Ga direct naar de inhoud.

efficientie verbeteren
Is kwaliteitsmanagement onderdeel van de strategie?

De efficiëntie en effectiviteit verhogen de productiviteit

Op welke wijze kunnen de werkzaamheden efficiënter en effectiever worden uitgevoerd? Door alleen de juiste handelingen te verrichten en deze ook in één keer goed uit te voeren. Zo verbeteren zowel de efficiëntie als de effectiviteit. De resultante hiervan is bovendien een lager kostenniveau en een verhoogde productiviteit. Niet door harder te werken, maar door het werk in één keer goed uit te voeren. Er ontstaat nog een voordeel: De kwaliteit is constant en dat zullen de klanten waarderen, omdat ze precies datgene krijgen wat ze hadden besteld.

Organisaties zoeken naar een daling van de kosten, waarbij tegelijkertijd de productiviteit en de klanttevredenheid verbeteren! Dat is de opdracht waar het management - het management team - voor staat. Het antwoord is procesmanagement goed in de vingers krijgen. Vraag het eBook aan voor de ontwikkeling van het managementsysteem van uw organisatie en verbeter de concurrentiepositie van uw organisatie.

Maak analyses van de processen en leer van de uitkomsten

Het sleutelen aan werkzaamheden om de prestaties te verbeteren heet procesmanagement, kwaliteitsmanagement (TQM) zo u wilt. Om te begrijpen hoe goed die processen verlopen, maakt u eerst een procesanalyse. De output van de processen wordt gemeten: doorlooptijden, kosten, kwaliteit, veiligheid en andere variabelen, die antwoorden geven op de vragen over efficiëntie en effectiviteit.

Hieruit ontstaat een nauwkeurig beeld van de werkzaamheden. Hoeveel fouten zitten er in een technische tekening, wat is de doorlooptijd in de productie, hoe vaak zijn er ongeplande stilstanden, of hoe is de leverbetrouwbaarheid van leveranciers. Zomaar enkele voorbeelden van de vele mogelijkheden die er zijn om de efficiëntie en effectiviteit van werkzaamheden in beeld te brengen. Met het resultaat van deze analyses gaat u aan de slag.

Het kwaliteitsmanagementsysteem gebruiken om werk te borgen

Hoe gaat u op basis van die analyseresultaten bijsturen? Dat verloopt via de diverse onderdelen van het kwaliteitsmanagementsysteem (managementsysteem). Dit systeem bestaat uit een hele set van hulpmiddelen en afspraken, zoals een klachtenprocedure, rapportages, 5S, data analyses, doelstellingen, ideeën bussen, vergaderingen, kwaliteitscontroles, functioneringsgesprekken, arbeidsvoorwaarden, investeringen, toespraken, afspraken en nog meer. Met die middelen of instrumenten gaat de manager aan de slag.

Hieruit wordt duidelijk, dat de manager zich niet zozeer bezig houdt met de inhoud van het werk, dat doen de uitvoerders, maar met de omstandigheden rond het werk, rond de processen. zijn de medewerkers in staat hun werk goed en in één keer goed te doen, of zijn de grijpvoorraden op, zijn tekeningen onduidelijk, of komt informatie te laat?

De leidinggevende zorgt er voor - als voorbeeld - dat er een onderhoudsprogramma is om te voorkomen dat machines ongewenst stil vallen, dat medewerkers persoonlijk doelen hebben, dat KPI’s de goede informatie weergeven en procedures worden verbeterd. Managers werken aan een continue cyclus van:

  1. Analyseren en besluiten nemen om processen te beheersen, en
  2. Verbetering van de motivatie, kennis en vaardigheden van medewerkers.

De structuur van het kwaliteitsmanagementsysteem bestaat al. Dat hoeft u niet zelf te bedenken, want vele organisaties gingen u voor. Die structuur is onder andere samengevat in ISO 9001, HKZ, INK, Kaizen, Six Sigma, Lean Manufacturing, Operational Excellence of Good Governance. We helpen u bij de inrichting en toepassing van deze modellen om er voor te zorgen dat werk goed wordt uitgevoerd en in één keer goed, zodat de efficiëntie en effectiviteit verbeteren.

Toepassing van het managementsysteem zodat werk verbetert

De modellen zijn er, maar er valt vervolgens nog heel wat te bespreken over de wijze van toepassen. Als grijpvoorraden telkens op zijn, wat is er dan mis? Als klanten te laat beleverd worden, waar ligt dat dan aan? Dat zijn vragen die te maken hebben met de implementatie van de procedures. Als er een onderhoudsprogramma is, maar machines vallen toch stil, dan is er iets niet goed. Maar wat? De procedure kan op papier wel goed staan, maar in de praktijk gaat het blijkbaar toch mis. Herschrijven van de procedure helpt dan niet. Zo zijn er ondanks de voorschriften en de ontwerpen nog vele vragen te stellen. Hieronder een paar voorbeelden van vragen over de implementatie:

  • Gaan klachten eerst naar de kwaliteitscoördinator en dan naar de leidinggevenden, of gaan ze direct naar de verantwoordelijke, uitvoerende medewerker? Wat is het beste? Wat is het snelste?
  • Wordt een MT vergadering één keer per week, per twee weken of per maand gehouden? Wat is beter voor de besluitvorming en de transparantie van de organisatie?
  • Zijn procedures beschreven in flowcharts? Waar liggen de werkinstructies? Hangen de resultaten van de processen aan de muur? Kan iedereen deze inzien?
  • Zijn procedures voldoende gestandaardiseerd? Zijn er niet teveel controles? Wordt gewerkt aan verbetering van de standaarden met bijvoorbeeld 5S?
  • Staan machines op de juiste plek? Zijn ze goed onderhouden en vallen ze niet stil? Zijn de voorraden niet te hoog bij de machines en gereduceerd tot alleen het onderhanden werk?

Om een antwoord te geven op deze en andere vragen over de organisatie inrichting maakt het management een plan. Vaak het beleidsplan of operationeel plan genoemd. Dit plan is samengesteld uit enerzijds de resultaten uit het verleden en anderzijds de ideeën voor de toekomst. Het plan beschrijft de wijze waarop processen beter beheerst kunnen worden, waardoor de efficiëntie en effectiviteit verbeteren. In dit plan wordt natuurlijk gewerkt vanuit de organisatievisie en missie, doelstellingen, klanteneisen, markten, wetgeving, concurrenten, prijzen, leiderschapsstijlen, arbeidsmarkten, technieken of applicaties. De vraag is hoe de overstap van plan naar uitvoering wordt gedaan?

Van plan naar uitvoering en efficiëntie op de werkplek

Het operationeel of beleidsplan beschrijft de geplande verbeteringen. Om kosten te verlagen zullen bijvoorbeeld faalkosten moeten worden weggenomen of of de logistiek moeten veranderen. Om de kwaliteit te verbeteren zullen medewerkers moeten worden opgeleid of machines worden onderhouden. Zo maar een paar voorbeelden.

Wat in het plan staat, moet in de praktijk worden gebracht en onderdeel worden van het managementsysteem. We hebben hiertoe een beproefde werkwijze voor u, die geheel of gedeeltelijk kan worden doorlopen. Dit is afhankelijk van de status van uw organisatie en de doelstellingen. De aanpak is als volgt:

1. Voer procesanalyses uit

  1. Klanttevredenheid
  2. Data analyses
  3. Trendanalyses
  4. Audits en faalkostenanalyses
  5. Gedragsanalyses
  6. Structuur analyses
  7. Document analyses
  8. Procesmodellering

We helpen u met:

  • onderzoeken van databases
  • verzamelen van gegevens
  • uitvoeren van data analyses
  • klantanalyses
  • interviews
  • validatie van informatie
  • rapportage
  • projectleiding

2. Stel het operationeel plan op

  1. Klantsegmentatie en productgroepen
  2. Klantgerichtheid
  3. Operationele en financiële doelstellingen
  4. Teamsamenstelling
  5. Product- en processpecificaties
  6. Organisatie/proces aanpassingen
  7. Procedures en onderhoudsprogramma’s, 5S
  8. Ontwikkeling kennis en vaardigheden
  9. Managementmethoden; ISO9001, INK, HKZ, Lean, et cetera
  10. Commitment van het management
  11. Communicatie, rapportage, besluitvorming

We helpen u met:

  • klantgerichtheid
  • planontwikkeling, beleidsontwikkeling
  • definitie van productlijnen
  • samenstellen van dashboards
  • definiëren van kpi’s, prioriteiten
  • organisatie inrichting, borging
  • coaching leidinggevenden
  • kwaliteitshandboek
  • effectanalyses
  • projectleiding

3. Voer het plan uit

  1. Standaardisatie in de uitvoering
  2. Procedures, kwaliteitssysteem
  3. Aanpassingen
  4. Registraties en instellingen
  5. PDCA cirkel, continue verbetering in kleine kringen
  6. Veranderprojecten uitvoeren; productie, administratie, logistiek, HR
  7. Verbeteren en borgen van processen

Wij helpen u met:

  • training medewerkers
  • herinrichting besluitvorming en (vergader)agenda’s
  • toepassen technieken, 7 tools, SPC
  • toepassen 5S, lean, kaizen met medewerkers
  • uitvoering audits en faalkostenanalyses
  • verbeterteams, verbetermethoden
  • werkplekinrichting, voorraden
  • doorstroming, continuous flow, pull systeem
  • waarde toevoeging en verspillingen
  • projectleiding
  • coaching middenkader
  • communicatie medewerkers
  • kwaliteitshandboek
  • risico’s bepalen

4. Meet de resultaten en verbeter, QA/QC

  1. Meetsystemen
  2. Output processen analyseren
  3. Kwaliteitscontrole
  4. Audits
  5. 5S toepassen
  6. Rapportages voor directie, management en uitvoerders
  7. Evaluatie en bijstelling, PDCA

Wij helpen u met:

  • analyses
  • financiële resultaten berekenen
  • rapportages
  • communicatie en besluitvorming
  • training en uitvoering

We kunnen u door dit programma begeleiden. Door het hele programma of door een deel ervan. Net wat u nodig heeft. De totale doorlooptijd is meestal een jaar, omdat het operationeel plan een jaar beschrijft. U kunt zelf bepalen waar, wanneer en hoe u externe ondersteuning zou willen gebruiken. Eén en ander is afhankelijk van de grootte van uw organisatie, de complexiteit van de vraagstukken en de gekozen ambities.

Welke weg u ook kiest, wij helpen u met het praktisch maken van de veranderingen, zodat de efficiëntie en effectiviteit verbeteren, met als effecten: lager kosten, hogere productiviteit en een hogere klanttevredenheid. Al onze hulpmiddelen zijn ontwikkeld om uw ideeën tot uitvoering te brengen. Onze trainingen, analyses, audits, workshops en vele andere technieken zijn ontwikkeld om er voor te zorgen dat processen gaan werken, in de praktijk.

Praktijk en resultaten bekijken bij onze klanten

Bij onze klanten kunt u de resultaten zien. Zoals bij De Groot en Visser, waar de productiedoorlooptijd is gehalveerd of bij Freesmij, waar processen dankzij de visie en missie ontwikkeling en de toepassing van procestechnieken heel gericht konden worden vereenvoudigd, met als gevolg dat de kosten daalden.

Ging dit allemaal eenvoudig? Nee. Dat is een illusie. Het is nadenken, analyseren, draagvlak creëren en dan stap voor stap de aanpassingen doorvoeren. Precies het werk van leidinggevenden. Zij bedenken de concepten en de medewerkers in de uitvoering zorgen voor de praktijk.

Onze rol is deze processen in de praktijk te begeleiden via trainingen, aanwijzingen, analyses, hulpmiddelen en het delen van vele ervaringen. Vraag het eBook Implementatie managementsysteem aan door het formulier onder in te vullen. Heeft u vragen over het efficiënter en effectiever maken van de organisatie, neem dan vrijblijvend contact met ons op via 088 33 666 66 of schrijf een e-mail naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Klanteisen analyseren
  • Processen ontwerpen
  • Mensen ontwikkelen
  • Managementsysteem implementeren
  • Prestaties meten en continu verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies