Ga direct naar de inhoud.

kaizen stappenplan
Stappenplan voor verbetering met Kaizen

Kaizen methode invoeren met Stappenplan Kaizen

Kaizen is de managementfilosofie, die een organisatie in een status van beheersing en continue aanpassing brengt. Standaardisatie wordt afgewisseld met snelle, doelgerichte aanpassingen. Deze dans van standaardisatie en verbetering vereist de toepassing van een aantal methoden en uitgangspunten, die in de organisatie en bij het management geborgd moeten zijn. Maak gebruik van het volgende pad van 10 stappen en versterk de concurrentiepositie van uw organisatie.

Een aantal stappen komt u waarschijnlijk bekend voor, andere kunnen nieuw zijn. Vraag onze consultants om uitleg en tips voor de juiste aanpak. Het resultaat is dat de kosten dalen, de organisatie klantgericht wordt en de kwaliteit verbetert.

Kaizen toepassen in een organisatie in 10 stappen:

  1. Klantgerichtheid: Klanteisen bepalen en continu meten
  2. Visie: Ontwikkel een lange termijn doel voor de organisatie
  3. Policy deployment: Bewustwording rol van het management en beleid implementeren
  4. Process design: Processen ontwerpen en inrichten
  5. Borging: Procesbeheersing met SPC en borgingstechnieken toepassen
  6. Procesverbetering: Verbeterteams en verbeter kata
  7. Total Quality Management (TQM): Managementsysteem met ISO 9001
  8. 5S: Verbetermethode toepassen op werkplekken - de gemba
  9. Total Productive Maintenance (TPM): Onderhoudsprogramma toepassen
  10. Suggestiesystemen: Meldings- en ideeënsysteem implementeren voor medewerkers

1. Klantgerichtheid: Klanteisen bepalen en continu meten

Bepaal de klantgroepen en de vereisten van die klantgroepen. Welk budget (Cost) hebben zij, welke kenmerken van product of dienst vinden zij belangrijk (Quality) en op welk moment en in welke vorm willen zij uw dienst of product ontvangen (Delivery)? Doe dit niet lichtzinnig, maar zorgvuldig en gedetailleerd voor klanten en alle stakeholders. Zo ontstaat een totaaloverzicht van de organisatie met al haar relaties. Met ieder van die relaties wordt naar een win-win relatie gestreefd. Dit is een continu proces.

2. Visie: Ontwikkel een lange termijn doel voor de organisatie

Op basis van de inzichten over de klanten, de stakeholders en de eigen ambities wordt een visie ontwikkeld. Die visie is eenvoudig, specifiek en duidelijk. Iedere operationele medewerker moet deze boodschap kunnen begrijpen en kunnen vertalen naar het eigen werk. Geen wollige woorden, maar een duidelijke ambitie, die zingeving in zich heeft en motiverend werkt over meerdere jaren.

3. Policy deployment: Bewustwording rol van het management en beleid implementeren

Het is de rol van het management om er voor te zorgen dat de organisatie telkens voldoet aan de eisen van stakeholders en dat de visie wordt gerealiseerd. Er worden kaders, richtlijnen en beleid gemaakt voor de verschillende processen. Kies de woorden die passen bij uw organisatie. De organisatie wordt ontworpen, leiderschap krijgt vorm evenals de informatievoorziening en de communicatie. Er wordt gewerkt aan een lerende organisatie

4. Process design: Processen ontwerpen en inrichten

Producten en diensten komen voort uit de operationele processen, lees: het werk. Als producten en diensten moeten voldoen aan de klanteisen (QCD), zullen de processen ook moeten worden aangepast. Vanuit de klantcriteria worden procescriteria opgesteld, die weer leiden tot het ontwerp van processen. Kaizen heeft daarom bijna meer aandacht voor de processen dan voor de producten. Foutloze processen zorgen voor foutloze producten.

5. Borging: Procesbeheersing met SPC en borgingstechnieken toepassen

Iedere processtap levert een bepaalde output, een tussenresultaat. Procesbeheersing wordt gemeten door de output te vergelijken met de vereiste specificaties. Dat kan bijvoorbeeld met Statistical Process Control (SPC) en andere meettechnieken. De meettechniek leidt uiteraard nog niet tot beheersing, maar tot het inzicht of beheersing is gerealiseerd. Op basis van de meting of waarneming kan een proces verder worden geoptimaliseerd, door borgingstechnieken toe te passen, zodat de beheersing verbetert.

6. Procesverbetering: Met verbeterteams en verbeter kata

Wat te doen bij afwijkingen? Een krachtige procedure die altijd eerst wordt uitgevoerd, is de verbeter kata. Als die onvoldoende effectief is, wordt het tijd om medewerkers in een verbeterteam te laten werken aan het probleem. Deze medewerkers zijn opgeleid in het werken met verbetertechnieken en hoe te functioneren in een verbeterteam. Hierbij worden vaak methoden als Six Sigma, Lean Manufacturing, Problem Solving, of andere verbetermethoden ingezet.

7. Total Quality Management (TQM): Managementsysteem met ISO 9001

Bovenbeschreven stappen worden nu zodanig toegepast in de hele organisatie, op alle processen (primair en ondersteunend), dat er sprake is van beheersing van alle werkzaamheden. Die beheersing kan worden afgelezen aan de output van ieder proces, want die output is nu per processtap stabiel. Met stabiel wordt bedoeld dat het proces alleen nog natuurlijke variatie vertoond en dat die variatie binnen de klantspecificaties valt. Bovendien kan er alleen sprake zijn van beheersing als de PDCA cirkel snel en volledig ronddraait. Gebruik bijvoorbeeld ISO 9001.

8. 5S: Verbetermethode toepassen op werkplekken - de gemba

Het is belangrijk dat medewerkers hun werkplek inrichten op een manier dat ze snel, makkelijk en foutloos conform de klanteisen kunnen werken. 5S is de methode die gebruikt wordt om werkplekken optimaal in te richten en nieuwe werkstandaarden te ontwikkelen. Deze stap kan ook eerder worden uitgevoerd. Sommigen zien 5S zelfs als de basis om überhaupt te komen tot procesbeheersing en continue verbetering. Daar is veel voor te zeggen.

9. Total Productive Maintenance (TPM): Onderhoudsprogramma toepassen

Nu moeten we er nog voor zorgen dat machines niet onverwacht uitvallen of rare mankementen gaan vertonen. Daarom worden defecten aan machines geanalyseerd, de 'mean time between failure' (MTBF) per machine berekend en worden onderhoudsprogramma's ontwikkeld. Een continue zorg voor onze machines en materialen moet er toe leiden, dat onverwachte stilstanden of andere storingen niet optreden. Preventief onderhoud is 8 tot 10x goedkoper dan storingen achteraf (correctief) verhelpen.

10. Suggestiesystemen: Meldings- en ideeënsysteem implementeren voor medewerkers

Veel organisaties beginnen met een zogenaamde ideeënbus. In de hoop dat medewerkers hun creativiteit uiten. De werkelijkheid is, dat dit pas goed lukt, als voorgaande de stappen allemaal zijn doorlopen. Dan wordt de creativiteit van medewerkers namelijk geprikkeld op basis van wat allemaal al is ingericht. De klantgerichtheid is in deze fase een feit (QCD zijn bekend), dus zullen hun ideeën hierop aansluiten en vanuit klantgerichtheid bedacht worden. Zonder voorgaande stappen wordt een ideeënbus of ideeënformulier een document waar vooral ideeën op worden beschreven die vanuit eigen inzichten zijn ontstaan. Ideeën moeten ontstaan vanuit de klanteisen.

Kaizen leidt naar Operational Excellence en verbeterde concurrentiepositie

Tien stappen. Iedere stap met een eigen verhaal en een eigen methodiek. Kaizen kost tijd en energie, maar geeft er duurzaamheid, voortbestaan voor de organisatie op lange termijn en winstgevendheid voor terug. Medewerkers werken namelijk continu aan het voldoen aan de klanteisen en de managers nemen de barrières weg, zodat medewerkers die ruimte krijgen om aan klanteisen te voldoen. Precies wat de klant verwacht.

Wilt u het eBook Managementsysteem ontvangen? Vul hieronder dan uw gegevens in. U kunt ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Kaizen in 10 stappen:

  • Klantgerichtheid
  • Visie
  • Policy deployment
  • Process redesign
  • Borging
  • Procesverbetering
  • TQM (ISO 9001)
  • 5S
  • TPM
  • Suggestiesysteem (PDCA)
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies
Kunnen wij u helpen?
×
Wij zijn bereikbaar via:
Wilt u liever dat wij u bellen?