Stappen voor toepassing methode Kaizen management

In dit artikel staan de operationele stappen om Kaizen in uw organisatie toe te passen. De Kaizen stappen zijn best overzichtelijk en makkelijk te begrijpen, maar de uitdaging zit in de gedragsverandering, het leidend maken van de klanteisen en de nieuwe denkwijze over productiesystemen. De Kaizen methode draait om een denkwijze over management, waar de hele organisatie in meegaat en die tot op de werkvloer praktisch wordt gemaakt. Het resultaat is dat uw organisatie in een status van procesbeheersing en continue verbetering komt. Het effect hiervan is dat de kosten dalen, terwijl de kwaliteit en de productiviteit tegelijkertijd verbeteren. Lees verder over de Kaizen stappen en de kracht van de Kaizen methode voor uw organisatie. Eerst volgt uitleg over de twee bases van Kaizen en daarna de 10 stappen.

Standaardiseren en verbeteren vormen de basis van de Kaizen methode

Er zijn standaarden nodig en die standaarden worden continu verbeterd. Het is de uitdaging om in te zien, dat verbeteracties in veel gevallen geen echte verbeteringen blijken te zijn. Een proces of product probleem ontstaat, wordt gefikst, maar komt later (soms in een andere vorm) weer terug. Dat is fiksen en niet verbeteren. De oorzaak hiervan is meestal een gebrek aan standaarden en het onvolledig uitvoeren van oorzaakanalyses; root cause analysis. De methode Kaizen concentreert zich op het definiëren van standaarden, die voor iedereen en overal in de organisatie geldig zijn, waarna verbetering van die standaard volgt met behulp van een oorzaakanalyse. Die nieuwe standaard is vervolgens weer voor iedereen en in iedere situatie geldig. 

Leiderschap essentiële pijler bij toepassing Kaizen methode

De Kaizen stappen, die we zo zullen behandelen, bestaan er uit dat standaardisatie in hoog tempo wordt afgewisseld met snelle, doelgerichte, integrale verbeteringen van processen. Deze snelle dans van standaardisatie en verbetering vereist de toepassing van een aantal leiderschapstechnieken, die bij het management geborgd moeten zijn. Leiders werken vanuit de klanteisen, accepteren daardoor niet dat fouten zich herhalen (Zero Defects mentaliteit) en ontwikkelen eigenaarschap voor de productkwaliteit bij de operationele medewerkers. Lees nu de 10 Kaizen stappen met in het achterhoofd de voorwaarden voor standaardisatie, verbetering via oorzaakanalyses en leiderschap.

Kaizen methode toepassen in 10 stappen en direct resultaat ervaren:

  1. 5S methode toepassen op alle werkplekken - de gemba kaizen
  2. Klantgerichtheid is leidend in de Kaizen methode en in iedere Kaizen stap
  3. Visie: Ontwikkel een lange termijn doel voor de organisatie
  4. Policy deployment: Bewustwording rol van het management en Kaizen Lean beleid implementeren
  5. Process design: Processen ontwerpen en inrichten volgens Kaizen Lean methode
  6. Borging: Procesbeheersing met SPC en borgingstechnieken toepassen
  7. Procesverbetering: Met Kaizen verbeterteams en de verbeter kata
  8. Total Quality Management (TQM): Managementsysteem met ISO 9001
  9. Total Productive Maintenance (TPM): Onderhoudsprogramma toepassen
  10. Talent management systeem als onderdeel van de Kaizen methode

1. 5S methode toepassen op alle werkplekken - gemba kaizen

De Kaizen methode gaat over doen. Het is geen theoretisch concept, maar een vaardigheid. Iedere medewerker of manager moet de vaardigheid hebben om afwijkingen te zien, te onderzoeken en het proces te verbeteren in snelle kleine stappen.  Hier komen geen vergaderingen bij kijken, ook geen notulen of geparafeerde documenten. Het gaat om snel en klachtgericht handelen met behulp van oorzaakanalyses. Voor de ontwikkeling van deze vaardigheid, kan het beste de methode 5S worden ingezet. Begin de Kaizen stappen met de toepassing van de methode 5S door de teamleiders en operators. De vaardigheden samenwerken, besluiten nemen en handelen worden geleerd en direct toegepast, zodat het effect door iedereen kan worden ervaren. Het is belangrijk dat medewerkers hun werkplek inrichten op een manier dat ze snel, makkelijk en foutloos conform de klanteisen kunnen werken. 5S is de basis van de Kaizen methode en de eerste stap om uit te voeren. 

2. Klantgerichtheid is leidend in de Kaizen methode en in iedere Kaizen stap

Bij ieder van de Kaizen stappen wordt als eerste de vraag gesteld: Wat is het belang van de klant? Neem bijvoorbeeld de hiervoor beschreven stap met de 5S methode. Bij iedere aanpassing van de werkplek is de klantwens leidend. Als de werkplek anders wordt ingericht, gebeurt dat niet op basis van de ervaring van de medewerker die het langst in dienst is, ook niet op basis van wat we gewend zijn te doen, maar altijd op basis van datgene wat de klant ziet als waarde creatie, versus wat de klant ziet als verspilling. Zo komen de klanteisen niet alleen bij de toepassing van 5S, maar bij iedere stap  en ieder onderdeel van Kaizen naar voren. Het gevolg is dat klantgerichtheid bij iedere manager en iedere medewerker ontstaat. De criteria van de klant staan altijd en overal in de organisatie centraal. Dit uitgangspunt is eveneens een voorbeeld van de eerder genoemde opmerking dat Kaizen een vaardigheid is. De klant centraal stellen is makkelijk te begrijpen, maar nu nog doen. Bestaande gewoonten en regels loslaten en de klanteisen leidend maken. Het vraagt omdenken en aanpassing van gedrag en gewoonten.

3. Visie: Ontwikkel een lange termijn doel voor de organisatie

Op basis van de inzichten over de klanteisen, de stakeholders en de eigen ambities wordt een visie ontwikkeld. Die visie is eenvoudig, specifiek en duidelijk. Iedere operationele medewerker moet de boodschap of opdracht kunnen begrijpen en kunnen vertalen naar het eigen werk. Geen wollige woorden, maar een duidelijke ambitie met zingeving en die motiverend werkt over meerdere jaren.

4. Policy deployment: Rol van het management en Kaizen Lean beleid implementeren

Lean Management is onderdeel van Kaizen management. Kaizen Lean is het denken in en creëren van continuous flow met alleen waarde toevoegende werkzaamheden. Ook deze regel geldt weer voor alle processen en niet slechts voor de afdelingen productie en logistiek. Het MT maakt Lean kaders en beleidsrichtlijnen waardoor teamleiders en operators op de juiste manier processen kunnen handhaven en verbeteren. Denk aan richtlijnen zoals de toepassing van controles, de borging van processen en het wegnemen van verspillingen. Maak deze Kaizen Lean spelregels bekend bij de teamleiders en operators, zodat ze snel een adequaat kunnen handelen als zich afwijkingen voordoen. U ziet hier dat kennis en deskundigheid leiden tot snel en goed handelen door operators en teamleiders. Voorkom dat procesproblemen worden geëscaleerd naar afdelingsvergaderingen of het managementteam. Delegeren, opleiden en policy deployment zijn essentiële vaardigheden, die vaak worden besproken, maar die moeten worden omgezet in het werkwoord doen. 

5. Process design: Processen ontwerpen en inrichten volgens Kaizen Lean methode

Producten en diensten komen voort uit de operationele processen, lees: het uitgevoerde werk van de operationele professionals. Omdat producten en diensten moeten voldoen aan de klanteisen (QCD), zal het procesdesign moeten voldoen aan de klanteisen. Voer het process design uit volgens de Kaizen Lean methode. Dit is een heel andere manier dan opschrijven hoe op dit moment wordt gewerkt of hoe afdelingen zijn georganiseerd. Met de Kaizen methode worden vanuit de klantcriteria procesdefinities opgesteld, die leiden tot een klantgericht process design. De Kaizen Lean regels zijn hierbij natuurlijk van toepassing.

6. Borging: Procesbeheersing met SPC en borgingstechnieken toepassen

Na het ontwerpen van processen volgen logischerwijze de implementatie en de borging. Iedere processtap levert een bepaalde output op. Dit zijn de kenmerken van het product. De beheersing van het proces wordt gemeten door de kenmerken van het proces en het product continu te meten en deze meetwaarden in een regelkaart te zetten. Vervolgens worden deze waarden ook vergeleken met de vereiste klantspecificaties. Deze techniek is Statistical Process Control (SPC). Met SPC wordt de mate van beheersing of borging in beeld gebracht, zodat operators kunnen zien of de producten voldoen aan de klanteisen. Zo niet, dan worden natuurlijk direct verbetertechnieken toegepast. 

7. Procesverbetering: Met Kaizen verbeterteams en de verbeter kata

In het geval van procesafwijkingen voorziet de Kaizen methode de organisatie van allerlei verbetertechnieken. Een krachtige procedure, die altijd eerst wordt uitgevoerd, is de verbeterkata. Als deze techniek onvoldoende effectief blijkt te zijn, wordt het tijd om medewerkers in een verbeterteam te laten samenwerken aan het probleem. Deze medewerkers zijn opgeleid in het werken met verbetertechnieken en in het functioneren in een verbeterteam. Hierbij worden vaak methoden als Six Sigma  of Kaizen Lean Manufacturing verbetermethoden ingezet.

8. Total Quality Management (TQM): Managementsysteem met ISO 9001

Bovenbeschreven stappen worden nu zodanig toegepast in de hele organisatie, op alle processen, dat er sprake is van beheersing van alle werkzaamheden, die leiden tot de gewenste output. Dit heet Total Quality Management (TQM): Het samenwerkende geheel van alle processen leidt bij herhaling (iedere opdracht opnieuw) tot de gewenste output (Quality = voldoen aan klanteisen). Onderdelen van dit TQM systeem zijn bijvoorbeeld aan procedure voor afwijkingen, 8D, klanttevredenheidsmetingen en leveranciersevaluaties. De Kaizen methode voorziet in een compleet TQM systeem. Dit systeem zorgt er voor dat de PDCA cycle draait: standaardisatie en verbetering volgen elkaar snel op. Gebruik  hiervoor bijvoorbeeld ISO 9001.

9. Total Productive Maintenance (TPM): Onderhoudsprogramma is onderdeel van de Kaizen methode

Nu moet nog worden voorkomen dat machines niet onverwacht uitvallen of dat ze mankementen gaan vertonen waardoor niet wordt voldaan aan de klanteisen. Daarom worden defecten aan machines geanalyseerd, de 'mean time between failure' (MTBF) per machine berekend en worden onderhoudsprogramma's ontwikkeld. Dit is het systeem TPM, dat gezien kan worden als een aanvulling op TQM. TPM is onderdeel van de Kaizen methode. Preventief onderhoud is 8 tot 10x goedkoper dan storingen achteraf (correctief) verhelpen, daarom is TPM zo belangrijk. Houd voor ogen dat onderhoud de productie verstoort, maar dat ongeplande stilstanden nog veel meer verstorend en bovendien duurder zijn. TPM is als systeem onderdeel van de Kaizen methode en het belang ervan wordt in de praktijk vaak onderschat. Sterker, de productiviteit neemt meestal fors toe met behulp van een goed TPM systeem.

10. Talent management systeem als onderdeel van de Kaizen methode

Talentmanagement is een niet te onderschatten aspect van de Kaizen methode. Oorspronkelijk had men binnen Kaizen Lean 7 wastes geïdentificeerd. Dit zijn 7 verspillingen, die vanuit het perspectief van de klanten kunnen worden aangemerkt als verspillingen (niet waarde toevoegend). Al snel ontdekte men de fout. Er was nog een achtste verspilling: onvolledig gebruik van talent van mensen. Populair gezegd, mensen kunnen veel meer. Hun talenten worden niet volledig benut. Dit ligt in de lijn van de boodschap van Deming, die al vroeg verkondigde dat mensen moeten worden opgeleid om eigenaarschap te ontwikkelen. Die richtlijn geldt vandaag nog steeds. Ontwikkel daarom een Talent Management Systeem.

Total Production System of Toyota Production System (TPS) is kern van Kaizen methode

Omdat Toyota beroemd is geworden en ook feitelijk de eerste was met een uitgekiend productiesysteem wordt meestal gesproken van het Toyota Production System (TPS). Dit is het productiesysteem zelf, waarbij klantorders worden omgezet in eindproducten. Kaizen management, dan wel de Kaizen methode, cirkelt feitelijk om dit systeem heen. Het gaat om de continue verbetering van de processen van het TPS, zodat de kosten dalen en eindproducten foutloos zijn en geschikt voor de klant. Met de 10 Kaizen stappen die hiervoor zijn beschreven, wordt het verbetermechanisme ontwikkeld, waarmee het TPS continu wordt verbeterd.

Kaizen leidt naar Operational Excellence en verbeterde concurrentiepositie

Tien stappen. Iedere stap met een eigen verhaal en een eigen methode. Medewerkers werken continu aan het voldoen aan de klanteisen en de managers nemen de barrières weg, zodat medewerkers die ruimte krijgen om aan klanteisen te voldoen. Precies wat de klant verwacht. Kaizen leidt tot duurzaamheid, voortbestaan op de lange termijn door de versterkte concurrentiepositie en focus op klantgerichtheid. Kaizen leidt logischerwijze dan ook tot een uitstekend rendement, dat een gevolg is. Lees meer over de uitvoering van Kaizen.

Wilt u de Checklist Kaizen ontvangen? Vul hieronder dan uw gegevens in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com. 

consultancy data analyse advies

Diensten

Bekijk onze diensten

Lees meer

Lerende organisatie continue verbetering verbeterteam six sigma

Oplossingen

Ga naar de oplossingen

Lees meer

checklist lean 5s

Artikelen

Lees meer artikelen

Lees meer

Kwaliteitsmanagement 5S Lean

Cases

Bekijk voorbeelden

Lees meer

Stel uw vraag

Vul het formulier in en stel uw vragen.

Kaizen Management

  • Kaizen toepassen
  • Procesbeheersing
  • PDCA cirkel draaien
  • Kleine stapjes, maar wel snel
  • Eigenaarschap operators
  • Coachend leiderschap
  • Procesverbetering realiseren
  • Kosten reduceren
  • Klanttevredenheid verbeteren
  • Interne organisatie verbeteren
  • Verbeterd rendement
  • Verbeterde productkwaliteit