Ga direct naar de inhoud.

implementatie kwaliteitsmanagementsysteem
Eerst ISO 9001 en daarna naar TQM?

Kwaliteitsmanagementsysteem en certificatie realiseren

Deze tekst is bedoeld voor organisaties die beginnen met de invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem. Er is een aantal goede redenen om hiermee te beginnen:

  1. Om de organisatie beter bestuurbaar te maken
  2. Om het kwaliteitsbewustzijn bij de medewerkers te verhogen
  3. Om de organisatie te laten voldoen aan INK, ISO 9001 of HKZ voor certificatie
  4. Om de klantgerichtheid te vergroten
  5. Om de faalkosten te reduceren
  6. Om de kwaliteit van producten en diensten te verbeteren
  7. Om de bureaucratie en administratie terug te dringen

Het laatste argument komt wellicht niet overeen met wat u tot nog toe heeft ervaren of heeft gehoord, maar dat is toch echt ook een doel. Bij een verkeerde aanpak ontstaat natuurlijk wel bureaucratie, maar vooral geldt dat veel organisaties voor de start al meer administratie in huis hebben dan men denkt. Vraag de Workshop ISO 9001 aan en ontvang een goed, eenvoudig handboek.

De startlijn voor kwaliteitsmanagement ligt achter u

De uitspraak dat u zou willen beginnen met kwaliteitsmanagement, is feitelijk onjuist. U bent allang begonnen. Uw organisatie functioneert! Iedere dag worden klanten tevreden gesteld met de producten en diensten, die u conform de afspraken met die klanten netjes op tijd aflevert. De klant betaalt u vervolgens en klaar.

Die producten en diensten komen niet zomaar bij de klanten. Daartoe is van alles geregeld. Verkopers verkopen, inkopers kopen in en productiemedewerkers maken de producten. Dat doen de medewerkers volgens allerlei gestandaardiseerde handelingen: Offertes worden volgens een vast format gemaakt, verstuurd en opgeslagen. Bestellingen doen we met een bestelbon, die we op een vaste plek opslaan en bij ontvangst worden de goederen gecontroleerd. Engineers maken tekeningen volgens vooraf afgesproken richtlijnen.

Zo bestaat uw organisatie uit een aaneenschakeling van handelingen, waarbij geldt dat de ene actie niet zonder de andere actie kan. Het is net als in een voetbalteam: Alle elf spelers dienen hun werk te doen om het doel te bereiken.

Dit gebeurt zo al jaren in uw organisatie. Jaar in jaar uit wordt omzet gemaakt, worden werkzaamheden uitgevoerd en wordt aan het einde van iedere maand de balans opgemaakt. Iedere organisatie, profit of non-profit, bestaat, functioneert en heeft dus ook per definitie een kwaliteitsmanagementsysteem. Alleen heeft u die structuur wellicht nooit kwaliteitsmanagement genoemd, of misschien werken niet alle onderdelen van het kwaliteitsmanagementsysteem even goed. Dat kan, maar de samenhang van alle organisatieonderdelen vormt uw huidige kwaliteitsmanagementsysteem. Starten met kwaliteitsmanagement is dus niet letterlijk er voor het eerst meer beginnen. Integendeel. Het is eerder onderzoeken hoe ver u bent en dan kijken wat nog aangevuld moet worden c.q. wat nog beter kan.

ISO 9001 en andere standaard modellen voor managementsystemen

Wat houdt kwaliteitsmanagement in? Kwaliteitsmanagement is er voor zorgen, dat producten en diensten op de juiste manier en op het juiste moment bij de klant worden geleverd. Als de klant tevreden is en de klant u betaalt en u houdt hieraan ook nog de juiste marge over, dan heeft u het goed gedaan (in non-profit organisaties geldt de vergelijking met het budget). Dan heeft het kwaliteitsmanagementsysteem gewerkt.

Hoe krijgt een organisatie het voor elkaar om haar producten en diensten te leveren in overeenstemming met datgene wat met de klant was afgesproken? Daartoe bestaan allerlei afspraken en procedures. Van MT vergaderingen, tot managementrapportages, van het afstellen van machines tot het inkopen van materialen, alles is onderdeel van één groot systeem, dat is opgebouwd uit allemaal aparte procedures, die allemaal met elkaar zijn verbonden.

Dat hele systeem staat omschreven in normen als ISO 9001, ISO 15224, HKZ, HACCP (ISO22000), INK en andere normen. Hierin staan richtlijnen omschreven, die nodig zijn om een organisatie te besturen. Zo staat er in dat de afspraken tussen de klant en uw organisatie moeten worden bepaald. Dat doet u waarschijnlijk al in een offerte of opdrachtomschrijving. Er staat ook in dat het maken van zo’n offerte moet gebeuren op een manier, waardoor geen fouten ontstaan, zoals verkeerde berekeningen of taalfouten. Bovendien moeten collega’s de offertes kunnen terugvinden.

Zo staan er voor allerlei afdelingen en organisatieonderdelen richtlijnen in. Eigenlijk is het een soort handleiding: Wat is nodig om producten en diensten volgens afspraak bij de klant te krijgen?

Standaard managementmodellen zijn reeds uitgewerkt

Om niet iedere organisatie voor zichzelf het wiel te laten uitvinden, zijn die richtlijnen samengevat in één document: ISO 9001, HKZ, et cetera. Eén document voor iedere organisatie.

Dit roept vaak vragen op. Een veel gehoorde vraag is: ‘Ja, maar toch niet iedere organisatie is hetzelfde? Wij zijn anders!’
Nee, hoor. De meeste organisaties zijn hetzelfde. U maakt offertes, Patagonia maakt offertes, iedere (commerciële) organisatie maakt offertes. De inhoud van die offertes verschilt natuurlijk, maar voor allemaal geldt, dat er geen fouten in mogen zitten en er een manier van opslaan moet zijn, waardoor collega’s de offertes van elkaar kunnen terugvinden. Zo geldt voor iedere productieafdeling dat de specificaties van het (tussen)product bij de productiemedewerker bekend moet zijn en dat ook gemeten moet worden of aan die specificaties wordt voldaan.

Op een wat hoger abstractieniveau lijken organisatie heel veel op elkaar. Ieder organisatie voert metingen uit, iedere organisatie krijgt op gezette tijden een klacht, iedere organisatie heeft een directeur als eindverantwoordelijke en iedere organisatie heeft leveranciers om te managen. Zo maar enkele voorbeelden.

Doorstart kwaliteitsmanagement en verlaging van kosten

U gaat dus niet beginnen met kwaliteitsmanagement, maar u gaat verder. Beginnen met ISO 9001 of HKZ betekent, behouden wat u heeft en doorgroeien naar het volgende niveau: verbeteren. Daar kan toch niemand tegen zijn?!

Dus als uw voorraadlocaties niet altijd kloppen, gaan we er voor zorgen dat de procedure zodanig wordt verbeterd, of wordt uitgevoerd, dat ze wel gaan kloppen. Of, als machines onverwacht stilvallen, gaan we het onderhoudsprogramma zodanig verbeteren, dat ze niet meer onverwacht stilvallen. Dat is kwaliteitsmanagement, dat is continue verbetering van processen, hetgeen deze normen van een organisatie verwacht.

In de inleiding noemden we een aantal redenen om met kwaliteitsmanagement te beginnen. Het mes snijdt meestal aan meerdere kanten. Tegelijkertijd worden procedures verbeterd, dalen hierdoor de faalkosten en worden medewerkers bewust gemaakt van kwaliteit. Dit leidt dan weer tot een hogere efficiëntie of effectiviteit.

Beginnen met ISO 9001, HKZ of één van de andere normen moet dus iets opleveren. Het moet zichzelf terugverdienen in bijvoorbeeld de reductie van faalkosten, afname van het aantal ongevallen, kleinere afvalstromen, hogere klanttevredenheid, meer marge, of een beetje van alles.

Implementatie kwaliteitsmanagementsysteem

Hoe gaat u te werk? We hebben een werkwijze voor u en die ziet er als volgt uit:

1. Nulmeting

  1. Procedures onderzoeken
  2. Klanteisen en verwachtingen analyseren
  3. Product- en dienstenspecificaties nakijken
  4. Normen en methoden vaststellen
  5. Meetsysteem beoordelen
  6. Continue verbetering beoordeling: PDCA
  7. Organisatie toetsen aan de gekozen norm: ISO 9001, ISO 14001, MVO, VCA, ISO 15224, HKZ, INK, ISO 22000, e.a.

We helpen u met:

  • vergelijking met de normen
  • interviews
  • analyses
  • verslaglegging
  • projectleiding

2. Kick off

  1. Bespreking resultaten van de nulmeting
  2. Maken plan van aanpak
  3. Planning
  4. Samenstelling team
  5. Rolverdeling
  6. Communicatie en samenwerking

We helpen u met:

  • voorbereidingen
  • projectplan
  • communicatie/presentatie naar personeel

3. Primaire processen

  1. Directieverantwoordelijkheid
  2. Visie, missie en bedrijfsdoelen
  3. Organisatiestructuur
  4. Proces flow, vorm en diepgang
  5. Doelstellingen en KPI’s
  6. Eigenaarschap
  7. Meetsysteem en rapportages
  8. Planning & Control
  9. Documentatie en administratie
  10. Interviews met management en medewerkers

We helpen u met:

  • begeleiding medewerkers
  • coaching van het team
  • voorbeelden en uitwerkingen
  • valkuilen en mogelijkheden
  • richtlijnen en handvatten
  • interviews en uitwerkingen
  • projectleiding
  • schrijven kwaliteitshandboek

4. Borgen primaire processen

  1. Implementatie processen en procedures
  2. Overleg medewerkers
  3. Toepassing formulieren
  4. Vereenvoudiging administratie
  5. Doorvoeren veranderingen
  6. Metingen uitvoeren

We helpen u met:

  • begeleiding medewerkers
  • coaching van het team
  • training medewerkers
  • invoeren veranderingen
  • projectleiding

5. Ondersteunende processen

  1. Proces flow, vorm en diepgang
  2. Doelstellingen en KPI’s
  3. Eigenaarschap
  4. Meetsysteem en rapportages
  5. Documentatie en administratie
  6. Interviews met management en medewerkers

We helpen u met:

  • begeleiding medewerkers
  • coaching van het team
  • voorbeelden en uitwerkingen
  • valkuilen en mogelijkheden
  • richtlijnen en handvatten
  • interviews en uitwerkingen
  • projectleiding
  • schrijven kwaliteitshandboek

6. Borgen ondersteunende processen

  1. Implementatie processen en procedures
  2. Overleg medewerkers
  3. Toepassing formulieren
  4. Vereenvoudiging administratie
  5. Doorvoeren veranderingen
  6. Metingen uitvoeren

We helpen u met:

  • begeleiding medewerkers
  • coaching van het team
  • training medewerkers
  • invoeren veranderingen
  • projectleiding

7. Procesbeheersing

  1. Data analyses
  2. Toetsen klanteisen en -verwachtingen
  3. Rapportages opstellen
  4. Verbeteren procedures
  5. Verbeterteams
  6. Borgen verbeteringen

We helpen u met:

  • analyses en validatie van informatie
  • verbetermethoden, zoals 5S
  • begeleiding medewerkers
  • coaching van het team
  • training medewerkers
  • invoeren veranderingen
  • interne audits
  • directiebeoordeling
  • begeleiding certificatie

Praktijk en resultaten van het managementsysteem

Er zijn meerdere manieren om zo’n traject van ontwikkeling te doorlopen. Onze adviseurs begeleiden u graag: Individueel of in teamverband, of u kunt een in company training volgen met het kwaliteitsteam. Wij zorgen dan natuurlijk voor alle materialen, inhoud en voorbeelden. De voordelen om met externe begeleiding te werken zijn:

  • Kennis van normen en kwaliteitssystemen
  • Ervaring met organisatieveranderingen
  • Voorkomen bedrijfsblindheid
  • Objectieve analyses
  • Soms onorthodoxe of nieuwe invalshoeken
  • Veel ervaring
  • Continue uitdagingen, de lat wordt permanent hoog gelegd
  • Ondersteunende teksten en materialen voor uw medewerkers

Aan het eind is alles gereed. Het kwaliteitssysteem is helemaal gedefinieerd en geïmplementeerd en als u wenst, kunt u de certificatie aanvragen.

U zult ook de verbeteringen zien. De in de inleiding omschreven voorbeelden van vooruitgang zult u in uw organisatie terugzien. Letterlijk. U kunt de resultaten ook terugzien bij de vele organisaties in de industrie, de zorg en de zakelijke dienstverlening, die we begeleid hebben. Onze klanten worden altijd gecertificeerd en de verbeteringen zijn zichtbaar.

Heeft u vragen over de start met kwaliteitsmanagement, de certificatie of procesverbeteringen? Wilt u de Workshop ISO 9001 ervaren en een handboek ontvangen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088 33 666 66 of schrijf een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Klanteisen analyseren
  • Processen ontwerpen
  • Managementsysteem ontwikkelen
  • Analyses uitvoeren
  • Continu verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?