd meer tevreden was. De klant ervoer het doorvragen als zeer professioneel en ze werden er ook nog mee geholpen. Daarnaast bleek voor de klant het eindresultaat sneller te worden behaald en ook daar daalden de indirecte uren door vermindering van overleg en minder bezoeken brengen aan de leverancier.

Aanpassing van de auditprocedure leidt tot enthousiasme bij leidinggevenden

Nog een voorbeeld. Een organisatie voor de opvang en verzorging van geestelijk en lichamelijk gehandicapten, toetste aanvankelijk op de vereisten van de HKZ norm. Hierdoor verliepen de audits moeizaam en er trad niet echt een lerend effect op. De interne auditoren werden meer als politieagent gezien dan als goedwillende medewerkers, die nuttige informatie kunnen verzamelen. Het auditinstrument moest worden aangepast.

Nadat de interne auditoren een audittraining hadden gevolgd, veranderde er veel. De audits werden op een andere manier uitgevoerd, de rapportages bevatten ineens nuttige informatie in plaats van de standaard opmerkingen en de managers gingen hierdoor zelfs audits aanvragen! Managers kregen namelijk nieuwe inzichten en konden hiermee hun manier van besturen aanpassen.

Marktleiders onderzoeken de interne organisatie op efficiëntie en effectiviteit

Zomaar enkele voorbeelden waarin het verschil tussen audits op ISO9001 of HKZ - gericht op een externe norm - versus Operational Auditing - gericht op de eigen inrichting en doelstellingen - duidelijk wordt. Het is waarschijnlijk wel duidelijk dat de Operational Audit zich richt op het verder evolueren van de interne organisatie en verbetering van de concurrentiepositie via efficiëntie en effectiviteit. Continue verbetering, beheersing van processen, klanteisen en het efficiënt omgaan met de tijd staan centraal.

Wilt u een Operational Audit laten uitvoeren? Vul onderstaande contactformulier in en stel ons uw vragen. U kunt natuurlijk ook bellen via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Implementatie en borging
  • Overdracht kennis en ervaring
  • Begeleiding in de uitvoering
  • Coaching leidinggevenden
  • Resultaten verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies