Ga direct naar de inhoud.

functieomschrijvingen
Heeft u al goede functieomschrijvingen?

Functieomschrijvingen online opvragen

Een goede indeling van functies is essentieel om een organisatie efficiënt te maken. Verantwoordelijkheden moeten op de juiste manier worden verdeeld en bij de processen passen anders lopen de interne arbeidskosten snel op. Soms 30% tot wel 50% van het jaarbudget. Dat zijn aanzienlijke bedragen. De oorzaak van die hoge kosten zijn de indirecte uren (verspillingen) die snel ontstaan en de onmogelijkheid om te evalueren. Er ontstaat geen leercurve. Lees meer over de juiste opbouw van functieomschrijvingen en vraag een voorbeeld aan.

Een functieomschrijving (FO) of functietaakomschrijving (FTO) is niet hetzelfde als een takenlijst voor een medewerker. Een functieomschrijving geeft de prestaties, inhoud en speelruimte van een functionaris weer binnen de context van het proces waarin wordt gewerkt c.q. waaraan leiding wordt gegeven. Op deze pagina wordt de structuur van functieomschrijvingen uiteen gezet en daarna kunt u de functiebeschrijvingen opvragen.

Bouw functieomschrijvingen op in 3 stappen

Leidend voor een functiebeschrijving is de inhoud van het proces waar de functiebeschrijving bij hoort. Allereerst moet de procesbeschrijving dus gereed zijn, daarna volgen de functieomschrijvingen. Een voorbeeld: Stel dat we de functieomschrijving van een keeper van een voetbalelftal zouden moeten maken, dan is het eerst nodig het voetbalspel te omschrijven. Als we voetballen als proces zien en het proces kennen, dan volgt daarna de functie van de keeper.

1. Beschrijf als eerste de verantwoordelijkheden van de functionaris

Het begin van de functieomschrijvingen bestaat niet uit de beschrijving van allerlei taken, zoals vaak wel gebeurt. Dat is onnodig en leidt tot discussie. In het voorbeeld van de functie keeper staat niet als eerste beschreven:

  • Ballen tegenhouden
  • Uitschieten
  • Penalties tegenhouden
  • Overzicht bewaren
  • Aanwezig zijn op de training
  • Vergaderingen bijwonen

Dit zijn namelijk taken en taken zijn normliter onderdeel van het vakmanschap. De omschrijving van taken leidt regelmatig tot uitvoerige discussies over de vraag hoe het werk moet worden uitgevoerd of door wie? Dat is onwenselijk. Daarom beginnen functieomschrijvingen met de weergave van de verantwoordelijkheden c.q. de prestaties, die moeten worden geleverd in de functie van keeper. Die zijn vaak eenvoudig, zoals:

  • Tegendoelpunten voorkomen

Hoe de keeper dat gaat doen, is onderdeel van het vakmanschap. De hoe-vraag hoeft niet in detail te worden beschreven. Deze kan bovendien per wedstrijd veranderen, net zoals de opdracht per klant kan verschillen. Belangrijker is dat de leidinggevende (coach) en de operationele medewerker het met elkaar eens zijn over de te leveren prestaties, het eindresultaat. Voor een keeper is dat evident, maar in organisaties is dat soms lastig te bepalen.

2. Beschrijf als tweede de bevoegdheden van de functionaris

De bevoegdheden moeten passen bij de verantwoordelijkheden, zodat de keeper ruimte krijgt om zijn werk te doen, zodanig dat de prestaties worden gerealiseerd? Die bevoegdheden zouden bijvoorbeeld kunnen zijn:

  • Houden aan de voetbalspelregels
  • Instructies van de scheidsrechter opvolgen
  • Strategie (beleid) van de coach uitvoeren

Binnen die bevoegdheden mag en moet de keeper zijn vak uitoefenen om aan de resultaatverplichting - het voorkomen van tegendoelpunten - te voldoen. Met andere woorden, hij mag zelf in redelijke mate bepalen hoe hij binnen de gegeven bevoegdheden handelt om de doelen te bereiken. Afhankelijk van de spelsituatie kan hij zelf professioneel en doelgericht handelen. Deze structuur leidt tot zelfstandige medewerkers, die hun vakmanschap inzetten om de resultaten te bereiken, in plaats van taakgerichte medewerkers, die doen wat wordt voorgeschreven.

3. Beschrijf als derde de taken van de functionaris

Als de verantwoordelijkheden en de bevoegdheden zijn omschreven, evenals het proces waar de functionaris deel van uitmaakt, dan zijn we eigenlijk wel compleet. De rest is feitelijk vakmanschap. Opschrijven dat de keeper de bal mag uitschieten, is net zo relevant als de taak dat een accountmanager een klant mag bellen. Het is triviaal, omdat het onderdeel van het werk en het vak. Het stoppen van penalty’s en het nemen van een vrije trap ook. Het mag natuurlijk wel toegevoegd worden als dat past bij de cultuur, maar dat is dan ook wel weer een indicator voor de organisatiestatus.

Leidinggevenden dienen vooral tijd en aandacht te schenken aan de verantwoordelijkheden en bevoegdheden en minder aan de taken. Proces gestuurde organisaties doen dat en ontwerpen functieomschrijvingen zoals hiervoor in 3 stappen beschreven. Bij hiërarchisch gestuurde organisaties draait de volgorde vaak precies om. Die beginnen bij de taken en vaak ook de hiërarchie. Dit zijn duurdere organisaties, omdat de procesflow niet onafhankelijk van de leiding functioneert en veel communicatie nodig is.

Voorbeelden van FTO's voor uw organisatie beschikbaar

De FO’s of TVB’s op deze pagina zijn opgesteld zoals hierboven uiteen gezet. Deze passen bij klantgerichte, proces gestuurde organisaties, waar medewerkers eigenaarschap tonen. Ze beginnen met de verantwoordelijkheden, daarna de bevoegdheden en tot slot zijn de taken daarna naar smaak toegevoegd. Deze organisaties hebben gemiddeld 30% tot wel 50% lagere kosten, dan hiërarchische, taak gestuurde (inputsturing) organisaties.

Wilt u een voorbeeld van een functieomschrijving te ontvangen? Dan kunt u die op deze pagina aanvragen. We hebben allerlei voorbeelden van functieomschrijvingen zoals die van de:

Met deze voorbeelden kunt u in ieder geval een nulmeting maken en wellicht uw voordeel doen bij de organisatie ontwikkeling en standaardisatie van processen. Zoekt u hulp van een van onze adviseurs? Laat het ons weten.

Vul onderstaande formulier in en geef aan welke omschrijving u wilt ontvangen. U kunt ook vrijblijvend bellen via 088 33 666 66, of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Functieomschrijvingen op maat:

  • Verlaag kosten interne organisatie
  • Doe de Workshop Functieomschrijvingen
  • Gratis documentatie en tools
  • FOs In de praktijk brengen
  • Resultaten verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies