Ga direct naar de inhoud.

six sigma valkuilen
In welke valkuilen lopen organisaties?

Top 10 valkuilen bij de toepassing van Six Sigma

Organisaties die Six Sigma als verbetermethode kiezen, hebben een krachtige tool geselecteerd voor het verbeteren van de kwaliteit van producten. Verbeterteams hebben met Six Sigma een duidelijke stappenplan, een methode, die het team langs de verschillende fases leidt. Met Six Sigma kan veel worden bereikt en processen kunnen continu worden verbeterd. Echter, net als met andere instrumenten, zoals auditing en klanttevredenheidsmetingen bepaalt de gebruiker het succes van de methode. Er zijn genoeg valkuilen, die een succesvolle implementatie in de weg kunnen staan. We noemen er tien.

1. Leiderschap goed organiseren

De invoering van Six Sigma staat of valt met de support van het management en de agenda van het management. Dat is eigenlijk niet anders dan met andere kwaliteitsmanagementmethoden. Als continue verbetering van processen geen onderdeel is van de organisatiestrategie, zullen methoden als Six Sigma moeilijk toepasbaar zijn. Het management moet een plan hebben en de begrijpen wat de context van Six Sigma is.

2. Hiërarchie wegnemen

Verbeterteams lopen vaak tegen de hiërarchie van een organisatie aan. Dat betekent dat tijdens het verbetertraject teams bijvoorbeeld moeilijk toegang hebben tot leidinggevende, van wie ze informatie nodig hebben, of dat de voorgestelde procedureverbetering wordt tegengehouden door een afdelingshoofd of teamleider. Hiërarchie is sowieso één van de meest vertragende en verstorende organisatiekenmerken. Ook voor andere vraagstukken dan Six Sigma. Dit punt heeft natuurlijk een duidelijke verbinding met het eerste punt en gaat over de toepassing van coachend leiderschap.

3. Mandaat aan het team geven

In het verlengde van het voorgaande punt geldt dat leidinggevenden verbeterteams hun werk moeten laten doen. Een procesvraagstuk kan worden opgelost door aanpassingen te doen in procedures op een andere afdeling dan waar het probleem zichtbaar werd. Dan dient de leidinggevende het team de ruimte te geven. Sterker, het management zet dit instrument juist gericht in om verbeteringen te realiseren. Er is geloof nodig in het feit dat een team van specialisten per definitie de beste oplossing ontwikkelt. Dat maakt het juist zo spectaculair en succesvol.

4. Informatie genereren uit processen

Een Six Sigma Team zal veelal zelf informatie moeten verzamelen en ook moeten creëren door metingen uit te voeren. Soms is procesinformatie niet aanwezig of niet toegankelijk. De organisatie moet gewend zijn in processen te werken, zodat procesinformatie beschikbaar is. Dat kan alleen als de organisatie goed is ingericht.

5. Communicatie goed organiseren

De mensen in een organisatie moeten weten dat er een verbeterteam aan het werk is. Niet alleen dat, ze moeten ook begrijpen wat de status is van zo’n team: Wat is een verbeterteam? Welke bevoegdheden hebben ze? Waar zijn ze mee bezig? Als de organisatie niet is geïnformeerd, leidt dat zeker tot misverstanden, argwaan of weerstanden. De communicatie starten met bijvoorbeeld een e-mail van de leiding als een Six Sigma verbeterteam gaat beginnen, is volstrekt onvoldoende. Communicatie is ook maar een hulpmiddel. Het gaat vooral om het begrip en het gedrag van medewerkers en die veranderen niet met een kort bericht. Ook niet met een lang bericht.

6. Heilige huisjes weghalen

‘Onze problemen kunnen niet worden opgelost op hetzelfde niveau van denken als waarop we ze hebben gecreëerd’, aldus Einstein. Het is nodig anders te denken, out of the box te denken en te accepteren dat techniek, procedures en/of gedrag zal moeten veranderen. Dat inzicht en vertrouwen zal onder leiding van het management moeten worden uitgedragen. Heilige huisje zijn niet heilig, maar juist onderwerp van onderzoek met de vraag waarom ze bestaan.

7. Vertrouwen geven aan het team

Als het management de start van een Six Sigma verbeterteam goedkeurt, dient zij (het management) op voorhand daarmee het commitment uit te spreken dat de ontwikkelde verbetering ook daadwerkelijk wordt ingevoerd. Wordt de oplossing niet ingevoerd, dan zal een deelnemer zich niet snel nogmaals willen inzetten voor een volgend vraagstuk. We merken dat vaak bij de eerste sessie van een verbeterteam gevraagd wordt naar dat vertrouwen.

8. Besluitvorming snel en effectief uitvoeren

De door het team ontwikkelde oplossing wordt nogal eens herkauwd in een managementteam of een andere vergadering. Men gaat dan het werk van het verbeterteam nog eens overdoen met eigen, beperkte en onjuiste inzichten met verkeerde conclusies als gevolg. De methode Six Sigma is niet voor niets een beproefde verbetermethode. Heb daar vertrouwen in en ook in de mensen die de methode toepassen.

9. Snelheid creëren door ruimte te geven

Het Six Sigma Team moet toegang hebben tot bronnen en mensen. Ze moeten zich volledig vrij door de organisatie kunnen beweging om informatie op te halen, medewerkers te spreken of management te interviewen. Vaak loopt een team er tegenaan dat de organisatie bewust of onbewust moeizaam meewerkt. Dit punt is natuurlijk verbonden met de eerder gestelde vragen of de organisatie gewend is in processen te denken en hiërarchie weg te nemen.

10. Scope vasthouden

Een verbeterteam dient het vraagstuk waar ze aan gaat werken binnen een aantal weken op te lossen. Alhoewel de voorzitter van het team de scope dient te bewaken (lees: deze niet uit te breiden tijdens het traject), is het vaak de organisatie die de scope gedurende het traject opvult en oprekt. Vertraging is het gevolg.

Bereid de organisatie voor op de toepassing van Six Sigma

Deze tien willen we hier onder de aandacht brengen, omdat ze met de organisatie te maken hebben. Er zijn er meer, zoals te grote of te kleine teams maken, te weinig uitvoerende medewerkers in een team uitnodigen en onbekendheid met de spelregels van procesmanagement. Dat zijn echter valkuilen die via training kunnen worden getackeld en daarna niet meer zouden hoeven voorkomen.

Wilt u Six Sigma toepassen in uw organisatie? Begin met de Checklist Six Sigma. Deze kunt u aanvragen via onderstaande contactformulier. U kunt ook altijd even vrijblijvend bellen voor informatie over trainingen, advies of de wijze van toepassen. Ons nummer is 088 33 666 66 en het e-mailadres info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak Six Sigma:

  • Samenwerken op de werkvloer
  • Oorspronkelijke methode toegepast
  • Begeleiding van het management
  • Aansprekende resultaten
  • Technieken gratis beschikbaar
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies