Ga direct naar de inhoud.

efficientie verbeteren
Operational Excellence voor verbetering efficiëntie en effectiviteit

Plan voor verbetering efficiëntie en effectiviteit

Op welke wijze kunnen de werkzaamheden efficiënter en effectiever worden uitgevoerd? Antwoord: Door alleen de juiste handelingen te verrichten en deze ook in één keer goed uit te voeren. De kosten dalen daarmee, de doorlooptijd wordt verkort en de productiviteit stijgt. Niet door harder te werken, maar door het werk in één keer goed uit te voeren. Lees de tips en valkuilen.

Organisaties zoeken naar een daling van de kosten, waarbij tegelijkertijd de productiviteit en de klanttevredenheid verbeteren! Dat is de opdracht waar het management team voor staat. Vraag het eBook Operational Excellence en werk aan een verbeterde concurrentiepositie van uw organisatie via verbeterde efficiëntie en effectiviteit in de processen.

Verbetering efficiëntie en effectiviteit via Operational Excellence:

  1. Maak analyses van de efficiëntie in processen en leer van de uitkomsten
  2. Efficiëntie en effectiviteit borgen met kwaliteitsmanagementsysteem
  3. De rol van het management voor realisatie van efficiëntie en effectiviteit
  4. Toepassing van het managementsysteem voor Operational Excellence
  5. Van plan naar uitvoering en efficiëntie op de werkplek
  6. Praktijk en resultaten bekijken bij onze klanten

1. Maak analyses van de efficiëntie in processen en leer van de uitkomsten

Maak eerst een procesanalyse, zodat de kwaliteit van de operationele en ondersteunende processen worden begrepen. De output van de processen wordt gemeten - denk aan doorlooptijden, kosten, kwaliteit, veiligheid en andere variabelen - en die output geeft antwoord op de vragen over efficiëntie en effectiviteit. Er ontstaat een nauwkeurig beeld van de praktijk van werken. Hoeveel fouten zitten er in een technische tekening, wat is de doorlooptijd in de productie, hoe vaak zijn er ongeplande stilstanden of hoe is de leverbetrouwbaarheid van leveranciers. Zomaar enkele voorbeelden van de vele mogelijkheden die er zijn om de efficiëntie en effectiviteit van werkzaamheden in beeld te brengen. Met het resultaat van deze analyses gaat u aan de slag. Met de incompany training Kaizen leren we de medewerkers deze technieken.

2. Efficiëntie en effectiviteit borgen met kwaliteitsmanagementsysteem

Op basis van de analyseresultaten volgt de bijsturing. Processen moeten worden aangepast door bijvoorbeeld verspillingen weg te nemen of procedures te standaardiseren. Dit is het lastige deel, omdat de gebruikelijke manier van werken moet worden aangepast en dat kan leiden tot weerstand. Methoden als Lean, 5S en Kaizen worden vaak voor de veranderingen ingezet, maar het succes van deze methoden hangt in hoge mate af van de wijze van introduceren in de organisatie en de kennis over deze methoden. Ontstaat er weerstand, dan gaat het mis. Deze methoden maken onderdeel uit van het managementsysteem of het productiesysteem van de organisatie. Dit systeem bestaat naast de genoemde methoden ook nog uit een hele set van hulpmiddelen en procedures, zoals een klachtenprocedure, rapportages, data analyses, doelstellingen, kwaliteitscontroles, functioneringsgesprekken en nog meer. Het managementsysteem is het gereedschap van de managers voor de verbetering van de efficiëntie en effectiviteit. Dit systeem moet op orde zijn en goed werken. Werkt bijvoorbeeld de klachtenprocedure niet goed, dan volgt ook geen verbetering van de efficiëntie of effectiviteit in een proces.

3. De rol van het management voor realisatie van efficiëntie en effectiviteit

Hieruit wordt duidelijk, dat de manager zich niet bezighoudt met de inhoud van het werk, dat doen de operationele professionals, maar met de omstandigheden rond het werk, rond de processen. Zijn de medewerkers in staat hun werk goed en in één keer goed te doen, of zijn de grijpvoorraden op, zijn tekeningen onduidelijk, of komt informatie te laat? De leidinggevende zorgt er voor - als voorbeeld - dat er een onderhoudsprogramma is, waarmee ongewenst stilvallen van machines wordt voorkomen, en dat medewerkers persoonlijk doelen hebben en zich kunnen ontwikkelen. Managers werken aan een continue cyclus van:

  1. Analyseren van de output van processen en vergelijking met de klanteisen
  2. Besluiten nemen voor beheersing en verbetering van processen
  3. Verbetering van de motivatie, kennis en vaardigheden van medewerkers

De structuur van het kwaliteitsmanagementsysteem bestaat al. Dat hoeft u niet zelf te bedenken, want vele organisaties gingen u voor en ook wij hebben formats voor uw organisatie. Bovendien bieden modellen als ISO 9001 of INK richtlijnen. We helpen u vervolgens met de inrichting en toepassing om er voor te zorgen dat werk goed wordt uitgevoerd en in één keer goed, zodat de efficiëntie en effectiviteit verbeteren. Een verdubbeling van de productiviteit is vaak mogelijk.

4. Toepassing van het managementsysteem voor Operational Excellence

De modellen zijn er, maar er valt vervolgens nog heel wat te bespreken over de wijze van toepassen. Die moet doortasten en richtinggevend zijn. Een procedure kan op papier wel correct zijn, maar in de praktijk ontstaan toch afwijkingen. Herschrijven van de procedure helpt dan niet. Zo zijn er ondanks de mogelijke aanwezigheid van voorschriften en ontwerpen nog vele vragen te stellen over de praktische uitvoering van het werk. De praktijk wordt vergeleken met de ontwerpen van processen en procedures. Dit leidt tot inzicht in de mate van inefficiëntie en ineffectiviteit en de manier waarop die ontstaan. Hoe komt het dan een opdrachtbon blijft liggen? Wat is de oorzaak van lange wachttijden? Zet die verkregen inzichten om in een beleidsplan voor verbetering van het managementsysteem en voer dat plan daarna systematisch uit. Het managementsysteem moet worden verbeterd. Dat kost wel tijd. Verbeteringen zijn niet met het rondsturen van een e-mail of een opmerking in een vergadering gerealiseerd. Dat zou wel fijn zijn, maar dat is de realiteit niet. Verandering vraagt om change management. Wilt u hierover een presentatie krijgen? Dat kan, laat het onze experts weten.

5. Van plan naar uitvoering en efficiëntie op de werkplek

Het operationeel of beleidsplan beschrijft de geplande verbeteringen. Om kosten te verlagen zullen bijvoorbeeld faalkosten moeten worden weggenomen of de logistiek moeten veranderen. Om de kwaliteit te verbeteren zullen medewerkers moeten worden opgeleid of machines worden onderhouden. Zo maar een paar voorbeelden. Wat in het plan staat, moet in de praktijk worden gebracht en onderdeel worden van het managementsysteem. We hebben hiertoe een beproefde werkwijze voor u, die geheel of gedeeltelijk kan worden doorlopen. Dit is afhankelijk van de status van uw organisatie en de doelstellingen. We kunnen u door dit programma leiden. Door het hele programma of door een deel ervan. Net wat u nodig heeft. U kunt zelf bepalen waar, wanneer en hoe u externe ondersteuning zou willen gebruiken. Eén en ander is afhankelijk van de grootte van uw organisatie, de complexiteit van de vraagstukken, de gekozen ambities en niet in de laatste plaats afhankelijk van de klanteisen. Wij helpen u met het praktisch maken van de veranderingen, zodat de efficiëntie en effectiviteit verbeteren, met als effecten: lager kosten, hogere productiviteit en een hogere klanttevredenheid.

6. Praktijk en resultaten bekijken bij onze klanten

Bij onze klanten kunt u de resultaten zien, waar bijvoorbeeld de doorlooptijd is gehalveerd of de verspillingen zijn geminimaliseerd. Het is een illusie om te denken dat efficiëntie en effectiviteit zomaar ontstaan. Integendeel, inefficiëntie en ineffectiviteit ontstaan zomaar. De weg naar Operational Excellence is altijd een weg van nadenken, analyseren, draagvlak creëren en dan stap voor stap de aanpassingen doorvoeren. Niet leiden door te controleren, maar door veranderingen door te voeren. Precies het werk van leidinggevenden. Zij bedenken de concepten en de medewerkers in de uitvoering zorgen voor de praktijk.

Vraag het eBook Operational Excellence aan door het formulier onder in te vullen. Heeft u vragen over het efficiënter en effectiever maken van de organisatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088 33 666 66 of schrijf een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Efficiëntie verbeteren:

  • Klanteisen analyseren
  • Processen analyseren
  • Faalkosten meten
  • Processen ontwerpen
  • Mensen continu ontwikkelen
  • Managementsysteem implementeren
  • Prestaties meten en continu verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies