Ga direct naar de inhoud.

duurzaamheid stappenplan
Duurzaamheid integreren in kwaliteitsmanagement

Stappenplan voor certificatie en duurzaamheid

Op welke wijze kan duurzaamheid, sustainability, praktisch worden gemaakt. Dat is eigenlijk niet zo heel moeilijk. Het belangrijk dicht bij huis te blijven en geen losse initiatieven te ontwikkelen of organisatie vreemde activiteiten in huis te halen. Blijf bij de beschreven processen - bijvoorbeeld in het kwaliteitshandboek - en beoordeel waar deze processen eventueel milieubelastend, sociaal onwenselijk of kosten verhogend zijn. Op die punten kan MVO beginnen. MVO praktisch maken en integreren in de organisatie begint bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Dat is immers al in de hele organisatie geïmplementeerd en voldoet aan het principe van continue verbetering.

Eerst een praktisch voorbeeld om te zien hoe het stappenplan werkt. We kiezen het inkoopproces als voorbeeld. In dit proces staat beschreven dat goederen worden ontvangen en gecontroleerd. Hoogst waarschijnlijk ontstaat daar op dat moment in het proces een afvalstroom van karton, hout of plastic. Dan volgen de vragen: Hoe groot is deze afvalstroom? Waar bestaat deze afvalstroom uit? Wat kost de organisatie dit? Nadat de antwoorden zijn gevonden, kan het verbeterproces beginnen. Ander voorbeeld: Er is een proces voor onderhoud van machines. Ontstaat daar mogelijk een afvalstroom? Of gevaarlijke situaties? Wederom: Identificeer de situatie en beschrijf de kenmerken, het volume en de kosten voor zowel de organisatie als de maatschappij. Verbetering van deze processen zorgt zowel voor verlaging van de kosten voor de onderneming als een verminderde milieubelasting; win-win.

Handvatten om met het managementsysteem duurzaamheid te realiseren:

  1. Bepaal het bereik: value flow - welk deel van de organisatie betreft het
  2. Bepaal de stakeholders
  3. Bepaal de Impact Areas - de contactplaatsen met de omgeving
  4. Bepaal de Afvalpiramide - soort en hoeveelheid afval
  5. Bepaal per processtap de bijdrage aan de Impact Areas en de Afvalpiramide - kwalitatief
  6. Bereken per processtap de effecten - kwantitatief
  7. Maak beleid en verbeter de processen
  8. Implementatie per proces
  9. Projectdefinities
  10. Borging in het kwaliteitsmanagementsysteem (PDCA) en certificatie

1. Bepaal het bereik - value flow

Het uiteindelijk doel is natuurlijk duurzaamheid te borgen in het systeem (de organisatie). Het gaat er om de organisatie duurzaam te maken met lange termijn winst met voordeel voor alle stakeholders. Bepaal daartoe eerst het bereik: Dat deel wat de organisatie zelf kan beïnvloeden. Activiteiten die bijvoorbeeld in het buitenland plaatsvinden of buiten de organisatiestructuur kunnen niet of moeilijk worden verbeterd. Maak de ambitie in eerste instantie niet te hoog en houd het realistisch. Eerst successen boeken, daarna kunnen de uitdagingen groter worden gemaakt.

2. Bepaal de stakeholders - belanghebbenden

Stel vast wie - welke groepen - in de samenleving belang hebben bij een gezonde organisatie en die ook op één of andere manier een interactie hebben met de organisatie. Gebruik hiertoe eventueel het INK managementmodel. Voor een school kunnen dat de ouders zijn of de straten rond een schoolgebouw, voor een fabriek de woonwijken in de directe omgeving, of de samenleving in het algemeen als het om serieuze afvalstromen gaat.

3. Bepaal de Impact Areas

Maak aan de hand van het kwaliteitshandboek een overzicht met de momenten/plaatsen, waar de bedrijfsprocessen interactie hebben met de omgeving. Er ontstaat dan een overzicht van de praktische onderwerpen, waar de organisatieprocessen een effect hebben op de benoemde stakeholders. Beperk u niet tot afvalstromen. Ook negatieve sociale en economische effecten kunnen in deze stap worden bepaald. Denk aan de inzet van kinderarbeid door leveranciers, het uitgeven van geld aan milieuonvriendelijke producten of onethische beslissingen.

4. Bepaal de Afvalpiramide

De afvalpiramide is een handig model, waarmee de afvalstromen op verschillende niveaus in kaart kunnen worden gebracht. Met de stappen 1 tot en met 4 is het hele bereik bepaald en zijn de definities vastgelegd. Dit is niet veel werk, maar we kunnen u hierbij helpen. Zo ontstaat een gemeenschappelijke taal, die straks iedere medewerker en manager zal begrijpen. Deze stappen zijn voornamelijk definitiestappen (Plan fase). De ontwikkeling hiervan kan een samenspel zijn van het MT met bijvoorbeeld een projectgroep of de kwaliteitsafdeling.

5. Bepaal per processtap de bijdrage aan de Impact Areas en de Afvalpiramide

Nu wordt bepaald op welke manier de organisatie, lees: de processen, effect hebben op die buitenwereld. Neem de beschreven processen in het kwaliteitshandboek erbij en benoem de soort afvalstromen en hoe ze ontstaan. Benoem ook waar ze eindigen. Het is mogelijk om de hele stroom in kaart te brengen, inclusief de sociale en economische effecten. Bijvoorbeeld onveilige situaties in fabrieken of milieuproblemen door afvalstromen.

6. Bereken per processtap de effecten - kwantitatief

Als stap 5, maar nu worden de benoemde interacties (processen) berekend. Hoe groot is de afvalstroom? Is deze continu of op bepaalde dagen? Hoeveel mensen werken er mee (lees: hoeveel arbeid kost het)? De projectgroep kan dit uitvoeren samen met enkele medewerkers. Zo wordt betrokkenheid gecreëerd en bewustzijn op de werkvloer. Stappen 5 en 6 zijn de Check-fase van de Deming-cirkel. Hierin wordt bepaald waar en hoeveel afval (als voorbeeld) er ontstaat in de Do-fase, tijdens het uitvoeren van de processen.

7. Maak beleid en verbeter de processen

Nu volgt een dubbele stap. Omdat het mogelijk de eerste keer is voor uw organisatie om deze exercitie te doorlopen, zal er ook voor het eerst beleid moeten worden geschreven. Daarin bepalen directie en MT welke onderwerpen de aandacht krijgen, wat het belang is en welke acties de komende 3 jaar de hoogste prioriteiten krijgen. Het is van groot belang dat dit beleid wordt getoetst aan de visie, missie en doelstellingen. Ook voor duurzaamheid geldt dat een organisatie niet alles tegelijkertijd kan aanpakken. Het gaat om slimme gerichte keuzes.

8. Implementatie per proces

Hoe gaat u op praktische wijze om met datgene wat u in de voorgaande stappen heeft bepaald en berekend? Op welke wijze zorgt u er voor dat proceseigenaren eigenaarschap gaan ontwikkelen en dat procedures daadwerkelijk worden verbeteren? Hoe zorgt u er voor dat er een dashboard is, waarop de prestaties van maand tot maand kunnen worden afgelezen? Ook is het de vraag op welke wijze het mogelijk wordt dat medewerkers met suggesties tot verbetering komen en dat het geen opgelegde, top-down verplichting wordt, waar uitvoerende medewerkers geen voeling mee hebben, c.q. ze de verantwoordelijkheid niet voor nemen? De gemakkelijkste manier om dit te bereiken is eenvoudig dit onderwerp parallel te laten lopen aan alle andere onderwerpen, die moeten worden verbeterd. Behandel deze onderwerpen niet anders dan de onderwerpen die bijvoorbeeld vanuit de klachtenprocedure naar voren komen. Sterker, creëer voor duurzaamheid geen aparte vertegenwoordiging, maar borg het in de lijn bij alle andere verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het verminderen van een afvalstroom moet niet méér bijzonder zijn, dan het vereenvoudigen van de administratie of het verlagen van de voorraden.

9. Projectdefinities

Project worden per onderwerp gedefinieerd en uitgevoerd. Soms direct onder de verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd of voorman, soms onder de verantwoordelijkheid van de direct of een apart project team. Houd de projecten eenvoudig, meetbaar en behapbaar, zodat snel resultaten kunnen worden geboekt. Quick wins zijn snel zichtbaar en werken motiverend. Omdat KPI’s en PI’s benoemd zijn, moeten de effecten zichtbaar worden in de prestaties van de processen en dus ook in het dashboard op directieniveau. Zo sluit de cirkel zich en ontstaat er een mechanisme dat niet anders is dan voor alle andere processen: Deming cirkel. U heeft nu voorkomen dat er een tweede handboek is ontstaan of een aparte proceseigenaar voor duurzaamheid/sustainability. De directie kan met hetzelfde dashboard werken en alle managers dus ook.

10. Borging in het kwaliteitsmanagementsysteem (PDCA) en certificatie

Stappen 1 tot en met 4 zijn feitelijk de Plan fase van de Deming cirkel. Stappen 5 en 6 zijn de metingen, de Check-fase. Stappen 7 tot en met 9 zijn het praktisch maken van verbeteringen, de Act-fase. De cirkel is nu rond en kan beginnen met draaien. Duurzaamheid is nu tussen de oren van medewerkers en managers geborgd en onderdeel van de normale, operationele gang van zaken. Ook de instrumenten zijn ontwikkeld en het geheel is meetbaar gemaakt. Nu is het kwaliteitsmanagementsysteem compleet en de PDCA cirkel kan gaan draaien. Deze continue verbetering is certificeerbaar voor alle gangbare kwaliteitsmanagementmodellen, maar belangrijker dan certificatie is de winst, die de onderneming hiermee nu maakt. Met relatief weinig inspanning worden interessante resultaten bereikt. Hiermee wordt voorkomen dat duurzaamheid geld kost (een veel gehoorde uitspraak). De inspanningen/kosten zijn op deze manier altijd minder dan de opbrengsten. Dat betekent dat we hebben bijgedragen aan een betere, meer stabiele toekomst van de organisatie: een bijdrage aan duurzaamheid.

Duurzaamheid is en denkwijze en onderdeel van het managementsysteem

Voordat organisaties aan duurzaamheid (MVO) beginnen, moet eerst het hele primaire proces getekend, geborgd en verbeterd worden volgens de PDCA cirkel. Ook de ondersteunende processen moeten eigenlijk wel meedraaien in dit systeem. Anders gezegd, begin niet aan MVO als niet eerst de andere proceskenmerken goed functioneren en de organisatie in staat is om permanent aan de wensen, eisen en verwachtingen van de klanten te voldoen. Met de uitbreiding van het denken in klanten naar stakeholders is die uitdaging groter geworden. Het draaien van de PDCA cirkel is toch al een uitdaging. Lukt dat wel, dan verdienen de inspanningen zich terug en worden kosten structureel verlaagd en zijn klanten en andere stakeholders tevreden over hun relatie met uw organisatie. We kunnen uw mensen trainen, uitleg geven of ook de uitvoering organiseren.

Wilt u de Checklist MVO ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. Voor vragen kunt u bellen met 088 33 666 66, of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com. We helpen u graag verder.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Duurzaamheid ontwikkelen:

  • Eenvoudig en praktisch
  • Stappenplan
  • Workshop van 1 dagdeel
  • Met gratis format handboek
  • Coaching van leidinggevenden
  • Integraal systeem
  • Klantgerichtheid ontwikkelen
  • Stakeholderanalyse
  • Certificatie
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies