Ga direct naar de inhoud.

kaizen stappenplan
Stappenplan voor standaardisatie en aanpassing

Kaizen methode invoeren met Stappenplan Kaizen

Kaizen is een managementfilosofie, die er naar streeft om de processen continu te beheersen en direct ook weer aan te passen als de markt of de omgeving nieuwe eisen stelt. De organisatie komt in een status van beheersing door standaardisatie, die wordt afgewisseld door momenten van snelle, doelgerichte aanpassing zodra dat nodig is. Deze dans van standaardisatie en aanpassing vereist de toepassing van een aantal methoden en uitgangspunten, die in de organisatie, bij het management geborgd moeten zijn. Hierna volgt een globaal stappenplan om een indruk te geven.

Verbeteren betekent binnen de context van Kaizen: Continu aanpassen aan de wensen van de klant. Dat kan inhouden dat een product een nieuwe kwaliteit krijgt, zoals een functie op een telefoon, maar ook dat een bestaande functionaliteit beter past bij de verwachtingen. Denk aan een batterij die langer meegaat. Ook het verlagen van (verkoop)kosten en snellere levering horen daarbij. Kaizen is procesverbetering afgewisseld met standaardisatie.

Stappenplan om Kaizen toe te passen in een organisatie:

Stap 1: Klanteisen bepalen en continu meten

Bepaal de klantgroepen en de vereisten van die klantgroepen. Welk budget (Cost) hebben zij, welke kenmerken van product of dienst vinden zij belangrijk (Quality) en op welk moment en in welke vorm willen zij uw dienst of product ontvangen (Delivery)? Doe dit niet alleen voor de klanten, maar voor alle stakeholders. Zo ontstaat een totaaloverzicht van de organisatie met al haar relaties. Met ieder van die relaties wordt naar een win-win relatie gestreefd.

Deze inventarisatie of meting wordt natuurlijk niet eenmalig gedaan. Dit is een continu proces. Het meten van de klanttevredenheid, de klachten, herhaalaankopen, klantpanels, gedrag op een website en vele andere technieken kunnen worden ingezet om de verwachtingen van klanten te achterhalen. Dat geldt ook voor de relaties met medewerkers, financiers, leveranciers en andere stakeholders.

Stap 2: Bewustwording rol van het management: policy deployment

De eerste stap op weg naar kaizen zijn de klanteisen, de tweede is de bewustwording van het feit dat de in de voorgaande stap gedefinieerde vereisten leidend zijn in alles wat we doen en dat deze eisen allesbepalend zijn voor de gezondheid en het voortbestaan van de organisatie. Het is de rol van het management er voor te zorgen dat de organisatie telkens voldoet aan de eisen van stakeholders, terwijl tegelijkertijd voordeel ontstaat voor de organisatie.

Deze bewustwording moet eerst en vooral plaatsvinden bij de directie en het management. Op basis van dit bewustzijn wordt de organisatie ingericht, wordt de leiderschapsstijl aangepast, wordt de informatievoorziening vormgegeven en worden de visie en missie gecommuniceerd en leidend gemaakt. Organisatie-inrichting en beleidscommunicatie zijn van wezenlijk belang en één van de pijlers van Kaizen: Policy deployment.

Stap 3: Processen ontwerpen en inrichten

Producten en diensten komen voort uit de operationele processen, lees: het werk. Als producten en diensten moeten voldoen aan de klanteisen (QCD), zullen de processen ook moeten worden aangepast. Vanuit de klantcriteria worden procescriteria opgesteld, die weer leiden tot het ontwerp van processen. Kaizen heeft daarom bijna meer aandacht voor de processen dan voor de producten. Foutloze processen zorgen voor foutloze producten.

Het volgende aspect van die processen en procescriteria is dat deze alleen waarde toevoegende handelingen mogen bevatten. Geen Muda (verspillingen of waste). Ook wordt rekening gehouden met Mura (line balancing) en Muri (overspanning, overbelasting). De productiviteit is het hoogst en de kosten het laagst als het productievolume wordt afgevlakt (Mura). Muri staat voor overmatige slijtage, die ook tot onnodige kosten leidt.

Stap 4: Procesbeheersing met SPC en borgingstechnieken toepassen

Iedere processtap levert een bepaalde output, een tussenresultaat. Bijvoorbeeld de inschrijving van een patiënt leidt tot een patiëntendossier met gegevens en lassen leidt tot een samengesteld product. Die gegevens of producten moeten correct zijn (foutloos) en volledig zijn, zodat de volgende processtap - bijvoorbeeld de diagnosestap door de arts of het monteren van onderdelen - in één keer goed en zonder fouten kan worden uitgevoerd.

Procesbeheersing wordt gemeten door de output te vergelijken met de vereiste specificaties. Dat kan bijvoorbeeld met Statistical Process Control (SPC) en andere meettechnieken. De meettechniek leidt uiteraard nog niet tot beheersing, maar tot het inzicht of beheersing is gerealiseerd. Op basis van de meting of waarneming kan een proces verder worden geoptimaliseerd, door borgingstechnieken toe te passen, zodat de beheersing verbetert.

Stap 5: Procesverbetering met verbeterteams of verbeter kata

Uit de vorige stap leren we dat bijvoorbeeld 95% van de ingevoerde gegevens foutloos in het systeem staan en dat 5% dus niet goed is, of onvolledig is. Dit foutpercentage blijkt na het uitvoeren van een eenvoudige faalkostenanalyse te leiden tot € 30.000,= aan indirecte uren en herstelwerkzaamheden (foutkosten of faalkosten lopen per fout snel op. Dit lijkt op het eerste gezicht een eenvoudig op te lossen probleem, maar de werkelijkheid is vaak ingewikkelder.

Het is mogelijk dat de leverancier verkeerde gegevens opstuurt, dat er een verkeerde berekening wordt uitgevoerd, of dat de gegevens verkeerd worden geïnterpreteerd. Zo zijn er nog vele andere varianten, die leiden tot fouten in de administratie. Een krachtige procedure die altijd eerst wordt uitgevoerd is de verbeter kata. Als die onvoldoende werkt, wordt het tijd om medewerkers in een verbeterteam te laten werken aan dit probleem. Deze medewerkers zijn opgeleid in het werken met verbetertechnieken en hoe te functioneren in een verbeterteam. Hierbij worden vaak methoden als Six Sigma, Lean Manufacturing, Problem Solving, of andere verbetermethoden ingezet. Binnen Kaizen zijn die prima toepasbaar. Het is opvallend wat er voorafgaand aan deze stap allemaal al geregeld moet zijn, voordat met dit soort technieken gewerkt kan gaan worden.

Stap 6: Total Quality Management (TQM) en process management ontwikkelen

Bovenbeschreven stappen worden nu zodanig toegepast in de hele organisatie, op alle processen (primair en ondersteunend), dat er sprake is van beheersing van alle werkzaamheden. Die beheersing kan worden afgelezen aan de output van ieder proces, want die output is nu per processtap stabiel. Met stabiel wordt bedoeld dat het proces alleen nog natuurlijke variatie vertoond en dat die variatie binnen de klantspecificaties valt. Bovendien kan er alleen sprake zijn van beheersing als de PDCA cirkel snel en volledig ronddraait. Dat is een conditie om tot procesbeheersing te komen.

Stap 7: 5S toepassen op werkplekken

Bovenstaande verbeteringen ontstaan niet vanzelf. Medewerkers moeten precies weten wat de klanteisen zijn. Iemand die administratieve gegevens invoert, moet zich bewust zijn van het belang om dat werk goed te doen. Fouten leiden tot kosten en vertragingen in de volgende processtappen. Iemand die laswerkzaamheden uitvoert, moet zich bewust zijn van de eisen die de klant aan dat laswerk stelt.

Het is daarom belangrijk dat medewerkers hun werkplek inrichten op een manier dat ze snel, makkelijk en foutloos conform de klanteisen kunnen werken. 5S is de methode die gebruikt kan worden om werkplekken optimaal in te richten en nieuwe werkstandaarden in te ontwikkelen. Deze stap kan ook eerder worden uitgevoerd. Sommigen zien 5S zelfs als de basis om überhaupt te komen tot procesbeheersing en continue verbetering. Daar is veel voor te zeggen.

Stap 8: Total Productive Maintenance (TPM) toepassen

De processen zijn nu ingericht, de werkplekken ook en de beleidscommunicatie verloopt continu en door de hele organisatie. Nu moeten we er nog voor zorgen dat machines niet onverwacht uitvallen of rare mankementen gaan vertonen. Daarom worden defecten aan machines geanalyseerd, de 'mean time between failure' (MTBF) per machine berekend en worden onderhoudsprogramma's ontwikkeld. Een continue zorg voor onze machines en materialen moet er toe leiden, dat onverwachte stilstanden of andere storingen niet optreden. Immers, preventief onderhoud is 8 tot 10x goedkoper dan storingen achteraf (correctief) verhelpen.

Stap 9: Suggestiesystemen implementeren voor medewerkers

Veel organisaties beginnen met een zogenaamde ideeënbus. In de hoop dat medewerkers hun creativiteit uiten. De werkelijkheid is, dat dit pas goed lukt, als voorgaande de stappen allemaal zijn doorlopen. Dan wordt de creativiteit van medewerkers namelijk geprikkeld op basis van wat allemaal al is ingericht. De klantgerichtheid is in deze fase een feit (QCD zijn bekend), dus zullen hun ideeën hierop aansluiten en vanuit klantgerichtheid bedacht worden. Zonder voorgaande stappen wordt een ideeënbus of ideeënformulier een document waar vooral ideeën op worden beschreven die vanuit eigen inzichten zijn ontstaan. Ideeën moeten ontstaan vanuit de klanteisen.

Kaizen maakt Operational Excellence mogelijk

Negen stappen. Iedere stap met een eigen verhaal en een eigen methodiek. Operational Excellence of Kaizen kost tijd en energie, maar geeft er duurzaamheid, voortbestaan voor de organisatie op lange termijn en winstgevendheid voor terug. Medewerkers werken namelijk continu aan het voldoen aan de klanteisen en de managers ruimen de barrières op, zodat medewerkers die ruimte krijgen om aan klanteisen te voldoen. Precies wat de klant verwacht.

Wij helpen u bij de groei van uw organisatie en de versterking van de concurrentiepositie door Kaizen toe te passen als live style managementmethode. In welke fase uw organisatie zich ook bevindt, we kunnen u aangeven hoe u naar de volgende fase groeit en uw organisatie nog beter maakt.

Wilt u meer informatie over Kaizen, het Kaizen stappenplan of de Checklist Kaizen ontvangen? Vul hieronder dan uw gegevens in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Kaizen in stappen toepassen:

  • Werken vanuit de wensen van uw klanten
  • Beheersing van processen
  • Continu observeren en leren
  • Coaching van leidinggevenden
  • Snel verbeteren met vele kleine stapjes
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies