Ga direct naar de inhoud.

Management review schrijven

De tips voor het maken van de management review

De management review of directiebeoordeling is een evaluatie van de directie over de organisatie en het besturingssysteem van de organisatie, ook wel managementsysteem of kwaliteitsmanagementsysteem genoemd. Het gaat dus om twee perspectieven: (1) de feitelijke prestaties en (2) de werking van procedures. In dit artikel nemen we u mee in de uitvoering van de management review en geven we tips en hulpmiddelen.

Tips en richtlijnen voor het maken van de management review of directiebeoordeling

Het schrijven van het document mag niet veel meer tijd kosten dan zo'n twee uur. Het verzamelen van de informatie om de review mee te maken, kost soms wat meer tijd. Het is een doel op zichzelf om de tijd die het kost om informatie te verzamelen terug te dringen. Dit mag niet langer dan 2 uur duren. Informatie kan slim worden opgeslagen en snel beschikbaar worden gesteld. De evaluatie van de informatie met het managementteam kost wel meer tijd. Gemiddeld zo'n 8 uur. Deze tijd kan overigens ook verdeeld worden over het hele jaar door bijvoorbeeld de leveranciersevaluatie in januari te doen en de evaluatie van klachten en afwijkingen een keer per twee maanden. De uitkomsten van processen kunnen op verschillende momenten in het jaar voor het management beschikbaar worden gesteld. Evalueren, analyseren en besluiten nemen is de kerntaak van het management en daarom mag dit best tijd kosten. Er volgen namelijk belangrijke besluiten en acties uit de review. 

Voorbereiding en uitvoering van de management review of directiebeoordeling

We onderscheiden twee type evaluaties tijdens de review: de processen en de output van de processen. Bijvoorbeeld: Wat is het resultaat van het verkoopproces? Bijvoorbeeld 20 miljoen euro omzet met 10% marge met producten x, y en z in de landen A, B en C. De volgende evaluatie is die van het proces zelf. Hoe efficiënt verliep het verkoopproces? Hoeveel offertes waren nodig? Hoeveel arbeidstijd? Wat is de kwaliteit van de klantendatabase? Zo zijn er allerlei vragen te stellen over de manier waarop het proces is uitgevoerd. Deze twee evaluatie kunnen van alle onderwerpen en alle processen worden gemaakt. Lees verder over de opbouw van de management review:

  1. De verplichte evaluatie onderwerpen van de norm ISO 9001
  2. Evaluatie beschrijven: de tips en aanwijzingen
  3. De integratie van kwaliteitsnormen met ISO 9001
  4. Verbetering van processen en de management review

1. De verplichte evaluatie onderwerpen van de norm ISO 9001

De kwaliteitsnorm ISO 9001 beschrijft in paragraaf 9.3.2 welke onderwerpen minimaal moeten worden geëvalueerd. Dit zijn vrij vertaald:

  1. De status van acties uit voorgaande management reviews
  2. Belangrijke interne of externe wijzigingen die van invloed zijn op de organisatie en het managementsysteem
  3. De manier waarop het managementsysteem heeft gefunctioneerd, met minimaal de onderwerpen:
    1. Klanttevredenheid
    2. Kwaliteitsdoelstellingen
    3. Voldoen aan producteisen
    4. Afwijkingen en corrigerende maatregelen
    5. Resultaten van metingen
    6. Auditresultaten
    7. Prestaties van leveranciers
  4. De middelen die zijn ingezet
  5. De opgepakte acties voor reductie van risico's of het gebruiken van kansen
  6. Kansen voor verbetering van processen of de organisatie

Deze onderwerpen zijn verplicht volgens ISO 9001. De volgorde of de vorm waarin u de evaluatie doet, kunt u zelf kiezen. Het formulier dat we hiervoor voor u hebben klaarliggen, bevat alle onderwerpen.  

2. Evaluatie beschrijven: de tips en aanwijzingen

Het formulier is dus beschikbaar, dat is niet moeilijk. Lastiger is het de evaluatie goed te maken. Daarvoor adviseren we u samen te werken met één van onze adviseurs. Het is niet de bedoeling allerlei beschrijvingen te maken. Om bij het eerder genoemde voorbeeld van het verkoopproces te blijven, het is niet nodig een beschrijving te maken van datgene wat afgelopen jaar is gebeurd. Het volstaat de kwantitatieve doelen te vergelijken met de gerealiseerde omzet. Dus: doel 10M, realisatie 10,5M. Vervolgens verklaart u waardoor de omzet mee dan wel tegen viel. U maakt de analyse en bepaalt de verbeteracties voor het volgende jaar. Een ander voorbeeld is de evaluatie van procedure auditing. De eerste stap is te evalueren of de procedure goed is verlopen: Zijn de audits allemaal en op tijd uitgevoerd? De tweede stap is natuurlijk de vraag of de uitkomsten van de audits van voldoende kwaliteit waren? Wat staat er in de auditverslagen? Is die informatie goed, bruikbaar en accuraat? Ook hier dus weer een evaluatie van de procedure en de uitkomst. Maak ook hier de evaluatie kwantitatief en niet beschrijvend.

3. De integratie van kwaliteitsnormen met ISO 9001

De management review of directiebeoordeling komt in allerlei kwaliteitsnormen terug. ISO 9001 is er maar één, maar ook ISO 27001, ISO 14001, ISO 13485 en allerlei andere normen eisen de uitvoering van een management review. Het is praktisch en slim om de reviews te combineren. Dan ontstaat één document met alle informatie en evaluaties. Het format dat we voor u hebben klaarliggen, is daarin al voorzien. U kunt het formulier uitbreiden of vereenvoudigen zoals u het zelf wenst.

4. Verbetering van processen en de management review

De management review leidt tot conclusies en acties. Die komen op een actielijst voor het komende jaar. Dit zijn acties om processen te verbeteren. Als bijvoorbeeld de auditprocedure niet heeft geleidt tot auditverslagen met duidelijke waarnemingen en conclusies, dan moet de auditprocedure worden verbeterd, anders is het een dure kostenpost, die geen waarde toevoegt. Dat is ook gelijk de centrale vraag voor de management review: heeft een proces/procedure waarde? Wat is de uitkomst en is die van waarde voor uw organisatie? Zo niet, dan is ingrijpen noodzakelijk. Vanuit de management review volgt deze conclusie over waardecreatie van processen, waarna de processen worden verbeterd. Voorkom dat in een organisatie processen functioneren, die geen waarde creëren. Dit zijn onnodige kostenposten, die moeten worden verbeterd. Overleg hierover met één van onze adviseurs.

Management review of directiebeoordeling uitvoeren en slim administreren

Voorkom dat u uitgebreide beschrijvingen maakt. We zien soms directiebeoordelingen van wel drie of meer pagina's. Is dat bij u ook het geval? Neem dan direct contact met ons op. De werkwijze kost uw organisatie, lees uw collega's of uzelf, dan teveel tijd en de uitkomst is in veel gevallen nauwelijks geschikt om mee verder te werken. De tijd voor het maken van een review zit niet in het schrijven van het document, maar in het gesprek met elkaar over de waarde en de uitkomsten van processen. Daarna volgen de verbeteringen. 

Wilt u het gratis format van de management review ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook met ons bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com, als u hulp nodig heeft van een adviseur.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Management review maken:

  • Formulieren beschikbaar
  • Voorbereidingen met adviseur
  • Kwantitatieve benadering
  • Goede evaluaties en conclusies
  • Snelle analyses
  • Continue verbetering
  • Daadkracht en besluitvorming
  • Certificatie ISO 9001
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies