Gebruik een jaarplanning voor organisatieverbeteringen

Hoe zorgen managementteams voor een systematisch en doelgericht proces van verbetering? Daar is een planning voor nodig. Die planning is de jaarplanning of zelfs strategische planning. Deze planning wordt door de directie vastgesteld en is leidend voor het management team. De planning zorgt voor duidelijkheid en tempo in de organisatieverbeteringen.

Eén van de belangrijkste taken van een directie is het aanbrengen van een besturingscyclus. Zo’n cyclus helpt het management team om recht op de doelen af te gaan en te kunnen meten of vooruitgang wordt geboekt richting die doelen. Dus als het doel zou zijn 10% kosten te sparen, dan wilt u per maand weten of dat doel ook wordt bereikt. Dat betekent dat op de jaaragenda zowel een vaste frequentie staat voor rapportages en een frequentie voor de uitvoering van het beleid.

Besturen gebeurt systematisch en vereist een vast tempo

Een voorbeeld van zo’n cyclus is dat ieder jaar een begroting wordt gemaakt en aan het einde van het jaar wordt geanalyseerd wat de resultaten zijn geweest. Deze cyclus herhaalt zich ieder jaar weer. Die cyclus wordt weer opgeknipt in kleinere cycli per kwartaal of per maand. Iedere maand wordt financieel afgesloten en de resultaten worden beoordeeld. Deze financiële cyclus is bekend, mede omdat deze door de wetgever is opgelegd. Opgelegd of niet, deze routine is cruciaal om een organisatie te besturen. Zonder die informatie kan het management de eindresultaten niet beoordelen. Dit voorbeeld is maar één onderdeel van de hele bestuurscyclus. Er zijn meerdere cycli nodig om organisaties te besturen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Klanttevredenheid
  • Risicoanalyse
  • Stakeholder analyse
  • Functionerings- en beoordelingsgesprekken
  • Beleidscyclus, managementplanning
  • Medewerkerstevredenheid
  • Klachtenanalyse
  • Audits
  • Operationele KPI’s
  • De balanced scorecard
  • Investeringen

Diverse grotere en kleinere cycli zorgen voor continu inzicht in de prestaties, die worden vergeleken met de doelstellingen. Daarna volgen de (verbeter)maatregelen of beleidsaanpassing.

Jaarplanning is leidend voor de managementagenda

ISO 9001 schrijft voor dat een organisatie de cycli plant. Een vast ritme, een routine, moet voorkomen dat processen voor het verzamelen van informatie aan het toeval wordt overgelaten. De eerste vraag is daarom aan de directie/bestuurder: wat is er nodig om de organisatie te besturen? Welke informatie willen de directie en het management per maand, per kwartaal of per jaar zien? Uiteraard de financiële prestaties, maar wat nog meer? Die informatie komt naar voren via audits, faalkostenanalyses, functioneringsgesprekken, klachtenanalyses en andere technieken. Op basis van de informatiebehoeften kunnen de meetcycli worden gepland en ingericht. Dat noemt ISO 9001 de kwaliteitsplanning of jaarplanning. Via onderstaand formulier kunt u een voorbeeld kwaliteitsplanning opvragen. Dit is het topdocument, dat alleen aangeeft in welke maanden, welke informatie wordt verzameld. De vorm, frequentie en inhoud kunt u naar eigen inzicht aanpassen.

Beheersing van processen vraagt goede besluitvorming

Omdat de directie verantwoordelijk is voor het besturen van de organisatie, is het haar taak deze planning vorm te geven en te implementeren. De directie ziet er maandelijks en jaarlijks op toe dat de planning wordt uitgevoerd. Dat kan zij doen in aparte management reviews, of in reguliere management team vergaderingen. Dat wil niet zeggen, dat de directie er dagelijks op een praktische manier mee bezig is. Integendeel. Veel van de werkzaamheden worden gedelegeerd naar stafafdelingen, zoals Kwaliteitsmanagement, HRM en Financial Control. Zij verzamelen data, doen berekeningen en voeren gesprekken. De beoordeling van de resultaten gebeurt natuurlijk weer wel door de directie en het management team.

Teveel informatie in het jaarplan is niet goed, te weinig ook niet

De moeilijkheid van deze planning is de balans te vinden tussen voldoende informatie presenteren, versus teveel of te weinig informatie verzamelen. Bekende negatieve voorbeelden zijn de te dikke financiële managementrapportages. Deze zijn zo dik, dat enerzijds het gewoon teveel arbeidstijd kost om ze te maken (en te lezen) en anderzijds maken ze het financiële beeld niet helderder. Een ander negatief voorbeeld is de audit. Deze wordt vaak met checklists of vragenlijsten doorlopen, waardoor er helemaal geen duidelijke of nieuwe informatie wordt verkregen. Dit heet bureaucratie. Een audit hoort nieuwe en interessante informatie op te leveren, waardoor we iets leren over het functioneren van de organisatie.

Te weinig informatie is natuurlijk ook niet goed. Dan loopt een organisatie direct risico’s. We zien dat nogal eens bij de klanttevredenheid. Veel organisaties hebben toch niet een goed scherp beeld van de mening van haar klanten over de geleverde prestaties. Feiten en gevoelens liggen nogal eens uit elkaar op dit onderwerp. Soms zijn organisaties zelf heel tevreden over hun prestaties, maar de klant geeft slechts een zeven. Voorkom dat soort situaties en meet de werkelijkheid.

De jaarplanning zorgt voor ritme, kwaliteit en diepgang en voorkomt haastwerk

Het beheersen van de jaarplanning, met alle activiteiten die daar achter zitten, is nog wel een kunst. Onze adviseurs kunnen u daarbij helpen en er voor zorgen dat u precies de juiste informatie krijgt op het juiste moment. Het maken van een jaarplanning is nog niet eens het moeilijkste. Het is een kwestie van even goed nadenken. Het implementeren is lastiger.

Vraag via onderstaande formulier de ISO 9001 Checklist aan. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com voor meer informatie.

consultancy data analyse advies

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Lerende organisatie continue verbetering verbeterteam six sigma

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

checklist lean 5s

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

Kwaliteitsmanagement 5S Lean

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vraag

Vul het formulier in en stel uw vragen.

ISO 9001 Jaarplanning

  • ISO 9001 Certificaat
  • Eenvoudig planning
  • Direct resultaat in de uitvoering
  • Procesbeheersing realiseren
  • Procesverbetering realiseren
  • Kosten reduceren
  • Klanttevredenheid verbeteren
  • Interne organisatie verbeteren
  • Verbeterd rendement
  • Verbeterde productkwaliteit