Ga direct naar de inhoud.

pdca cirkel
Hoe snel draait bij u de verbetercyclus?

Plan-Do-Check-Act gebruikt om betere niveaus te bereiken

De PDCA cirkel, ook Deming wheel of Deming cirkel genoemd, is een elegant en effectief principe. Het is een logisch mechanisme om processen te beheersen en te verbeteren, zodat producten of diensten volgens de juiste specificaties worden geleverd. Dit principe is daarom een fundamentele bouwsteen van alle kwaliteitsmanagementsystemen en het wordt overal toegepast. Het is de kunst de cirkel snel te laten draaien. Dat valt niet altijd mee, omdat cultuur en gebrek aan metingen de cirkel kunnen stoppen. Dan staat de organisatie stil en verliest de organisatie haar positie.

Een steen is geen proces. Een steen gooien wel. Werk is wel een proces. Een proces geeft een dynamiek aan. Daarom is een werkwoord en een zelfstandig naamwoord nodig. Dus: 'Steen' is geen proces, maar uit een steen een beeld houwen, is wel een proces. Een steen in het water gooien, een steen gebruiken om een muur te maken, dat zijn allemaal processen. Op zo'n proces is de Plan-Do-Check-Act cirkel van toepassing.

pdca cirkel - plan do check act - deming cirkel

We kunnen namelijk van het proces beeldhouwen iets vinden. Namelijk dat het mooi is gedaan of slordig. Dat het snel is gedaan of langzaam. We kunnen:

  1. Van te voren bedenken wat we willen bereiken en de werkwijze vaststellen - Plan
  2. Het werk uitvoeren - Do
  3. Aan het einde van het werk toetsen of het is gelukt zoals bedoeld - Check
  4. Het proces bijstellen voor een volgend beeld - Act

Een proces is eigenlijk een algemeen woord voor werk - een uitvoering, een dynamiek - en om dat werk te beheersen en te verbeteren is de PDCA cirkel de beste aanpak. Daarom bevatten kwaliteitssystemen als ISO 9001 dit principe. Dat heeft te maken met het feit dat de uitkomst van het werk nooit identiek is. Er zit altijd variatie in een proces.

Een voorbeeld van de werking van de Deming cirkel

Het is zomer en we gaan op vakantie. Velen gaan met de auto naar Zuid Frankrijk of Spanje. Het zit ons bijna in de genen. We zullen er eens naar kijken door de bril van kwaliteitsmanagement. We gaan de PDCA cyclus van Deming volgen. U zult zien hoe eenvoudig dat is.

Prestatienorm vaststellen omdat een referentiekader nodig is

Meestal begint de reis naar de gekozen vakantiebestemming (prestatie, norm) met een belangrijke handeling. Een handeling waar de hele familie de bestuurder collectief aan helpt herinneren, namelijk het op nul zetten van de kilometerteller, want we willen natuurlijk precies weten, wat de afstand tot aan het reisdoel is (meten). Het irriteert zelfs al als deze handeling pas aan het einde van de straat wordt gedaan (onnauwkeurigheid van de meting).

Deze afstand en ook de route zijn overigens van te voren op diverse verjaardagen al uitvoerig bediscussieerd (preventieve maatregel, risicoanalyse). Er mag geen fout worden gemaakt (Zero Defects): Bij Brussel opletten, Lyon rechtdoor, laat je niet afleiden door de periferie van Parijs. Ook in de auto wordt de kaart regelmatig ter hand genomen (kwaliteitscontrole). Verder worden de tolkosten goed in de gaten gehouden (Check). Sommige vakantiegangers zorgen zelfs voor gepast tolgeld, want stel je voor, dat je daar nu juist stil komt te staan. Dat kost tijd (verspilling, niet lean).

Ontwerp processen nauwkeurig en vermijd verspillingen

Het gaat nog verder. Zelfs de hoeveelheden eten en drinken worden van te voren ingeschat en afgemeten: 10 cola, 3 water, 20 broodjes en een paar komkommers en marsen (personeelsmanagement). Uiteraard is deze tas zorgvuldig bij de bijrijder gepositioneerd, anders kan je er op de snelweg niet bij en moet je weer stoppen (verspilling).

U merkt, dit proces is uitermate zorgvuldig berekend en gebudgetteerd (Plan). Het proces mag niet haperen. Het gaat zelfs nog verder. U past allerlei management- en motivatietechnieken toe om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Rustpauzes worden zorgvuldig gepland (preventieve maatregel). Worden de inzittenden onrustig, dan beginnen we met zinloze spelletjes, die alleen in deze situatie toch leuk blijken te zijn of er wordt een film aangezet. Hierbij let u er zelfs op (leiderschap), dat u de spelletjes en onderwerpen een beetje gelijkmatig over de hele reis verspreidt, want anders wordt het een lange rit (meten van gedrag).

Continue verbetering van processen is essentieel voor de kwaliteitsontwikkeling

U motiveert, leidt de aandacht af en bent soms streng (leiderschap). Zelfs de pauzes worden zorgvuldig gecontroleerd en gemanaged: even eten, drinken, plassen en natuurlijk even met een bal spelen of andere lichaamsbeweging inpassen, maar binnen 20 minuten moet de familie wel weer rijden, want anders gaat teveel tijd verloren (lean). Dit vakantiereisproces is een bijzonder goed geplande en uitermate doelgerichte actie, die jaar na jaar scherper wordt ingezet (continu verbeteren). Alles wordt gemeten (prestatie indicatoren), zorgvuldig uitgevoerd en aangepast voor volgend jaar. Management van hoog niveau: Plan-Do-Check-Act. U maakt de cirkel helemaal rond.

Nog mooier wordt het als u de afwijkingen van het vakantieproces van de afgelopen jaren in een pareto analyse zet. Dan kunt u direct zien welke groep afwijkingen het grootst is. Bijvoorbeeld, te laat aankomen, langer reizen dan gepland, teveel kosten maken, et cetera. Wat u ook kunt doen, is de reistijd van ieder jaar in een regelkaart plotten. Dan gaat u de variatie zien. Zo ontstaat inzicht en kunnen processen worden verbeterd.

De snelheid van de PDCA cirkel is een maat voor operational excellence

Nu is zo'n vakantieproces een jaarlijks terugkerend proces, maar de processen in uw organisatie worden iedere dag, ieder uur en zelfs misschien wel iedere minuut uitgevoerd. Dan is een jaar wachten op verbeteringen geen optie, want dat zou de concurrentiepositie verzwakken. Het is de kunst de PDCA cirkel binnen 24 uur te laten ronddraaien. Bijvoorbeeld via de verbeter kata. We merken dat veel organisaties er weken over kunnen doen, of, het tegenovergestelde, direct handelen na een afwijking zonder oorzaakanalyse, waardoor de verkeerde actie wordt gedaan.

Wat is uw doel? We helpen u bij het bepalen van doelen, het meten van de prestaties en het laten ronddraaien van de PDCA cirkel in hoog tempo, zodat klanten krijgen wat ze verwachten en uw processen beter worden beheerst. Lagere kosten en sneller leveren leiden tot een betere concurrentiepositie.

Wilt u weten hoe goed de plan-do-check-act cyclus draait en hierop een interne audit uitvoeren? Vul dan hieronder uw gegevens in of bel ons 088 33 666 66. U kunt ook een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Samenwerking in het management team
  • Alle processen zijn belangrijk
  • Hulpmiddelen, analyses en beleid
  • Coaching van leidinggevenden
  • Documenten gratis beschikbaar
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies