Ga direct naar de inhoud.

verandermanagement
Hoe snel kan uw organisatie zich aanpassen?

Marktleiders zijn gericht op snelheid, flexibiliteit en lage kosten

De leiders van organisaties staan voor interessante vragen, omdat ontwikkelingen, evoluties en revoluties, elkaar sneller opvolgen dan ooit te voren. Internet en informatietechnologie zorgen voor het hoge tempo. Informatie is zo snel beschikbaar en zo snel gedeeld, dat iedereen hetzelfde voordeel heeft en informatie direct kan worden gebruikt om producten, diensten en processen te verbeteren. De vraag is of uw organisatie die snelheid aan kan?

Hoe krijgt u de organisatie in een continu ritme van aanpassing, standaardisatie en weer aanpassing? In hoog tempo. Dat lukt alleen als iedereen in de organisatie snel zijn of haar informatie deelt. De directie over marktontwikkelingen, leidinggevenden over procesbeheersing en de professionals in de uitvoering over technieken en producten. Er ontstaat met andere woorden transparantie, die leidt tot snelle besluitvorming. Lees hierover in het eBook Implementatie managementsysteem. Dat kunt u via het contactformulier aanvragen.

Heeft uw organisatie de betekenis die uw klanten waarderen?

De basis van de klant-leverancier relatie is klanten alleen uw producten of diensten wil afnemen, of willen ze een partner, een leverancier die ze helpt, die ze ontzorgt en meerwaarde biedt? Het gaat om de betekenis die uw organisatie heeft voor uw klanten. Hoe zorgt u er voor dat uw organisatie precies op het juiste moment het goede voortbrengt? Welke organisatievorm is daarvoor nodig? Hoe is het design van uw organisatie?

Een organisatie van nu heeft andere kenmerken dan die van 10 of 20 jaar geleden. Nu zijn ze flexibeler, het kostenniveau is lager, ze kunnen beter omgaan met snelle veranderingen en processen worden beter beheerst. Echter, dat is niet voldoende. De snelheid moet verder omhoog en de kosten verder naar beneden. Dat kan ook want veel organisatie hebben nog steeds allerlei kenmerken vanuit het productietijdperk en de cultuur van de vorige eeuw.

Er is vaak nog steeds een dominante hiërarchie, bevoegdheden liggen te hoog in de piramide, besluitvorming duurt dagen of weken en er worden nog te weinig moderne technieken toegepast. Op zichzelf is er niets mis met een hiërarchie, maar wel als deze vertragend werkt. Hieronder vindt u een aantal hulpmiddelen en de te nemen stappen naar een goed organisatie ontwerp, dat past bij het tempo van deze tijd.

Ontwerpen, invoeren en borgen in hoog tempo

De eerste stap is ons te realiseren dat de directie en het management verantwoordelijk zijn voor het ontwerp, de toepassing van het ontwerp in de praktijk en het sturen van die praktijk naar de doelen. Als zij niet sturen, doet niemand het. Daarmee worden drie belangrijke uitgangspunten van veranderingsmanagement bepaald:

1. Verantwoordelijkheid bij het management

Als de directie en het management zich niet bezig houden met de organisatievorm, de werking van de organisatie en de resultaten die dat oplevert, wie dan wel? Dit is nu juist de essentie van wat management is. De organisatie vormen, inrichten en leiden. Te vaak is het management geconcentreerd op de dagelijkse praktijk van het verwerken van orders en het herstellen van fouten: Is die zending al weg? Is die order al ingevoerd? Waar blijft die levering?. Als u die situatie herkent, zijn aanpassingen waarschijnlijk gewenst.

2. Doelen en specificaties als bakens

Veranderen om het veranderen is natuurlijk niet zinvol. Het gaat er om dat doelen worden nagestreefd en dat de specificaties van de klanten worden gerealiseerd. Die doelen staan bijvoorbeeld in de missie, de visie en de balanced scorecard. Gedurende het hele traject van verandering dienen die doelen door iedere medewerker in de gaten te worden gehouden. Ze dienen als bakens, die leidend zijn en die voorkomen dat medewerkers afdwalen, verkeerde beslissingen nemen of dat processen vertragingen oplopen. Dat geldt ook voor de specificaties, de eisen, die de klanten stellen aan uw producten en diensten.

3. Implementeren gebeurt in de praktijk

Als het ontwerp klaar is, volgt de implementatie. Als er in de dagelijkse praktijk afwijkingen voorkomen of fouten worden gemaakt en dat gebeurt in iedere organisatie, dan is niet noodzakelijkerwijs het ontwerp verkeerd. Het is heel goed mogelijk dat het ontwerp correct is, maar dat de implementatie of de dagelijkse aansturing verbetering behoeft. Een organisatie is geen machine, maar een levend organisme, dat soms even ziek wordt om daarna weer te herstellen. Als u zelf een griepje oploopt, bent u tijdelijk ziek, maar daaruit mag niet zomaar worden geconcludeerd dat het ontwerp van uw lichaam verkeerd is. Sterker nog, ziek worden hoort er bij en heeft een functie! Zo is het bij organisaties ook.

Wat wel voor verandermanagement geldt, is dat er gehandeld moet worden. Pas als er heel duidelijke aanwijzingen zijn, dat er iets niet goed is aan het ontwerp, dan mogen we terug naar de tekentafel. Tot die tijd blijven we in de praktijk en lossen we daar de problemen op. Over die praktijk het volgende.

Plan de succesvolle organisatie - change management

Hoe krijgen directie en management het voor elkaar, dat de organisatie doet wat ze moet doen binnen de randvoorwaarden dat (1) klanten tevreden zijn en (2) het rendement duurzaam positief is.

Organisaties kunnen worden veranderd, maar daar is wel huiswerk voor nodig. De vergelijking met het menselijk lichaam werd al even gemaakt en die is ook hier van toepassing. Heeft u wel eens geprobeerd af te vallen, gezonder te leven, meer tijd voor uw gezin te nemen, te stoppen met roken? Allemaal voorbeelden van veranderingen die we wel willen (en goed ontworpen zijn), maar die niet eenvoudig zijn om duurzaam te realiseren.

Zo is het ook met organisaties. Ze zijn in hun huidige vorm gewend aan patronen, zitten in vaste routines en zijn soms moeilijk te overtuigen. Voor één mens is het al moeilijk veranderingen duurzaam door te voeren, voor een team van mensen (de organisatie) is het nog lastiger. Als de één wil afvallen en de ander, de samenwerkende collega, eet graag iedere middag lekkere chocolade, dan kunnen we ons wel voorstellen dat de verandering meer moeite kost. De twee patronen hebben een negatieve invloed op elkaar.

Daar bovenop vinden we veranderen ook vaak een beetje eng. De bekende problemen van vandaag vertrouwen we meer dan de onbekende toekomst van morgen. Dit is een serieus probleem in een zo snel veranderende wereld als waar we vandaag in leven. De argumenten om aanpassingen niet door te voeren worden eerder geloofd, dan de analyses die uitwijzen dat veranderen noodzakelijk is. Het gevolg is, dat leidinggevenden voor de zekerheid nog een onderzoek doen, dat weer uitstel oplevert en de overtuiging zakt weg. Gevolg: Het langzaam loslaten van de visie en missie met alle gevaren van dien.

Omgekeerd, management dat geen vrees heeft voor verandering, schiet vaak weer door. Zij kan in een managementvergadering de veranderingen sneller bedenken, dan deze ooit in de praktijk kunnen worden doorgevoerd. Ze weten wat ze willen, maar gaan voorbij aan de vele honderden praktische stapjes die nodig zijn om een aanpassing te realiseren en te borgen. Die aanpassingen op de werkvloer kosten meestal veel meer tijd en energie, dan in de boardroom wordt gedacht. De oplossing is veranderingen te plannen. Change management overkomt ons niet, maar wordt geregisseerd met een goed plan:

  1. Bepaal of we de verandering moeten of willen
  2. Bepaal de ambitie: De missie, de visie, de doelen
  3. Bepaal de huidige situatie: Voer een nulmeting uit
  4. Ontwerp de nieuwe situatie
  5. Plan de verandering!
  6. Implementeer de verandering
  7. Borg de verandering

Elke van deze stappen kan in worden uitgewerkt en stap voor stap, maar in hoog tempo, worden doorgevoerd. Met de ervaring die we hebben, zijn de risico’s klein en de successen groot. De kunst van veranderen is het wegnemen van ongewenste procedures, normen, waarden, gewoonten en het implementeren van nieuwe standaarden tegelijkertijd.

Deze stappen gelden overigens voor alle soorten veranderingen. Groot of klein, dat maakt niet uit. In alle gevallen is het de kunst afscheid te nemen van bestaande, verouderde routines en nieuwe, meer effectieve routines daarvoor in de plaats te brengen. Door er een standaard werkwijze voor te ontwikkelen, kunt u het tempo verhogen en aansluiten bij het ritme van de markt.

Het resultaat is overtuigend, krachtig en leidt tot een sterke marktpositie

Het doorlopen van deze stappen duurt enkele weken tot maanden per aanpassing. Dat is afhankelijk van de grootte van de organisatie, van wat de verandering inhoudt en hoe ingrijpend deze is. Het is beter deze stappen van verandering te beginnen ruim voordat de nieuwe situatie echt nodig is. Beter op tijd beginnen en grondig te werk gaan, dan in tijdnood komen en niet de haarvaten van de organisatie bereiken. Een grondige aanpak leidt er toe dat de hele organisatie daadwerkelijk wordt bereikt, c.q. dat deel dat moet worden veranderd. De veranderingen leiden tot:

  1. Lagere kosten
  2. Hogere klanttevredenheid
  3. Flexibiliteit van de organisatie
  4. Samenwerking en motivatie
  5. Doelgerichtheid

We helpen u met te toepassing van verandermanagement

Van ons kunt u verwachten dat we de veranderingen plannen en begeleiden. We voeren gesprekken over de doelstellingen met het management, helpen draagvlak te creëren, luisteren naar de medewerkers, geven trainingen, berekenen nieuwe specificaties, ontwerpen processen, reiken hulpmiddelen aan, schrijven een plan en maken een planning. Het is ook mogelijk dat we alleen adviseren en het management coachen in het traject van verandering.

Vul onderstaande formulier in en ontvang het eBook Implementatie managementsysteem over veranderingen van organisaties. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of een e-mail sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Klanteisen analyseren
  • Processen ontwerpen
  • Mensen ontwikkelen
  • Managementsysteem implementeren
  • Prestaties meten en continu verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies