Ga direct naar de inhoud.

De Act fase van de PDCA cirkel

Procesverbetering realiseren met de juiste technieken

We zijn in de Act fase van de PDCA cirkel, waar processen worden verbeterd. De verbetering van operationele processen verloopt via een aantal voorgedefinieerde methoden. Six Sigma en de procedure voor klachten en afwijkingen zijn wellicht de bekendste, maar er zijn er meer. Het belangrijkste is de juiste techniek in de juiste situatie toe te passen. Gebeurt dat niet, dan is de kans groot dat kosten worden gemaakt, terwijl helemaal geen procesverbetering wordt gerealiseerd en faalkosten onverminderd blijven bestaan. We zetten de technieken op een rij en aan het einde kunt u ook nog een uitgebreidere uitleg terugzien op ons YouTube kanaal.

Procesverbetering is een aparte discipline, die over het algemeen wordt onderschat. Stel er gaat iets fout in een proces. Die fout wordt gezien, daarna hersteld en de medewerkers zijn daarover best tevreden. De teamleider ook en men gaat weer over tot de orde van de dag. De fout is dan hersteld, maar aan het proces is niets veranderd. Dat presteert nog op hetzelfde niveau, met als gevolg dat de fout zich later kan herhalen. De oorzaak van de fout is namelijk niet gevonden. De essentie van procesverbetering is het vinden van de oorzaak van een afwijking.

Methoden voor de verbetering van operationele processen:

  1. Snelle methoden voor procesverbetering voor operators en teamleiders
  2. Verbetermethoden voor verbeterteams
  3. Lerende organisatie ontwikkelen

1. Snelle methoden voor procesverbetering voor operators en teamleiders

Op het eenvoudigste niveau ziet een operator een afwijking, waarna de afwijking wordt hersteld en de oorzaak direct wordt weggenomen. Eenvoudig voorbeeld: Er wordt gezocht naar een file, de file wordt geopend, maar het blijkt de verkeerde file te zijn. De oude file wordt weggegooid of de file krijgt een andere naam, waardoor deze fout zich niet meer kan herhalen. Simpel, klein en snel. Dit geldt ook voor instellingen van machines of het gebruik van software. Het vakmanschap is hier de motor van de procesverbetering. Een iets ingewikkelder stap is de toepassing van de verbeterkata door teamleiders en de procedure voor klachten en afwijkingen, zoals deze door onder andere ISO 9001 wordt voorgeschreven. Deze verbetermethoden zijn nodig als alleen het vakmanschap niet voldoende is. Deze methoden zijn snel, omdat vrij vlot duidelijk is wat de oorzaak is van een procesprobleem of productafwijking.

2. Verbetermethoden voor verbeterteams

Die oorzaak is lang niet altijd zomaar duidelijk. Soms is het nodig uitgebreid informatie te verzamelen, deze te analyseren en vakkennis te bundelen om te achterhalen wat de oorzaak is van een probleem. Een bekend voorbeeld uit onze eigen praktijk: Bij een van onze klanten, een hightech productiebedrijf, kwamen ineens een aantal producten niet meer door de Factory Acceptance Test. Hoewel na een eerste onderzoek bleek dat alle producten geheel volgens de voorschriften waren geproduceerd, was er toch sprake van een groot percentage uitval. Er werd een Six Sigma verbeterteam samengesteld, dat op zoek ging naar de oorzaak. Uiteindelijk bleek dat een leverancier van een onderdeel de materiaaleigenschappen een klein beetje had gewijzigd, hetgeen de oorzaak bleek te zijn van alle afkeur. Deze wijziging was met het oog niet zichtbaar en was zonder samenwerking van verschillende vakdisciplines nooit gevonden. Dit is een voorbeeld van afwijkingen waar een verbeterteam voor nodig is. De methoden die dan worden gebruikt, zijn onder andere Six Sigma, Lean, 5S, 8D of problem solving.

3. Lerende organisatie ontwikkelen

Deze verbeterteams worden natuurlijk pas ingezet als de eenvoudiger en snellere methoden niet afdoende functioneren. Verbeterteams zijn kostbaar en werken langzaam in vergelijking tot een verbeterkata of een klachtenprocedure. Dat gezegd hebbende, als het nodig is een verbeterteam in te zetten, dan moet dat gebeuren. Nu volgt de vraag hoe medewerkers überhaupt in staat zijn een verbeterprocedure toe te passen of te kunnen meewerken in een Six Sigma verbeterteam. Daar is opleiding voor nodig. Opleiding en coaching. Opleiding krijgt vaak wel de aandacht in organisaties, maar coaching blijft soms achter. Voordat een teamleider zijn of haar operators kan begeleiden in de uitvoering van een verbeterkata of verbeterprocedure, moet eerst de teamleider worden opgeleid in coachend leiderschap of de coaching kata. Er dient een lerende organisatie te ontstaan, die continu op zoek is naar oorzaken van afwijkingen. Daarna volgen de creatieve processen van oplossingen bedenken en implementeren.

procesverbetering

De Act fase van de Deming cirkel in de praktijk brengen

Een probleem van oude files aanpakken met een verbeterteam is niet zinvol en kostbaar. Daar tegenover staat dat een ingewikkeld, lastig te begrijpen probleem met een te lichte methode aanpakken, nooit tot een goed resultaat zal leiden. Het is de kunst de juiste methode op het juiste moment in te zetten. Alleen dan worden procesverbeteringen gerealiseerd. Omdat verbetermethoden specifieke competenties vereisen, is opleiding noodzakelijk. Aan de ene kant moeten teamleiders en operators meet- en analysetechnieken leren, maar leiders ook coachend leiderschap en bijbehorende communicatie. In alle gevallen worden de verbetermethoden integraal onderdeel van het managementsysteem. Met een interne audit kan worden onderzocht hoe de procesverbetermethoden in de praktijk van uw organisatie functioneren.

Wilt u de opleidingsgids ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook voor vragen bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Procesverbetering in de Act fase:

  • Snelle methoden
  • Verbeterteams
  • PDCA cirkel
  • Coachend leiderschap
  • Lerende organisatie
  • Managementsysteem
  • Analyses uitvoeren
  • Oorzaken vinden
  • Continu verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?