Ga direct naar de inhoud.

risicomanagement
Zijn de risico's geïnventariseerd?

Risicomanagement als krachtig middel om processen te borgen

Iedere dag gebeurt er wel iets wat we niet verwachten. We kennen uitspraken zoals: Was dat niet geborgd? Hoe kan dat nu? Dat is toch niet mogelijk? We horen regelmatig uitspraken van verbazing. Er gebeurt wat niet was verwacht. Is dat terecht?

Deels. Het leven komt enerzijds wel met onverwachte scenario's of gebeurtenissen, maar vele gebeurtenissen kondigen zich wel degelijk aan. We kunnen inzien dat banken failliet gaan, maar geloven we het ook. We kunnen inzien dat ongelukken gebeuren als werk onzorgvuldig wordt uitgevoerd, maar willen we dat zien? Risicoanalyse is een vernuftig instrument dat ons helpt inzien wat mogelijk kan gebeuren. Het opent onze ogen en dat scheelt later veel faalkosten. De risicoanalyse is onderdeel van het kwaliteitssysteem en het business plan. Vraag een voorbeeld aan.

Voortbestaan van organisaties wordt verbeterd door risicomanagement

Organisaties bestaan uit een groep mensen, die met hun middelen, kennis, ervaring, vakmanschap en andere instrumenten proberen te overleven in een markt. In die markt geldt de overheersende en alles bepalende concurrentiewet van vraag en aanbod.

Sommige organisaties willen groeien, andere willen juist innoveren, meer rendement halen of de kosten verlagen. Het staat organisaties vrij een eigen strategie te kiezen. Echter, ook met een strategie lopen organisaties risico's. Hoe goed een strategie ook wordt gekozen, markten en omgevingsfactoren veranderen continu, klanten stellen nieuwe eisen, overheden maken regels, concurrenten zitten niet stil en de wereld geglobaliseerd. Organisaties worden hierdoor continu in hun voortbestaan bedreigd. Het is de opdracht van het management met al deze risico's rekening te houden en er een analyse van te maken, zodat tijdig kan worden ingegrepen.

Het management in control door omstandigheden in te schatten

De risico's blijven altijd bestaan en er dienen zich ook telkens weer nieuwe risico's aan, maar een organisatie, die in staat is op systematische wijze te anticiperen op deze risico's, versterkt zichzelf. Risicoanalyse is daarom een krachtige management tool, die er voor zorgt, dat een organisatie 'in control' is en blijft.

Aan de basis van risicomanagement liggen de visie, de doelstellingen, de verantwoordelijkheden en de processen, waarmee de organisatie haar doelstellingen wil bereiken. Vervolgens worden beheersmaatregelen toegepast om de risico's, die de organisatie op haar pad tegenkomt, te beantwoorden. Voorbeelden hiervan zijn de planning & control cyclus, kwaliteitsmanagement, gedragscodes, standaardisatie en contracten.

Risicomanagement in stappen uitvoeren

Het is niet nodig dure, ingewikkelde methodieken te hanteren. Wel helpt het als een externe adviseur de leiding in enkele dagdelen coacht bij het nadenken, analyseren en kiezen van beheersmaatregelen.

Risicomanagement bestaat uit verschillende stappen en dient in ieder geval onderdeel te zijn van het algemene management van uw organisatie. Voordat risicoanalyses kunnen worden uitgevoerd, is onderzoek nodig. Zonder inzicht is alles een risico. De directie en het management van de organisatie onderzoeken eerst de feiten (de output van processen) en bepalen daarna de risico's. We gaan hier in op een aantal technieken om de organisatie te onderzoeken, te weten de:

  1. Excellence Audit
  2. INK Positiebepaling
  3. Management review (ISO 9001)

Daarna volgt de techniek Faillure Mode & Effect Analyses (FMEA) om de risico's te bepalen.

Excellence Audit om de business case te onderzoeken

De directie bepaalt zelf de norm waarlangs zij wil dat de organisatie wordt getoetst. Het bestuur heeft immers haar strategie gekozen, de doelen vastgesteld en de organisatie op basis daarvan ingericht. Dat is de norm. De mate waarin de organisatie er in slaagt aan haar eigen normen te voldoen, bepaalt zowel de doelgerichtheid van de organisatie als ook de efficiëntie en het vermogen tot continue verbetering. De kwaliteit van het besturingssysteem wordt getoetst volgens:

  • Inrichting
    De logica van de organisatie wordt geanalyseerd: De strategie, de organisatiedoelen, de doelen per proces en per medewerker, als ook de verantwoordelijkheden en de klanteisen.
  • Beheersing
    De ingerichte structuur moet beheerst functioneren. De toepassingen van meet- en analysetechnieken, alsmede de uitkomsten en de beheersing worden bestudeerd. Hieruit volgt of voldaan wordt aan de klanteisen en de organisatiedoelstellingen.
  • Verbetering
    Dan volgt de manier waarop en de mate waarin de organisatie in staat is haar processen te verbeteren, dan wel aan te passen aan veranderende omstandigheden. De uitkomsten van metingen worden ingezet om de organisatie aan te passen in lijn met de gekozen strategie en de klanteisen.

Is het inzicht over de werking van processen verkregen en is de kwaliteit van de uitkomsten getoetst/gemeten, dan bestaat de volgende stap uit het uitvoeren van een risicoanalyse met bijvoorbeeld de techniek FMEA.

INK Positiebepaling om het management een spiegel voor te houden

De Positiebepaling aan de hand van het model INK (Instituut Nederlandse Kwaliteit) geeft inzicht in de status, de fase van ontwikkeling, van de organisatie. Dit is een andere techniek om de kwaliteit van de organisatie te meten.

Hoe hoger de score hoe beter de organisatie in staat is enerzijds haar processen te beheersen en anderzijds in te spelen op veranderende omstandigheden, zoals strengere klanteisen, nieuwe wetgeving of hardere concurrentie. Met andere woorden: de risico's worden groter als processen minder goed beheerst worden en als de organisatie minder flexibel is. De vervolgstap is het uitvoeren van een risicoanalyse om de kwetsbaarheid van de organisatie te toetsen.

De directiebeoordeling of management review gebruiken voor een brede analyse

Normen voor managementsystemen zoals ISO 9001 en HKZ schrijven voor een management review uit te voeren. De output van processen wordt geanalyseerd, waarna deze uitkomsten op een geaggregeerd niveau aan de directie worden voorgelegd. Bijvoorbeeld het resultaat uit de klanttevredenheidsmetingen, de klachtenanalyses en de audits. Deze onderwerpen worden niet in detail besproken, maar zijn voorbereid door de kwaliteitsmanager en worden gepresenteerd op basis van de algemene uitkomsten.

Dit geeft veel inzicht. Bijvoorbeeld over veranderingen van wensen van klanten of het toenemen van de faalkosten. Dit soort informatie wordt als input voor de risicoanalyse gebruikt.

De risicoanalyse met de techniek FMEA leidt tot verbetering van de organisatie

De metingen leiden tot inzichten. Dat is goed, want dat zijn de feiten. Nu volgen de vragen over datgene wat u niet weet, maar wellicht kunt vermoeden of wat u wilt beperken. Daartoe kan de technieken FMEA worden gebruikt. Een elegante en overzichtelijke methoden om risico te benoemen en ze te kwantificeren c.q. te objectiveren.

Zo komt u tot afgewogen beslissingen en kunnen processen beter worden geborgd. Het gaat zowel om verbetering van de interne organisatieprocessen, zoals het voorkomen van informatielekken, stilstanden of anticiperen op wegvallende leveranciers, als het anticiperen op veranderingen in de markt, zoals toetredende concurrenten of veranderende wetgeving. Op deze wijze kan de concurrentiepositie van uw organisatie worden verstevigd door andere een stap voor te zijn. Uiteindelijk gaat het om het ontwikkelen van flexibiliteit en voorspelbaarheid.

Wilt u meer informatie over risicomanagement of wilt u de voorbeeldprocedure ontvangen? Vul dan hieronder uw gegevens in en u ontvangt de procedure. Bel ons via 088 33 666 66 voor vragen of stuur een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Klanteisen analyseren
  • Processen ontwerpen
  • Mensen ontwikkelen
  • Managementsysteem implementeren
  • Prestaties meten en continu verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies