Ga direct naar de inhoud.

six sigma stappenplan
Hoe snel verbetert uw organisatie zich?

De methode Six Sigma in 5 stappen implementeren

Six sigma is één van de krachtigste verbetermethoden. Bedoeld voor organisaties die procesmatig werken. Problemen die wel gezien worden, maar waarvan de oorzaak niet bekend is, kunnen met het Six Sigma model worden aangepakt. Dat is in het belang van zowel uw eigen organisatie als die van uw klanten. Dat vraagt wel enige voorbereiding. Het model staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van de managementstructuur en verbeterstructuur, kortom het managementsysteem. Wilt u weten hoe Six Sigma in uw organisatie kan worden toegepast?

De onderstaande 5 stappen tonen de manier waarop de Six Sigma methode kan worden toepast. Deze methode heeft een beetje het imago alleen toepasbaar te zijn bij multinationals, maar dat is niet juist. Dat is slechts het imago. Het gaat namelijk niet om de grootte van de organisatie, maar om het procesmatig, klantgericht denken en werken.

Zodra procesproblemen zich voordoen en een verbeterteam wordt ingezet, dan heeft dat team een werkmethode nodig. Six Sigma is dan een krachtig instrument. Te vaak worden verbeterteams zonder methode gestart en dat is wel verkeerd. Zulke teams verzanden vaak in discussies, maken alleen maar een plan van aanpak of ontsporen in allerlei intern gerichte bijverschijnselen. Een methode als Six Sigma vormt een soort handleiding voor het team, een stappenplan dat het team helpt recht op haar doel af te gaan: De klanten bedienen door problemen te elimineren. Hoe werkt dat?

Six Sigma in 5 stappen implementeren in de organisatie

De organisatie heeft een manier van managen. Dat is het managementsysteem of het kwaliteitsmanagementsysteem. Daarin moet Six Sigma een plek krijgen. Stel dat bijvoorbeeld een procesvraagstuk met een verbeterteam moet worden aangepakt, dan moet iemand daartoe beslissing. Er moeten ook resources worden vrijgemaakt en de deelnemers moeten weten wat de werkwijze is voor een verbeterteam.

Zo zijn er nog meer randvoorwaarden, waaraan moet worden voldaan om een verbeterteam succesvol in een organisatie te laten functioneren. Die valkuilen zullen we hier niet uitwerken, maar die kunt u wel bij ons opvragen via het contactformulier, of u kunt ze lezen in deze korte samenvatting.

Er is dus voorbereiding nodig. Vergelijkbaar met bijvoorbeeld de implementatie van ISO 9001 of een ERP systeem. De werking is niet zomaar van de ene op de andere dag geregeld. De volgende stappen zijn nodig:

  1. Nulmeting uitvoeren.
  2. Six sigma structuur opzetten.
  3. Opleiden medewerkers en management.
  4. Uitvoering verbeterprojecten.
  5. Borging in het kwaliteitssysteem.

We lopen ze kort met u door, waarna u de organisatie verder kunt ontwikkelen in haar klantgerichtheid.

Stap 1: Nulmeting uitvoeren en procesmanagement analyseren

De eerste fase bestaat uit een kort onderzoek, waarin wordt geanalyseerd op welke wijze de organisatie op dit moment werkt aan verbetering of aanpassing van haar processen. De centrale vraag is of de organisatie al gewend is te werken in processen en of ze de klassieke hiërarchische structuren heeft verlaten. De volgende vragen moeten onder andere worden beantwoord:

  • Welke processen functioneren en op welke wijze?
  • Is er een actiegericht cultuur?
  • Hoe is het lerend vermogen van de organisatie?
  • Is er coachend leiderschap?
  • Welke verantwoordelijkheden hebben de proceseigenaren?
  • Wat is de rol van de ondersteunende functies, zoals die van de kwaliteitsmanager en P&O?
  • In welke fase van het INK model bevindt de organisatie zich of is zij ISO 9001 gecertificeerd?
  • Is de organisatie gewend te denken in processen?
  • Hoe functioneren de verbeterteams in uw organisatie?
  • Welke methode gebruiken de teams?
  • Wat zijn de prestaties, de uitkomsten, van die teams?
  • Hoe frequent worden ze ingezet?
  • Wat kost zo'n team?

Dit zijn de vragen die we voor u kunnen beantwoorden in een of twee dagen. Een dag van analyse en evaluatie met de belanghebbenden. Dit onderzoek kan ook worden uitgevoerd in samenwerking met bijvoorbeeld een projectteam of met de kwaliteitsafdeling. Afgezien van de vraag of Six Sigma kan worden toegepast, krijgt u een interessant rapport uit deze nulmeting, waarmee organisaties zich sowieso verder kunnen ontwikkelen.

Stap 2: Six sigma structuur opzetten voor daadkracht en snelheid

De logische volgende stap is natuurlijk te bepalen of de huidige structuur reeds voldoet, of dat er behoefte is aan een meer effectieve manier van verbeteren. Verbetertechnieken zijn over het algemeen kostbaar en tijdrovend, dus het is belangrijk dat verbeterteams aantoonbaar bijdragen aan een verbeterde kwaliteit, een beter rendement en operational excellence. Met andere woorden, als de organisatie kiest voor de Six Sigma methode, dan is nog steeds de vraag op welke wijze deze het beste kan worden toegepast:

  • Hoeveel Green Belts of Black Belts zijn er nodig?
  • Waar in de organisatie zitten zij en wat is hun achtergrond?
  • Wat is de rol van het management en de kwaliteitsmanager?
  • Hoe verlopen de rapportagelijnen?
  • Wat zijn de te verwachten resultaten?
  • Wordt er ook gewerkt met Lean of 5S?
  • Hoe is het managementsysteem vorm gegeven?

Dit zijn een aantal van de belangrijke vragen om een effectieve verbeterstructuur te ontwikkelen. Te vaak zien we gebeuren dat een probleem wel is geïdentificeerd, maar dat het een paar weken duurt voor een team is samengesteld of zelfs operationeel is. Via vergaderingen van het management team, het vrijmaken van budget en allerlei andere fases gaat de snelheid verloren en is de slagingskans van het team al voordat het is begonnen zwaar gereduceerd. Te vroeg starten is een valkuil, goed voorbereiden is een succesfactor. De nulmeting geeft antwoord op vragen, het ontwerp van een goed systeem en aanwijzingen voor een effectieve implementatie.

Stap 3: Opleiden van medewerkers en leidinggevenden

Net als met andere managementmethoden of verbetermethoden is het van belang het in stap 2 ontworpen systeem te implementeren in de organisatie; in de dagelijkse routine. Kortom, de toepassing van Six Sigma is een normaal managementvraagstuk, vergelijkbaar met de opzet van bijvoorbeeld ISO 9001. Maak er geen apart mechanisme van dat na werktijd wel eens wordt toegepast of waarover men zich druk gaat maken als de klanten voor een audit komen. Zorg er voor dat Six Sigma onderdeel wordt van het diepgewortelde bewustzijn dat continue verbetering van processen essentieel is voor de concurrentiepositie van de organisatie en het daarom onderdeel uitmaakt van de organisatiestrategie. Dat is onderdeel van de opleiding voor het management.

Een veelgemaakte fout is dat verbeterteams voornamelijk bestaan uit leidinggevenden. Dat is net niet de bedoeling. Juist uitvoerende medewerkers zouden deel moeten nemen aan een verbeterteam. Zij weten als geen ander wat er dagelijks in de praktijk gebeurt. Zij bezitten praktische intelligentie. Zij kennen de materialen, de machines, de gereedschappen en de werkwijzes. Zij voeren iedere dag het werk uit en merken het direct als er verschillen, fouten of andere afwijkingen ontstaan. Die kennis moet op tafel komen tijdens het verbetertraject.

Zowel leidinggevenden als operationele professionals moeten begrijpen welke rol ze spelen bij de toepassing van Six Sigma. Die rol is vaak heel anders dan ze denken of gewend zijn. Daarom is opleiding essentieel. Niet in theorie, maar in de praktijk, zodat letterlijk ervaren wordt wat Six Sigma is.

Stap 4: Uitvoering verbeterprojecten

De verbeterteams kunnen starten en passen de Six Sigma methodiek gedurende twee à drie maanden toe op een kwaliteitsprobleem. Het eindresultaat hiervan is meetbaar en leidt per definitie tot verbetering van het rendement en draagt bij aan het streven operational excellence te bereiken.

Deze stap combineren wij met de voorgaande stap, stap 3 voor de opleidingen. Het blijkt dat er een groot verschil is tussen Six Sigma leren en het ervaren onder leiding van een ervaren teamleider. An sich is de methode zelf niet zo heel ingewikkeld om te begrijpen. Het zijn 12 logische stappen, die leiden tot de oplossing van een probleem. De inhoud van die stappen is een ander verhaal. Hoe diep gaat een team in bijvoorbeeld de analyse fase? Op welke wijze worden oplossingen gegenereerd? Hoe is die positieve energie om met elkaar nieuwe niveaus te bereiken?

Dat kunnen deelnemers alleen maar ervaren door Six Sigma in de praktijk uit te voeren en onderdeel uit te maken van een echt, operationeel team. Daarom combineren wij de theorie en de praktijk en verzorgen we de opleiding in de praktijk, op de werkvloer, werkend aan een procesprobleem.

Stap 5: Borging in het kwaliteitsmanagementsysteem

Het verbeterteam heeft na afloop een oplossing gevonden voor het probleem en deze oplossing ook daadwerkelijk geborgd in de procesorganisatie. Het team is helemaal klaar en ook weer opgegaan in de organisatie. Ze hebben hun werk gedaan.

Vanuit de kwaliteitsafdeling is er echter nog een taak te doen. Deze toetst of de Six Sigma structuur inderdaad naar behoren werkt. Is de toepassing onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem, begrijpen managers de toepassing en levert het systeem voldoende rendement? Deze observatiefunctie ligt bij de kwaliteitsmanager, die hierover rapporteert aan het management. Zo is Six Sigma onderdeel van het normale managementsysteem. Als interne audits worden uitgevoerd, kan de kwaliteit van het Six Sigma protocol - net als van de klachtenprocedure, klanttevredenheid en vele andere borgingsprocedures - worden beoordeeld op efficiëntie en effectiviteit.

Six Sigma ondersteunt het streven operational excellence te bereiken

Tot zover een korte toelichting op de invoering van Six Sigma als methode voor verbeterteams. Het is geen doel op zich, maar een middel om procesproblemen op te lossen. Het streven om processen continu te beheersen en te verbeteren is leidend. Dat is in het voordeel van uw eigen organisatie, omdat de kosten zullen dalen en in het voordeel van uw klanten, omdat zij een stabiele, betrouwbare en foutloze levering van producten eisen. Six Sigma helpt in uw organisatie klantgerichtheid te ontwikkelen.

Implementeer Six Sigma in uw organisatie. Begin met de Workshop Six Sigma. Vul onderstaande formulier in of bel ons via 088 33 666 66. Natuurlijk kunt u ook een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak Six Sigma:

  • Samenwerken op de werkvloer
  • Oorspronkelijke methode toegepast
  • Begeleiding van het management
  • Aansprekende resultaten
  • Technieken gratis beschikbaar
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies