Certificatie en toepassing ISO 29001 op uw organisatie

De kwaliteitsnorm ISO 9001 is algemeen bekend en kan op iedere organisatie worden toegepast. Deze norm kent diverse verdiepingsvarianten, waarvan ISO 29001 er een is. Specifiek voor de olie-industrie. Deze internationale norm geldt als equivalent van de normen API Q1 of API Q2, welke Amerikaanse versies zijn voor diezelfde olie-industrie, uitgebracht door de American Institute of Petroleum. We geven een korte toelichting op de norm ISO 29001 en aan het einde van deze tekst kunt u het format van deze norm in de vorm van een kwaliteitshandboek aanvragen. We hebben de norm omgezet in een makkelijk en overzichtelijk kwaliteitshandboek, passend bij uw managementsysteem.

ISO 29001 voor verbeterde procesbeheersing

De standaard norm is ISO 9001 en ISO 29001 is een uitbreiding voor de olie- en gasindustrie. Het gaat in de norm om het beheersen en verbeteren van processen. Dat verloopt zelden via het creëren van documenten. Heeft u in uw privéleven wel eens een procedure geschreven om vervolgens de overtuiging te hebben dat u daarmee de zolder beter opruimt, de administratie beter voert of uw kinderen beter opvoedt? Waarschijnlijk niet. Waarom zou ISO 29001 dat dan wel van u verwachten?! Normen vragen niet om documenten, maar om procesbeheersing: een Kwaliteitsmanagementsysteem dat functioneert als een meet- en regelsysteem.

ISO 29001 is als kwaliteitsmanagementsysteem heel effectief

De basis van deze normen is dat ze hulpmiddelen/richtlijnen aanreiken om van organisaties klantgerichte, efficiënte systemen te maken. Systemen die geen fouten maken c.q. die van haar fouten leert. Hoe lastig is het niet om fouten te voorkomen, faalkosten te elimineren, misverstanden te voorkomen, emoties en dubbele agenda’s uit te bannen, doelgericht te blijven werken, et cetera?! De ideale wereld bestaat niet, maar een organisatie (lees: directie en management) kan er wel aan werken een systeem te ontwikkelen en te implementeren dat voor continue beheersing en verbetering van processen zorgt. Daartoe dient ISO 29001.

Wat zijn de extra eisen ten opzichte van ISO 9001?

We zullen nu niet alle details van de norm ISO 29001 bespreken, maar daarvoor kunt u gerust met onze adviseurs in gesprek. We kunnen hier wel een aantal toevoegingen noemen, die extra zijn ten opzichte van ISO 9001. Zonder daarmee te pretenderen hier compleet te willen zijn.

Eisen aan borging

Het gaat er in de olie-industrie om geen fouten te maken. Fouten kunnen leiden tot stilstanden van hele dure operaties of schade die groot is. Dat wil men voorkomen. Daarom zijn de extra’s ten opzichte van ISO 9001 vooral gericht op het beheersen van processen door veel te meten, te analyseren en te bewaken dat de output van processen onverhoopt buiten specificatie geraakt. De operationele processen - het primaire proces - dienen daarom te worden voorzien van duidelijke validatie stappen. Met andere woorden, let er op per processtap de eisen van de klant te kennen, evenals de daaruit voortvloeiende product- en processpecificaties en toets na afloop van een handeling (het werk) of voldaan is aan de specificaties.

Eisen aan opleidingen

Voorgaande (de borging) zal jammerlijk mislukken als medewerkers, die het werk en de beoordeling van het werk moeten uitvoeren, niet adequaat zijn opgeleid. De norm ISO 29001 schrijft daarom voor dat de organisatie identificeert welke deskundigheid een medewerker moet hebben om de uitvoering van werk en de beoordeling van het eindresultaat van dat werk goed te kunnen doen. In het verlengde hiervan wordt ook geëist de functieomschrijvingen uit te werken. Niet vanwege de documentatie natuurlijk, maar om met elkaar een norm te bepalen, die kan worden vergeleken met de uitvoering van een functie door een medewerker. De norm moet vanzelfsprekend worden gehaald.

Eisen aan inkoop

Als olie verwerkende organisaties belang hebben bij een beheerste levering van producten en diensten van hun leveranciers, dan is het logisch dat dat alleen lukt als de leveranciers van de leveranciers ook foutloos leveren. Dit is een eenvoudig procesmanagementprincipe (ketenmanagement). Als iedere stap in een procesketen 95% performance levert, dan is het eindresultaat na 4 processtappen slechts 80% (= 0,95 x 0,95 x 0,95 x 0,95). De hele keten van leveranciers moet dus onderworpen worden aan de spelregels voor procesbeheersing en niet slechts u eigen organisatie. Dat begint met goede evaluaties van uw leveranciers en selectieprocedures. Daarom stelt de norm diverse extra eisen aan de inkoopprocessen.

Eisen aan preventie

Het voorkomen van faalkosten of verspillingen is belangrijker dan ze eerst maken en dan achteraf wegnemen. Men wil in de olie-industrie beheerste processen, een stabiele output en geen vervelende verrassingen. De norm stelt daarom meer eisen dan ISO 9001 aan het nemen van preventieve maatregelen. Feitelijk zou een norm dat niet hoeven doen, want het is een open deur. Bedrijfseconomisch gezien zijn preventieve maatregelen in de regel gunstiger dan correctieve maatregelen. Managers weten dat en het is hun dagelijks werk om systemen/technieken te ontwikkelen en te implementeren, zoals bijvoorbeeld 5S, om het rendement van hun organisatie te verbeteren door de 8 wastes (lean) weg te nemen.

Eisen aan analyses

Dit is een goede extra eis. Vele organisaties die met ISO 9001/ISO 29001 werken, beperken zich door processen te definiëren (Plan), ze uit te voeren (Do), te meten (Check) en daarna fouten te corrigeren door processen eventueel aan te passen (Act). Dit klinkt logisch, maar het is geen goede werkwijze. Vooral die laatste stap is niet goed. Het gevolg is dat gestandaardiseerde processen worden aangepast op basis van een enkele afwijking. Uit de statistiek leren we dat processen daarvan niet (!) beter worden beheerst. Integendeel, zelfs minder goed. Het venijn zit in de staart (Act). Doe pas aanpassingen als data goed geanalyseerd zijn over een langere periode.

Hulp bij de uitvoering van metingen en analyses

De norm schrijft daarom voor analyses te maken van de output van processen. Trendanalyses en analyses van de variatie in de output. Feitelijk verwacht ISO 9001 dit ook van organisaties, maar in die norm staat dit onderwerp (helaas) niet zo expliciet omschreven. De norm verwacht dit echter wel degelijk van organisaties en het is als het goed is een belangrijk onderdeel van het certificatieproces. Als u hiervoor de technieken wilt leren, hulp nodig heeft met programma’s als Excel en Minitab om dergelijke analyses uit te voeren, dan kunt u natuurlijk met ons bellen. We helpen u graag verder.

Voer ISO 29001 in en verbeter het rendement van uw organisatie

Terug naar het begin. Het gaat de norm er niet om documenten en beschrijvingen te maken, maar om beheersing van processen: prestaties leveren in overeenstemming met wat de klant verwacht. U maakt thuis ook geen schriftelijke procedure voor het klaarmaken van het avondeten. Ook niet als dat proces niet goed verloopt. Deze norm verwacht geen documenten, maar beheerste processen en daar kunnen we u bij helpen. Door processen te beheersen verlagen de kosten, verbetert de kwaliteit en samen leidt dit tot rendement en klanttevredenheid.

Vul onderstaande contactformulier in en stel ons uw vragen. U kunt natuurlijk ook bellen met 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.