Ga direct naar de inhoud.

iso 9001 jaarplanning
Welke mijlpalen bepaalt de directie per jaar?

ISO 9001 planning: De jaarplanning bepaalt het ritme van de organisatie

Hoe zorgen directieteams er voor dat hun organisatie op een gecontroleerde manier, stap voor stap, in de juiste richting beweegt? Hoe weten we überhaupt of de organisatie wel in de juiste richting gaat en niet afdwaalt of stilvalt in haar ontwikkeling? Daartoe zetten we allerlei instrumenten in en als we dat goed willen doen, zullen we ze moeten plannen.

Die planning is de jaarplanning of zelfs strategische planning, die leiden is voor het management team. Deze zorgt voor duidelijkheid en tempo.

Eén van de belangrijkste taken van een directie is het aanbrengen van een besturingscyclus. Zo’n cyclus helpt ons om recht op onze doelen af te gaan en te kunnen meten of we vooruitgang boeken richting die doelen. Dus als het doel zou zijn 10% kosten te sparen, dan willen we per maand weten of dat doel wordt bereikt.

Besturen gebeurt systematisch en vereist een vast tempo

Een voorbeeld van zo’n cyclus is dat ieder jaar een begroting wordt gemaakt en aan het einde van het jaar wordt geanalyseerd wat de resultaten zijn geweest. Deze cyclus herhaalt zich ieder jaar weer. We leren zo of de (financiële) prestaties verbeteren en of processen beheerst verlopen. Die cyclus wordt weer opgeknipt in kleinere cycli per kwartaal of per maand. Iedere maand wordt financieel afgesloten en de resultaten worden beoordeeld.

Deze financiële cyclus zijn we gewend, mede omdat deze ons door de wetgever wordt opgelegd. Opgelegd of niet, deze routine is cruciaal om een organisatie te besturen. Zonder die informatie kunnen we de eindresultaten niet beoordelen. Dat zou zijn als auto rijden met een blinddoek voor. Echter, bovenstaande voorbeeld is maar één onderdeel van de hele bestuurscyclus. Er zijn meerdere cycli nodig om organisaties te kunnen besturen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Klanttevredenheid.
  • Risicoanalyse.
  • Stakeholder analyse.
  • Functionerings- en beoordelingsgesprekken.
  • Beleidscyclus, managementplanning.
  • Medewerkerstevredenheid.
  • Klachtenanalyse.
  • Audits.
  • Operationele KPI’s.
  • De balanced scorecard.
  • Investeringen.

Zo zijn er diverse grotere en kleinere cycli, die er voor moeten zorgen dat we telkens inzicht hebben in de prestaties, die we vervolgens vergelijken met wat we wilden bereiken. Daarop volgend nemen we dan (verbeter)maatregelen.

Jaarplanning is leidend voor de managementagenda

Om die reden schrijft ISO 9001 voor dat een organisatie die cycli plant. Er moet een vast ritme zijn, een routine, die moet voorkomen dat we deze processen van het verzamelen van informatie aan het toeval over laten. Om te beginnen stellen we daarom eerst aan de directeur/bestuurder de vraag wat er nodig is om de organisatie te besturen. Welke informatie willen we als directie per maand, per kwartaal of per jaar hebben? Uiteraard de financiële prestaties, maar wat nog meer?

Vervolgens stellen we diezelfde vraag ook aan de managers en/of de afdelingshoofden. Ook zij willen informatie hebben om te kunnen beoordelen, of ze bijvoorbeeld binnen budget blijven, of hoeveel fouten er worden gemaakt. Middels audits, faalkostenanalyses, functioneringsgesprekken, klachtenanalyses en andere technieken, vormen zij zich een beeld van de prestaties van hun afdeling, of proces.

Op basis van deze behoeften kunnen de meetcycli worden gepland en ingericht. Dat noemt ISO 9001 de kwaliteitsplanning of jaarplanning. Via onderstaand formulier kunt u een voorbeeld kwaliteitsplanning opvragen. Dit is het topdocument, dat alleen aangeeft in welke maanden, welke informatie wordt verzameld. De vorm, frequentie en inhoud kunt u naar eigen inzicht aanpassen.

Niet alle procedures volgen een even vast ritme als de financiële administratie. Denk aan de audits. Een manager kan op ieder gewenst moment de kwaliteitsafdeling verzoeken een audit uit te voeren, of aan HRM vragen een onderzoek te doen. Het is desalniettemin verstandig audits een plek in de planning te geven, zodat ze in ieder geval niet worden vergeten en er een meetprocedure is.

Beheersing van processen vraagt goede besluitvorming

Omdat de directie verantwoordelijk is voor het besturen van de organisatie, is het haar taak deze planning vorm te geven en te implementeren. De directie ziet er maandelijks en jaarlijks op toe dat de planning wordt uitgevoerd. Dat kan zij doen in aparte management reviews, of in reguliere management team vergaderingen.

Dat wil niet zeggen, dat de directie er dagelijks op een praktische manier mee bezig is. Integendeel. Veel van de werkzaamheden worden gedelegeerd naar stafafdelingen, zoals Kwaliteitsmanagement, HRM en Financial Control. Zij verzamelen data, doen berekeningen en voeren gesprekken. De beoordeling van de resultaten gebeurt natuurlijk weer wel door de directie.

Teveel informatie in het jaarplan is niet goed, te weinig ook niet

De moeilijkheid van deze planning is de balans te vinden tussen voldoende informatie presenteren, versus teveel of te weinig informatie verzamelen. Bekende negatieve voorbeelden zijn de te dikke financiële managementrapportages. Deze zijn zo dik, dat enerzijds het gewoon teveel arbeidstijd kost om ze te maken (en te lezen) en anderzijds maken ze het financiële beeld niet helderder.

Een ander negatief voorbeeld is de audit. Deze wordt vaak met checklists of vragenlijsten doorlopen, waardoor er helemaal geen duidelijke of nieuwe informatie wordt verkregen. Dit heet bureaucratie. Een audit hoort nieuwe en interessante informatie op te leveren, waardoor we iets leren over het functioneren van de organisatie.

Te weinig informatie is natuurlijk ook niet goed. Dan loopt een organisatie direct risico’s. We zien dat nogal eens bij de klanttevredenheid. Veel organisaties hebben toch niet een goed scherp beeld van de mening van haar klanten over de geleverde prestaties. Feiten en gevoelens liggen nogal eens uit elkaar op dit onderwerp. Soms zijn we zelf heel tevreden over onze prestaties, maar de klant geeft slechts een zeven. Dat betekent dat u zelf misschien wel een goed gevoel heeft, maar dat de klant met een zeven nog geen fan van uw organisatie is. Hij kan een volgende keer gewoon naar de concurrent gaan.

De jaarplanning zorgt voor ritme, kwaliteit en diepgang en voorkomt haastwerk

Kortom, het beheersen van de jaarplanning, met alle activiteiten die daar achter zitten, is nog wel een kunst. Uw adviseur kan u daarbij helpen en er voor zorgen dat u precies de juiste informatie krijgt op het juiste moment. Het maken van een jaarplanning is nog niet eens het moeilijkste. Het is een kwestie van even goed nadenken. Het implementeren is lastiger.

Maak met de adviseur een goede kwaliteitsplanning, dan doorloopt u de certificatie audit zeker met goed gevolg. Vraag via onderstaande formulier het voorbeeld van de jaarplanning aan. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com voor meer informatie.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Eenvoudig en praktisch
  • Workshop van 1 dagdeel
  • Met gratis format handboek
  • Coaching van leidinggevenden
  • Integraal systeem
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?