Ga direct naar de inhoud.

5s audit
Voert u al 5S audits uit?

5S audit als start procesverbetering: goed, veilig en snel werken

Past u de methode 5S toe of wilt u hiermee beginnen? Dan is het verstandig een meting uit te voeren. Dat heet een nulmeting of een audit. Dit zijn meetmethoden om te bepalen hoe goed werkplekken zijn ingericht en hoe goed, veilig en snel, medewerkers hun werk kunnen doen.

Met zo’n audit bereikt u dat de medewerkers precies weten hoe hun werkplekken er voorstaan. Voldoen deze aan de gestelde normen, liggen instrumenten of gereedschappen op de juiste plek, wordt er veilig, snel en goed gewerkt? Dit zijn de vragen die u kunt beantwoorden met een 5S audit. Snel, eenvoudig en bijzonder goed voor het inzicht en draagvlak. We zetten graag uiteen hoe dat werkt.

5S is een vorm van auditing die deels te vergelijken is met de meer bekende ISO audit voor systemen als ISO 9001 of ISO 14001. Het gaat om waarnemen en constateren. Het is een meetmethode. Hoe werkt het meten en observeren van de werkplek.

Meten is weten - 5S Auditing

U heeft om te beginnen een meetmethode nodig om te bepalen wat de kwaliteit van de werkplekken is. Met zo’n meetmethode kunt u beoordelen of er bijvoorbeeld snel genoeg, zonder fouten en veilig kan worden gewerkt. Er bestaan diverse methoden. Een heel kwantitatieve methode is te meten hoe snel een bepaalde handeling wordt verricht. Via tijdmetingen kunnen de handelingen worden gemeten. Dat kan ook via analysetechnieken, bijvoorbeeld door het aantal gemaakte producten of halffabrikaten per dag te analyseren. Een andere kwantitatieve methode is de handelingen op te splitsen in waarde toevoegende en niet waarde toevoegende handelingen.

Dergelijke metingen geven inzicht in de productiviteit per werkplek, die vervolgens kan worden vergeleken met de geldende productienorm.

Er zijn ook kwalitatieve methoden. Deze worden meestal gebruikt in het beginstadium van het toepassen van 5S, zoals:

  1. Een 5S Audit Checklist, die speciaal is opgesteld voor uw organisatie.
  2. Het opstellen van een rapport door cijfers te geven per situatie.
  3. Foto’s maken en vergelijken met de geldende normen.

Een paar voorbeelden om te tonen wat er wordt bedoeld:

1. 5S Checklist

Onderwerp Vraag Score
 Vloeren  Is het duidelijk waar hulpmiddelen mogen staan?  
   Zijn de vloeren schoon en vrij van stof, vet of olie?  
   Zijn vluchtwegen vrij om te lopen?  
   Staan kratten, trolleys of karren in de weg?  
   Zijn overbodige materialen van de muren gehaald?  
   Wordt contaminatie met producten voorkomen?  

 

2. 5S Vragenlijst

Het kan ook anders. Een speciale vragenlijst wordt ingevuld met vaste tussenperioden. Bijvoorbeeld ieder kwartaal. De werkplek wordt beoordeeld aan de hand van een aantal gerichte vragen. Daaruit wordt een score afgeleid, die grafisch kan worden weergegeven, zoals onder getoond.

3. Foto’s

De meest indrukwekkende momenten van bewustwording tijdens 5S trainingen worden altijd bereikt met het maken van foto’s. Het tonen van foto’s op een scherm in een groep is erg confronterend. Onze hersenen worden dan op een nieuwe manier getriggerd waardoor nieuwe waarnemingen worden gedaan ten aanzien van dezelfde oude, vertrouwde werkplek.

Dit effect is heel belangrijk en een bekend psychologisch mechanisme. De enige manier om verder te komen, verbeteringen door te voeren en gedrag te veranderen, is onze hersenen nieuwe prikkels te geven om daarmee nieuwe wegen te bewandelen. Precies dat is de reden waarom we in gewoonten vast blijven zitten als we niets doen. Foto’s hebben een enorm effect, meestal meer dan grafieken, metingen en analyses. Onze hersenen hoeven dan geen vertaling te maken van bijvoorbeeld een getal als 30 seconden naar de praktijk van de handeling. Foto’s tonen direct de werkelijkheid.

Vooral binnen een groep is dit effect groot. Het groepsproces helpt dan mee de waarnemingen te verinnerlijken. Een belangrijk proces.

Starten met 5S

Het is verstandig 5S audits met regelmaat uit te voeren. Bijvoorbeeld 1 keer per maand, per 2 maanden of per 3 maanden. Het voordeel hiervan is dat het wekelijks of dagelijks uitvoeren van 5S regelmatig wordt gevolgd door zo’n evaluatie moment. Dit leidt dan weer tot bewustwording. Medewerkers zien dan rechtstreeks en frequent de effecten van hun inspanningen. Na een paar maanden kunnen de medewerkers dan zelf constateren dat een bepaalde handeling nog maar 2 minuten duurt in plaats van 5 minuten. Het is verstandig 1 keer per jaar een uitgebreide analyse te maken, die als referentie dient voor het hele jaar. Zo kunnen ook over langere tijd de effecten worden gemeten.

Dit resultaat zorgt meestal voor veel enthousiasme en niet zelden ontstaat er een positieve motivatie (lees: wedstrijd) om het werk telkens beter, sneller of veiliger te doen. Het werk wordt ook altijd plezieriger en dat merken werknemers goed. Trots ontstaat, sociale controle en eigenaarschap. De sfeer wordt nog beter en bijna ongemerkt ontwikkelen de mate van standaardisatie, borging en klantgerichtheid mee. Deze aanpak werkt veel beter dan een cursus klantgerichtheid of een training time management. Op deze manier zijn de medewerkers namelijk dagelijks bezig met praktische verbeteringen in hun eigen werk.

5S Audit uitvoering

De voorman of teamleider zorgt over het algemeen voor de leiding. Meestal samen met of gesteund door de Productieleider of het Afdelingshoofd. Wekelijks voeren medewerkers de 5S werkzaamheden uit en leren ze zelf beslissingen te nemen. Ze leren ook rapporteren en de resultaten over te brengen naar het management of het middenkader.

We hebben deze methode al vaak toegepast en de kracht ervan zit in het begrijpen van de wereld van uitvoerende medewerkers. Verpleegsters, bankwerkers, secretaresses, engineers en vele andere beroepsprofessionals zijn bezig met hun werk en daar zijn ze goed in en trots op.

Woorden als planning, rendement, snelheid en productiviteit komen uit het domein (vakgebied) van het management. Te vaak spreken leidinggevenden de werkvloer aan met die verkeerde woorden. Spreek de taal van de werkvloer en beschouw hun werk als het belangrijkste werk van de organisatie (gemba kaizen). Zij hebben immers de producten van de klanten in handen. Houdt de managementbetekenissen in het achterhoofd er wel bij, maar maak in stilte telkens die vertaling. Dat is onze kracht.

We kunnen u begeleiden bij het beter maken van de werkplek met 5S. Dat begint met het uitvoeren van een 5S nulmeting en een 5S training. Hierin laten we u zien hoeveel inefficiëntie er is, waar verliezen optreden of gevaarlijke situaties. We bespreken de resultaten met uw medewerkers en management. Het belangrijkste: we tonen aan wat de relatie is tussen de productiecijfers die het management ontvangt en de manier van werken op de werkplek. Met deze informatie stellen we u in de gelegenheid op een nieuwe manier te sturen.

De training en implementatie worden begeleid en verlopen parallel. Onze trainingen worden in de praktijk en op de werkvloer gegeven, waardoor het opdoen van kennis, het verkrijgen van inzicht, het implementeren van procedures en de borging ervan parallel lopen. De eerste resultaten zijn direct zichtbaar.

Vraag vrijblijvend de 5S checklist aan

Wilt u zelf alvast starten met het uitvoeren van 5S? We helpen u graag op weg. Via onderstaande formulier kunt u vrijblijvend de 5S checklist opvragen, waarmee u direct de werkplekken in uw organisatie kunt toetsen. Handig om te beginnen en draagvlak te creëren.

Wilt u een 5S audit uitvoeren? Vul onderstaande formulier in. Of bel ons geheel vrijblijvend via 088 33 666 66, of stuur een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Samenwerken op de werkplek
  • Verspillingen meten
  • Ruimte creëren en ordenen
  • Onophoudelijk verbeteren
  • Coachend leiderschap
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies