Ga direct naar de inhoud.

kaizen
Ligt uw organisatie voor op de concurrentie?

Kaizen - continue verbetering van processen maakt marktleiders

Kaizen betekent in het Japans: continu verbeteren. Daar moet achteraan worden gelezen en gedacht: heel snel en met kleine stapjes. Voor Japanse firma's is het een doel op zichzelf om processen - lees: de uitvoering van het werk - nauwkeurig te observeren, iedere afwijking te zien en deze direct structureel weg te nemen. Lees op deze pagina's hoe Kaizen werkt en vraag via onderstaande formulier de Checklist Kaizen aan om uw organisatie te evalueren.

Centraal staat de houding om klanten te allen tijde correct te beleveren. Die houding zorgt er voor dat Japanse organisaties de bekende PDCA cirkel razendsnel laten ronddraaien. Zonder excuses. Die PDCA cirkel is dezelfde verbetercirkel als in ISO 9001, maar die is binnen Kaizen veel duidelijker weergegeven. Op de hiernavolgende pagina's wordt Kaizen kort toegelicht en u kunt kiezen voor implementatie of een Team Training Kaizen.

Pas Kaizen toe en maak van uw organisatie een marktleider:

  1. Kaizen is een krachtig managementmodel voor continue kwaliteitsverbetering
  2. De rol van het management voor continue verbetering: Kaizen Management
  3. Kaizen gebruikt 8 verspillingen in processen: 8 vormen van muda
  4. Kaizen werkt als alle medewerkers de klanteisen kennen
  5. Stappenplan voor de toepassing van Kaizen
  6. Kaizen is geen innovatie, maar procesverbetering

1. Kaizen is een krachtig managementmodel voor continue kwaliteitsverbetering

Kaizen is een managementmodel, zelfs een managementfilosofie, die de organisatie klantgericht maakt: Muda mag niet voorkomen en alle producten en diensten, die uw organisatie aan klanten levert, moeten precies overeenkomen met de afgesproken specificaties. Niet alleen is dat de manier om klanten tevreden te maken, ook geldt dat iedere afwijking een factor 10 hogere kosten met zich meebrengt dan de situatie waarbij precies het juiste wordt geleverd. Kaizen, dan wel kwaliteitsmanagement, is om die reden mede bepalend voor de concurrentiepositie van een organisatie. 

Japanse firma's redeneerden vroeger omgekeerd: Ze waren te duur en de klanten waren ontevreden over de productkwaliteit! Hoe kan dat? Uit deze vraag werd Kaizen geboren. De interne organisaties bleken te duur ten opzichte van concurrenten en de producten voldeden te weinig aan de verwachtingen van de klanten. Het werd tijd om structureel anders te denken en te werken: de geboorte van Kaizen. Later werden vele andere managementmodellen - denk aan ISO 9001 en INK - gebaseerd op de beginselen van Kaizen. We leggen u deze filosofie in een dagdeel uit.

2. De rol van het management voor continue verbetering: Kaizen Management

De kosten voor de productie moeten laag zijn, terwijl de klant tegelijkertijd precies krijgt wat was afgesproken. Dat lukt als in één keer juist wordt geproduceerd en geleverd. Zonder fouten. Iedere afwijking is namelijk zowel kostenverhogend als slecht voor de kwaliteit en doorlooptijd tegelijkertijd. Daarom moeten muda, mura en muri worden voorkomen. Omdat fouten toch kunnen ontstaan, moet de organisatie procedures hebben om direct in te grijpen, te corrigeren, een oorzaakanalyse uit te voeren om het proces daarna weer stabiel, zonder fouten te laten functioneren.

Dat is een onophoudelijk mechanisme: Een proces is stabiel, er wijkt iets af, daarna weer stabiel maken. Westerse organisaties maken hierin over het algemeen twee belangrijke fouten: (1) het herstel duurt te lang en (2) de root cause analyse wordt niet goed uitgevoerd. Afdelingshoofden, teamleiders en managers kunnen Kaizen Management toepassen om op deze belangrijke onderdelen te verbeteren. Doe de Workshop Root cause analyse en zorg voor een goed en snel mechanisme voor procesbeheersing of lees meer over de rol van leidinggevenden en Kaizen Management.

3. Kaizen gebruikt 8 verspillingen in processen: 8 vormen van muda

De klant wil geen fouten in de bestelde producten of diensten. Logisch, de klant betaalt voor producten en diensten, die voldoen aan de overeengekomen specificaties. Bij organisaties die de Kaizen filosofie toepassen is dat beginsel diepgeworteld in het bewustzijn van alle medewerkers: Klantgericht denken en werken. Dit lijkt zo'n eenvoudig en vanzelfsprekend principe en dat is het eigenlijk ook, maar blijkt het lastig dit in de praktijk te brengen. Toets dit principe eens in uw eigen organisatie met de checklist. Vaak zitten cultuur, gedrag en systemen in de weg.

Alles wat in processen, producten of diensten ook maar enigszins afwijkt van de specificaties wordt non-kwaliteit of muda genoemd. Meer bekende equivalenten zijn waste of verspilling. Taiichi Ohno benoemde 7 activiteiten in processen, die per definitie als muda (verspilling, waste) kunnen worden aangemerkt. Later werd er een 8e vorm aan toegevoegd. Deze 8 vormen van verspilling kunnen direct uit uw organisatie worden verwijderd, waardoor de kosten gegarandeerd dalen. Het is echter de kunst deze vormen van muda te herkennen, omdat mensen aan hun werk gewend zijn.

4. Kaizen werkt als alle medewerkers de klanteisen kennen

De klanteisen bepalen de productspecificaties. Wil iemand een blauwe auto, dan moet de kleur blauw gespecificeerd worden en met de klant overeengekomen worden. Als de specificaties en de verwachtingen niet overeenstemmen, ontstaat waarschijnlijk ontevredenheid bij de klant. De specificaties van die overeengekomen blauwe kleur moeten bij de verkoop-, inkoop-, engineering- en productiemedewerkers bekend zijn en identiek zijn. Gedurende het hele productieproces moet tegen zo laag mogelijke kosten aan die overeengekomen specificaties worden voldaan.

Dit heet klantgerichtheid en daaruit ontstaat klanttevredenheid als correct wordt geleverd. Het doel is te voldoen aan de klanteisen. Nu is het niet moeilijk om één medewerker die specificaties te leren, maar in alle processen moeten alle medewerkers de specificaties kennen. Dat is wel een uitdaging. Bovendien is dit voorbeeld van een blauwe kleur natuurlijk te eenvoudig. Producten moeten voldoen aan een veelheid van specificaties. Lees meer over de klanteisen of volg een interessante Workshop Klantgerichtheid en ervaar de uitdagingen.

5. Stappenplan voor de toepassing van Kaizen

De toepassing van managementmethoden kost tijd. Dat geldt voor alle methoden, maar zeker voor Kaizen. Toch is het mogelijk al heel snel resultaten te boeken. Daarna is het de kunst om in een redelijk tempo, continu volgende stappen te nemen en resultaten te boeken. Probeer niet in een keer volledig te zijn in de toepassing van Kaizen, maar doe het stap voor stap. Iedere fase leidt automatisch tot succesvolle volgende fases, net zo lang tot de hele organisatie in haar volle omvang Kaizen toepast.

We hebben daartoe een globaal stappenplan voor u uitgeschreven. Deze stappen kunnen per organisatie verschillen in vorm en inhoud, maar ze geven een goed beeld. U zult daarbij ervaren, dat van de meeste stappen al onderdelen aanwezig zijn in uw organisatie. Vaak gaat het om verfijning, nieuwe technieken of andere accenten. Vooral gedragsverandering is een belangrijk onderwerp. Daarnaast zijn er allerlei technieken en methoden beschikbaar, die praktisch kunnen worden ingezet en snel tot resultaat leiden. Denk aan kanban, two bin of de identificatie van Muda.

6. Kaizen is geen innovatie, maar procesverbetering

Innovatie leidt meestal niet direct tot een hogere klanttevredenheid. Integendeel zelfs, innovatie leidt aanvankelijk tot kinderziekten, afwijkingen en fouten. Innovatie leidt als het goed is tot nieuwe eindproducten of nieuwe technieken, maar lost de operationele problemen in de processen van vandaag niet op. De klacht van een klant wordt opgelost met het verbeteren van een processtap of met een verbetering in de techniek, communicatie of administratie. Dat is geen innovatie, maar procesverbetering. Dat is een essentieel en belangrijk verschil.

Het verschil is dat procesverbeteringen vandaag snel kunnen worden doorgevoerd, terwijl innovatie leidt tot het gebruik van geheel nieuwe materialen of technieken in de toekomst. Kaizen is effectief op korte termijn, innovatie op (zeer) lange termijn. Kaizen is het werk verbeteren met vele, snelle, kleine stapjes: Elke dag een klein probleem oplossen, waarbij de PDCA cirkel in hoog tempo ronddraait. Elke dag er voor zorgen dat 's avonds de organisatie net iets beter functioneert dan de ochtend ervoor. Dat is Kaizen in de praktijk.

Patagonia helpt Kaizen implementeren in organisaties

De toepassing van Kaizen in uw organisatie is heel inspirerend, omdat de principes zo mooi zijn. We kunnen u in een dagdeel uitleggen wat de inhoud is. De uitdaging is vervolgens de cultuur van de organisatie te veranderen en weg te komen van interne discussies, hiërarchische structuren en verkeerde uitgangspunten. Kaizen biedt de tools en de uitgangspunten voor een meer klantgerichte organisatie, die continu leert, ontwikkelt en verbetert.

Wij helpen u graag bij de groei van uw organisatie. De ontwikkeling van klantgerichtheid en het snel verbeteren van processen. In welke fase de organisatie zich vandaag ook bevindt, we kunnen helpen deze naar de volgende fase te laten groeien en de concurrentiepositie verbeteren. De kosten zullen dalen en de klanten zijn meer tevreden.

Wilt u de Checklist Kaizen ontvangen en uw organisatie toetsen? Vul hieronder dan vrijblijvend uw gegevens in. U kunt natuurlijk ook met ons bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Kaizen helpt uw organisatie:

  • Werken vanuit de wensen van uw klanten
  • Beheersing van processen
  • Continu observeren en leren
  • Coaching van leidinggevenden
  • Verbeter kata en PDCA
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies