Ga direct naar de inhoud.

ISO 14001:2015 toepassen?

Milieumanagementsysteem met ISO 14001:2015 en certificatie

De kwaliteitsmanagementnormen van ISO zijn continu in ontwikkeling. ISO 14001 en ISO 9001 zijn nu gesynchroniseerd, hetgeen betekent dat de inhoudsopgaven van beide normen en de procesmanagementprincipes gelijk zijn geworden. Dat is handig. Ze kunnen nu makkelijk worden geïntegreerd tot één managementsysteem en één kwaliteitshandboek. Wat zijn de vernieuwingen van de norm ISO 14001:2015?

De oude norm ISO 14001:2004 is vervangen door ISO 14001:2015. Als u uw organisatie wilt certificeren voor ISO 14001, dan gebeurt dat volgens de nieuwe versie. Dat heeft voordelen ten opzichte van het oude model. We zetten de voordelen voor u op een rij en geven per onderdeel tips voor de uitvoering.

De kracht van de nieuwe norm ISO 14001:2015 voor een milieumanagementsysteem:

  1. High Level Structure (HLS) van toepassing
  2. Risicomanagement als opvolging van preventieve maatregelen
  3. Stakeholderanalyses om de omgeving in beeld te brengen
  4. Verzwaarde rol van directie en management
  5. Milieumanagement buiten de organisatie
  6. Leiderschap geeft input aan het milieumanagementsysteem
  7. Maak een planning om de doelstellingen te realiseren
  8. Maak een geïntegreerd kwaliteitshandboek - managementsysteem - voor de organisatie als geheel

1. High Level Structure (HLS) van toepassing

De hoofdstukindeling is aangepast en die is nu zo dat de logica van procesmanagement is vormgegeven. Nadat doelstellingen, leiderschap, planning en ondersteunende processen zijn vormgegeven, volgt de uitvoering van het primaire proces, het meten van de resultaten van die processen en de verbetering van processen. Deze structuur is ook gemaakt voor ISO 9001 en andere ISO normen, zoals ISO 27001. Deze standaardisatie maakt het werken met de normen veel eenvoudiger. Tip: Maak een eigen organisatie en managementstructuur, waar ISO 14001 op wordt toegepast. Zorg voor integratie met ISO 9001 en andere normen, waarbij ISO 9001 de kapstok is. Uw organisatie is leidend, niet de norm. De norm is slechts een referentiekader. Bij ons krijgt u gratis een compleet uitgewerkt format van een kwaliteitshandboek, waarin de norm ISO 14001 is uitgewerkt.

2. Risicomanagement als opvolging van preventieve maatregelen

De norm bevatte voorheen de verplichting een procedure te hebben voor preventieve maatregelen. Dat is een procedure voor het bedenken en benoemen van maatregelen voor procesbeheersing voordat iets in een proces verkeerd gaat. Dit wat lastige begrip is nu vervangen door risicomanagement. Kies voor de uitvoering van een risicoanalyse een handige techniek en pas die minimaal jaarlijks toe. De uitkomsten gaan naar de management review. Tip: stel een team samen - bijvoorbeeld het management team - en maak met elkaar een risicoanalyse.

3. Stakeholderanalyses om de omgeving in beeld te brengen

Voorheen werd in de norm alleen over milieu en wetgever gesproken, maar de nieuwe norm spreekt over stakeholders, belanghebbenden. Daarmee vraagt de norm aan uw organisatie een bredere scope te ontwikkelen dan alleen die van uw organisatie en het milieu of de wetgever. Het gaat om de rol van uw organisatie in de samenleving en de economie in het algemeen. Wat is haar positie en welke interacties zijn er? Daarmee is de nieuwe norm ISO 14001:2015 opgeschoven naar de denkwijze zoals die ook in het INK managementmodel of binnen Kaizen wordt toegepast en tegenwoordig ook zoals ISO 9001:2015. Ook die norm vraagt integraal te denken en de stakeholders te benoemen en de relatie te analyseren. Tip: Breng de stakeholders in kaart en bepaal de relatie met uw organisatie op basis van milieuvraagstukken.

4. Verzwaarde rol van directie en management

Bij kwaliteitsmanagement c.q. milieumanagement is de afgelopen 30 jaar een bijzonder fenomeen opgetreden. Veel verantwoordelijkheden zijn verplaatst naar de kwaliteitsmanager of milieumanager. Deze functionarissen hebben dan wel het woord manager in hun functienaam, de werkelijkheid is dat ze geen bevoegdheden hebben om in de operationele processen aanpassingen te doen. Ze zijn geen manager van bijvoorbeeld een productieproces. Ze kunnen wel onderzoeken, meten, analyseren en rapporteren, maar geen veranderingen in processen doorvoeren. Dat privilege ligt bij de lijnmanager als proceseigenaar van een operationeel proces. De norm heeft dit onderkend en daarom is de verantwoordelijkheid voor de beheersing van processen ten aanzien van milieuvraagstukken weer terug naar het lijnmanagement. Tip: Onderzoek de operationele processen stap voor stap  en bepaal waar milieubelastende gebeurtenissen plaatsvinden. Rapporteer hierover aan het lijnmanagement en stel doelen. Als u wilt, kunnen onze adviseurs hierbij helpen.

5. Milieumanagement buiten de organisatie

Met de toevoeging van de stakeholderanalyse is al duidelijk dat gevraagd wordt op en bredere, integrale manier naar de eigen verantwoordelijkheden van de organisatie te kijken. Hoewel het milieumanagementsysteem en het ISO 14001 certificaat strikt genomen van toepassing zijn op uw organisatie, dient het management ook rekening te houden met processen buiten de organisatie. Denk aan transport, samenwerking met leveranciers of de rol van de organisatie in de samenleving. Populair gezegd mag het management niet meer blind zijn voor datgene wat zich buiten de organisatie afspeelt, zeker niet voor uitbesteed werk. Tip: Definieer die aspecten of processen buiten de organisatie, maar wel gerelateerd aan de organisatie, zoals uitbesteed werk, die invloed hebben op het milieu.

6. Leiderschap geeft input aan het milieumanagementsysteem

De eerder genoemde verzwaarde rol van het management concentreert zich ook op de directie. De directie moet niet alleen verantwoordelijkheid nemen, maar ook specifiek beleid formuleren en kwantitatieve doelen stellen. Dat beleid en die doelen moeten uitgeschreven zijn en de inhoud moet bekend zijn bij het management. Niet onlogisch. Dit is gewoon policy deployment: Het overbrengen van de strategie van de directie naar degene die de strategie moeten uitvoeren. Onderdeel van die strategie is natuurlijk de wijze waarop met milieuonderwerpen wordt omgegaan en wat daarin doelen zijn. Neem de directie hierin niet de leiding, dan zal niemand dat doen. Tip: Schrijf een milieuparagraaf in het business plan van de organisatie. Koppel hieraan doelen en maak die doelen onderdeel van de verantwoordelijkheid van managers. De kwaliteitsmanager of milieumanager zal uiteraard ondersteunen met metingen, analyses en audits. Overigens is ook de rol van directievertegenwoordiger weg uit de nieuwe norm (als functie). De taken en verantwoordelijkheden van die functionaris echter niet, maar die kunnen nu onder de managers worden verdeeld.

7. Maak een planning om de doelstellingen te realiseren

De nieuwe norm ISO 14001:2015 besteedt een heel apart hoofdstuk aan planning en het realiseren van doelstellingen. Het gaat er om dat nadat de doelen zijn geformuleerd, er een structurele werkwijze ontstaat om die doelen te realiseren. Bijvoorbeeld: Het doel om komende jaar 10% energiekosten te reduceren, is een prima doel. Echter, alleen het opschrijven van dat doel leidt nog niet tot realisatie. Er moet iets gebeuren en niet alleen op de laatste dag van het jaar. Tip: Bepaal eerst welke milieuwetgeving op uw organisatie van toepassing is. Dat is het minimale niveau. Formuleer dan daarbij de eigen doelstellingen en maak een plan van aanpak en een planning. Dat is de voeding voor het milieumanagementsysteem. Bij de management review of directiebeoordeling moeten de doelen worden geëvalueerd met behulp van prestatie indicatoren.

8. Maak een geïntegreerd kwaliteitshandboek - managementsysteem - voor de organisatie als geheel

Ten opzichte van de oude norm is het woord handboek nu weggelaten. Er is niet meer een milieumanagementhandboek nodig. Er is meer vrijheid ontstaan in de manier waarop documentatie wordt georganiseerd. Bijvoorbeeld in procedures of andere hulpmiddelen. Nu is het wel zo dat een goed functionerende organisatie altijd wel een kwaliteitshandboek heeft. Niet als doel op zichzelf, maar als hulpmiddel voor afspraken, definities en om te gebruiken bij procesproblemen. Tip: Het is handig om een kwaliteitshandboek te hebben, maar integreer de aspecten voor ISO 14001 dan wel het milieu daar dan in. Zo'n handboek kunt u van ons krijgen bij de Workshop ISO 9001:2015.

Ontwikkel het milieumanagementsysteem met het kwaliteitsmanagementsysteem

Het is niet handig om telkens gefragmenteerd naar uw organisatie te kijken. Eerst door de bril van veiligheid, dan weer door de bril van milieu, later weer door informatie of welk ander perspectief dan ook. Er is maar één organisatie en dus ook maar één managementsysteem. Dat ene managementsysteem moet in staat zijn alle processen te beheersen en te verbeteren. Soms door afval te reduceren, dan weer door informatie te beveiligen of door de producten aan te passen aan de wensen van de klanten. Denk integraal en beheers alle processen op dezelfde manier. Als dat lukt, ontstaat geen bureaucratie, maar operational excellence.

Wilt u de Checklist ISO 14001 ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in en u ontvangt de checklist kosteloos. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

ISO 14001:2015 certificatie:

  • Workshop ISO 14001 van 1 dagdeel
  • Met gratis format handboek
  • Integratie in het managementsysteem
  • Reductie van kosten met 10%
  • Certificatie ISO 14001
  • Certificatie voor aanbestedingen
  • Bewustwording en innovatie
  • Continue verbetering van processen
  • Management trainen in stakeholderdenken
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies