Ga direct naar de inhoud.

kaizen management
Leiders zorgen voor gemba kaizen

Kaizen Management en de richtlijnen voor leidinggevenden

Kaizen is de managementfilosofie, waarbij ieder bestaand, operationeel proces in de organisatie continu met kleine stapjes en in hoog tempo wordt aangepast, zodat de output beheerst is, dan wel wordt verbeterd. Dit wordt Kaizen Management genoemd. Om tot die status van continue verbetering te komen is een managementsysteem nodig en een specifieke vorm van leiderschap, die zich het beste laat vertalen als coachend leiderschap. De leiders coachen en de operators verbeteren. Deze managementstijl heet Kaizen Management.

De leiders in een organisatie zorgen er voor dat operationele medewerkers hun werk kunnen uitvoeren. Leiders zijn voorwaarde scheppend. Ze stellen kaders, geven richting en creëren de omstandigheden waarin anderen zelfstandig(!) kunnen functioneren en excelleren. Kaizen leiders zorgen er dus voor dat operationele medewerkers niet afhankelijk worden van hun instructies, maar dat het systeem onafhankelijk kan functioneren.

Succesvolle leiders passen Kaizen Management toe in de praktijk:

  1. Kaizen managers nemen barrières weg en zorgen voor continuïteit
  2. Kaizen Management leidt tot Operational Excellence in de uitvoering
  3. De leiderschap spelregels voor Kaizen managers

1. Kaizen managers nemen barrières weg en zorgen voor continuïteit

Als een dossier kwijt is, is dat dossier op de werkvloer kwijtgeraakt. Als een frees de uitsparing in de metalen balk 3 mm te ver naar links freest, dan gebeurt dat op de werkvloer, als een patiënt de verkeerde medicijnen krijgt, dan gebeurt dat op de werkvloer. Op de werkvloer - de gemba - wordt gewerkt. Er wordt goed gewerkt en soms worden fouten gemaakt. Leiders zijn te vaak bezig problemen op te lossen, fouten te fixen en instructies te geven. Als u dit beeld herkent in uw eigen organisatie, dan is de organisatie afhankelijk van die leiders en bovendien te duur.

Er ontstaat vaak een top down manier van leidinggeven, die directief, corrigerend en actiegericht is. Sta er eens even een moment bij stil en bedenk hoe onlogisch en kostbaar dat eigenlijk is. Het is veel beter als operationele medewerkers, die verstand hebben van hun vak, gewoon door kunnen werken. Ze mogen niet worden opgehouden, omdat onderdelen er niet zijn, niet duidelijk is welk werk eerst moet worden gemaakt of ze niet weten hoe een product moet worden gemaakt. Managers organiseren het systeem, zodat een continuous flow van waarde toevoeging ontstaat.

2. Kaizen Management leidt tot Operational Excellence in de uitvoering

Managers hebben het gevoel dat ze iets moeten doen, iets moeten regelen, ze voelen zich verantwoordelijk en willen handelen. Dat is begrijpelijk, maar men concentreert zich vaak op de uitvoering van opdrachten, terwijl de aandacht zou moeten gaan naar de vraag hoe het managementsysteem werkt? Wat is de oorzaak van een praktisch probleem? Waarom kan een uitvoerder niet verder? De manager werkt niet aan opdrachten, maar aan het systeem dat er voor zorgt dat die opdrachten kunnen worden gemaakt: Opleiden, borgen, standaardiseren en analyseren.

Denk aan de rol van een voetbalcoach. De voetballers doen het werk, de coach staat op de werkvloer en analyseert. De coach zet de analyse om naar nieuwe trainingsvormen of een betere tactiek, waardoor het team beter presteert. Dat is Operational Excellence. Omdat managers vaak van de werkvloer komen of denken betere antwoorden te hebben, willen ze de antwoorden voor hun collega's invullen. Goed bedoeld, maar zeker niet zinvol. Laat operationele medewerkers zelf nadenken, zich inspannen en samenwerken om de prestaties voor de klanten te verbeteren.

3. De leiderschap spelregels voor Kaizen managers

Hieronder volgen een paar praktische aanwijzingen, die leiders toepassen om succesvol te zijn. Het zijn relatief makkelijke spelregels om te lezen en te begrijpen, maar vooral de uitvoering vraagt training, overtuiging en toewijding.

  • Breng veel tijd door op de gemba, de werkplek. Echter, praat niet, maar observeer! Observeer iedere dag 30 minuten lang. Sta stil in een hoek van de werkplek en observeer met alle zintuigen. Wat gebeurt er? Waar zitten de verspillingen? Waar zitten de vertragingen? Wat zie ik? Wat hoor ik? Wat ruik ik? Wat voel ik? Leiders in Kaizen organisaties hebben de grondhouding te willen begrijpen hoe processen functioneren.
  • Deel de observaties met de medewerkers en laat ze zelf ook die observaties doen. Onderbreek de werkzaamheden één keer per week om de inzichten met elkaar te delen. Speel hierin geen dominante rol, maar faciliteer de groep in haar leerproces. Laat de medewerkers zelf observeren, ervaren en met elkaar van gedachten wisselen over wat ze waarnemen. Zo ontstaat een continu leerproces.
  • Dit soort werksessies, waarbij medewerkers observeren en samenwerken, zijn uitstekende momenten voor leidinggevenden om de groep te observeren. Wat is de groepsdynamiek? Wie doet goede observaties? Hoe worden de oorzaakanalyses gemaakt? Wie is coöperatief en werkt mee? Deze informatie is essentieel voor functioneringsgesprekken en coaching van medewerkers.
  • Start 5S. De methode 5S is bedoeld om de werkplekken te optimaliseren, te standaardiseren en muda (verspillingen) weg te nemen. Het is een combinatie van enerzijds onderhoud plegen en anderzijds processen verbeteren en gedrag ontwikkelen. Geef medewerkers de tijd om te werken aan verbeteringen, maar wel volgens een vaste methode en met duidelijke kaders waar ze binnen moeten blijven.
  • Als er iets fout gaat in de dagelijkse productie, ga dan direct naar de gemba en neem een noodmaatregel. Daarmee is het proces niet verbeterd, maar wordt wel voorkomen dat fouten doorgaan in de organisatie. Neem vervolgens de tijd om samen met de operators een oorzaakanalyse uit te voeren en het proces te verbeteren. Laat ook hierbij de uitvoerders de leiding nemen. Zij zijn de vakmensen.
  • Communiceer het beleid bij herhaling. Vertel de medewerkers onophoudelijk wat de bedoelingen van de organisatie zijn, welke strategie er is gekozen, wie de interne en externe klanten zijn en wat die klanten belangrijk vinden. Dit kost de manager veel van zijn of haar tijd, maar het is nodig. Als mensen niet begrijpen waarom ze hun werk uitvoeren, doen ze het niet alleen regelmatig verkeerd, maar bovendien zijn ze niet gemotiveerd.
  • Neem onophoudelijk barrières weg. Niets is belangrijker dan het wegnemen van die barrières, omdat deze letterlijk de verbetering van de productiviteit, kwaliteit of leverbetrouwbaarheid in de weg staan. Het is bijna de essentie van wat het is om manager te zijn. Ook staan deze barrières het verlagen van de kosten in de weg, omdat fouten zich blijven herhalen als medewerkers niet de tijd krijgen om aanpassingen te doen.
  • Creëer een veilige werkomgeving. Zorg er voor dat medewerkers altijd veilig en comfortabel kunnen werken. Dat verhoogt ook weer de productiviteit en voorkomt productiestoringen. Dit mes snijdt aan twee kanten tegelijkertijd. Productie met ongevallen is geen goede productie. De mensen zijn onderdeel van het systeem en het hele systeem moet foutloos functioneren. Veilig werken hoort daar bij.
  • Creëer zekerheid. Maak duidelijk dat procesverbeteringen niet tot ontslag van mensen leiden. Er mag geen angst in de organisatie komen, want dat is de stop op de PDCA cirkel en de motivatie om beter te presteren! Bovendien, geldt de volgende tegenstelling: Medewerkers, die geleerd hebben zichzelf en de gemba continu te verbeteren, zijn juist zeer waardevol voor de organisatie.

De leiderschap spelregels zijn gebaseerd op coachend leiderschap. Deze spelregels zijn essentieel om een lerende organisatie te ontwikkelen. Deze stijl zorgt voor zelfstandigheid en creativiteit, maar niet voor vrijblijvendheid. Geef richting, kaders en technieken, zodat medewerkers zich professioneel ontwikkelen en processen worden beheerst.

Patagonia helpt bij de implementatie van Kaizen Management

De toepassing van Kaizen vraagt kennis van deze managementmethode en daarna oefening. De theorie is niet moeilijk. Vooral de uitvoering vraagt soms enige aanpassing van zowel de organisatie als het gedrag van leidinggevenden. Wij helpen u daarbij via training en opleiding of via hulp bij de implementatie. In welke fase van ontwikkeling uw organisatie zich ook bevindt, het is altijd goed om met Kaizen te beginnen. Het is een tijdloze, universele methode met sterke grondbeginselen, die overigens door Lean, ISO 9001, INK en andere management methoden zijn overgenomen.

Wilt u meer weten over de leiderschapsstijl en het gebruik van Kaizen? Wilt u de Checklist Kaizen ontvangen? Vul dan onderstaande formulier in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66, of stuur een e-mail: info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Kaizen toepassen in de praktijk:

  • Werken vanuit de wensen van uw klanten
  • Beheersing van processen
  • Continu observeren en leren
  • Coaching van leidinggevenden
  • Snel verbeteren met vele kleine stapjes
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies