Ga direct naar de inhoud.

missie patagonia
Onze missie is vooruitgang - progression

Vooruitgang is de missie, waarmee we u verder helpen

Efficiëntie is een woord dat gemakkelijk en dagelijks wordt gebruikt door iedere manager. Medewerkers in de uitvoering gebruiken dat woord echter zelden, terwijl ze het tekort aan efficiëntie wel iedere dag ervaren. Ze voelen zich iedere keer geïrriteerd als ze moeten wachten, stoppen, lopen, vergaderen, omdat het hun werk onderbreekt.

Een interessant inzicht is dat niemand inefficiënties wil, maar ze zijn er wel. Waar? Nou,... daar...ergens! Als de KPI's tonen dat de kosten oplopen en de marge daalt, zal iedere manager roepen dat er efficiënter moet worden gewerkt. Maar hoe? Waar zitten de faalkosten?

Het is duidelijk dat zowel operators als managers geïrriteerd raken door inefficiënties, maar op welke wijze ze uit de organisatie gehaald kunnen worden, is een ander verhaal. Er kunnen namelijk niet twee medewerkers, een afdeling of een paar machines worden aangewezen, die de hele week niets doen. Iedereen is druk met iets. Sterker, iedereen denkt dat zijn of haar werk belangrijk is en essentieel is in de realisatie van de missie.

Inefficiëntie wordt dus gevoeld, is af te lezen uit cijfers, maar niet gemakkelijk vervangen door efficiëntie. We zien onszelf geconfronteerd met een uitdagende vraag: Hoe kan de efficiëntie van de organisatie worden verbeterd zonder kwaliteit, klanttevredenheid, geloof, motivatie of andere hulpmiddelen te verliezen? Sterker, die moeten tegelijkertijd ook worden verbeterd.

De organisatie is een verzameling processen (TQM)

Het begin van de oplossing is niet naar de organisatie te kijken via het organogram, maar via de procesbeschrijvingen. Het organogram leert ons alleen wie de directeur is en wat de verantwoordelijke relatie is met en tussen afdelingen. Dat is nauwelijks interessant voor het doel en is niet waar de inefficiënties zitten. Inefficiënties zijn op de werkvloer (gemba) te vinden. Daarom is het nodig de procesflow te bestuderen en die continu te verbeteren (kaizen).

Dat gezegd hebbende, een organisatie bestaat niet uit slechts één proces, maar uit een enorme hoeveelheid processen. Bovendien is er interactie tussen al deze processen. Bijvoorbeeld, als een monster verkeerd wordt genomen, dan zal het analyseresultaat ook niet kloppen. Als een monster laat arriveert, start ook de analyse laat. Als een medewerker naar een vergadering gaat, stopt het werkproces.

Om die reden kijken we naar de organisatie als een verzameling interacterende processen. Als alle processen werken zoals ze zijn ontworpen, dan zou er geen probleem moeten zijn. Echter, de werkelijkheid is weerbarstig. Als één specificatie afwijkt van de beoogde waarde, eindigen we al snel met inefficiënties en dus met faalkosten en andere problemen. Het ontwerp kan verkeerd zijn of de uitvoering. Deze zienswijze staat sinds jaren bekend als Total Quality Management (TQM) en is recenter gewijzigd in begrippen als Procesmanagement en Operational Excellence. Wij gebruiken de laatste.

Analyseer de processen van een organisatie en hun samenhang - oneness

Om inefficiënties te identificeren moeten we dieper naar de resultaten per proces kijken. Daartoe bestaan diverse methoden. Een veel gemaakt fout is om de resultaten slechts vanuit één perspectief te bekijken. Bijvoorbeeld, door alleen vanuit het financieel perspectief te kijken. Natuurlijk, als we door die bril kijken dan zouden we de waarneming kunnen doen dat een uitgave groter is dan in het vastgestelde budget opgenomen. Of kunnen een toename zien van de ingekochte goederen. Een perfecte waarneming, maar het is niet het complete beeld van een proces. Commerciële of operationele argumenten zouden de situatie kunnen verklaren en valide maken.

We zouden ook door het opleidingsperspectief kunnen kijken, om te zien of medewerkers voldoende competenties hebben om het werk goed uit te voeren, of het perspectief van de planning om te zien of medewerkers volgens schema met hun werk kunnen aanvangen in plaats van naar vergaderingen te gaan. Zo zijn er allerlei perspectieven mogelijk.

Procesanalyse gebeurt vanuit verschillende perspectieven. Alleen zo kunnen grondoorzaken worden gevonden, die leidt tot de juiste besluitvorming. Dat is de start van het proces om inefficiënties weg te nemen. Via kostenanalyses, data analyses, auditing, tevredenheidsanalyses, zelfreflectie en gedragsanalyse ontstaat een compleet en gedetailleerd beeld van de werkelijkheid. Met deze inzichten kan vervolgens aan oplossingen worden gewerkt.

Verbeteringen ontwikkelen van uit de doelstellingen van de organisatie 

Nadat de analyses zijn gemaakt, is er nog niet direct een antwoord op de vraag op welke wijze processen het beste kunnen worden aangepast. Als bijvoorbeeld x% van de monsters opnieuw moet worden geanalyseerd, is nog niet duidelijk of het onderhoud aan apparaten beter moet worden uitgevoerd, of dat er meer onderhoud nodig is, of een hogere frequentie van kalibratie, of vervanging van apparatuur, of de keuze voor een andere methode, of het gebruik van een ander apparaat of het inplannen van meer ervaren medewerkers. Er zijn waarschijnlijk nog veel meer opties. Echter, het vinden van oplossingen is niet hetzelfde als het doen van suggesties!

Een goede oplossing bij een vraagstuk is afhankelijk van de volgende condities en processen:

  • De missie en visie van de organisatie
  • Het primaire proces c.q. het verdienmodel of core business
  • Klanttevredenheid
  • De financiële status
  • Het creatieve proces

We benoemen deze onderwerpen:

De missie van een organisatie gaat over het voortbestaan

De organisatie heeft een functie. Het heeft een klus te klaren. Uw organisatie betekent iets voor uw klanten, stakeholders en het heeft een doel. Dit is beschreven in de missie en visie. Hoe specifieker de missie is omschreven, hoe makkelijke oplossingen kunnen worden ontdekt. Bijvoorbeeld, als het laboratorium zo snel en nauwkeurig mogelijk moet werken en innovatie en ontwikkeling zijn minder belangrijk, dan kunnen gemakkelijker keuzes worden gemaakt. Of als cost leadership de gekozen strategie is, dan kunnen oplossingen worden gevonden in lijn met deze strategie.

Het primaire proces voegt waarde toe

Het waarde toevoegende proces, het primaire proces, levert waar de klant behoefte aan heeft. Het is zo ontworpen dat het precies levert wat klanten verwachten. Afwijkingen van het ontwerp van het primaire proces zijn niet wenselijk. We noemen ze verspillingen (wastes) of faalkosten. Uitvoerende medewerkers hebben in de praktijk last van deze verspillingen, zoals verplaatsen, lopen, ontbreken, et cetera. De filosofie Lean Manufacturing heeft acht (8) verspillingen gedefinieerd. Als deze in de analysefase worden geïdentificeerd, is het direct duidelijk dat deze verspillingen een veroorzaker zijn van inefficiëntie. Ze moeten worden verwijderd.

Klanttevredenheid is de levensader van de organisatie

In directe relatie met de core business staat het punt van de vereisten (requirements) en de tevredenheid van de klant. Hieruit zijn allerlei definities ontstaan, zoals die van Crosby: Quality is meeting curstomers' requirements. Kwaliteit is voldoen aan de verwachtingen van de klant. We kunnen hieruit concluderen dat oplossingen bij problemen moeten bijdragen aan de eisen en verwachtingen van klanten.

Er is altijd financiële schaarste

Per definitie is er een beperking aan financiële middelen, ongeacht de situatie en organisatie. Er moeten keuzes worden gemaakt en prioriteiten worden gesteld. Ook de planning in de tijd is essentieel. Oplossingen kunnen worden ontwikkeld afhankelijk van de financiële en tijdgebonden condities/randvoorwaarden.

Het creatieve proces op gang brengen

Niet in de laatste plaats is het waar dat het bestaansrecht van organisaties afhankelijk is van onze motivatie, discipline, professionaliteit, ambitie, creativiteit en het vermogen consistent en met open vizier te handelen. Er is altijd de magische factor van het menselijk brein in combinatie met het vermogen om in groepen samen te werken, die zal leiden tot oplossingen, die van te voren niet bedacht hadden kunnen worden. Dergelijke oplossingen ontstaan zelden spontaan of zonder inspanning. Daar dromen we wel graag van, maar in de realiteit gaat het vinden van goede oplossingen vooraf aan hard werken, het uitvoeren van grondige analyses, goede samenwerking, elkaar inspireren en vrij (out of the box) denken (open mindend). Er is een creatief proces nodig om ons dichter bij de niet eerder voorziene verbeteringen te brengen.

Het tot uitvoer brengen van de missie: vooruitgang

De combinatie van de hierboven benoemde randvoorwaarden en methoden leiden naar de oplossingen. Oplossingen die uw organisatie een stap verder brengen en die voorkomen dat dezelfde problemen zich in andere vormen bij herhaling manifesteren. 

Een oplossing zorgt er niet alleen voor dat een probleem verdwijnt, het moet ook een positief effect op andere facetten van de organisatie hebben. Verbetering - vooruitgang - is alleen een verbetering als er geen andere negatieve effecten zijn. Bijvoorbeeld, een verbetering van de productiviteit is alleen een verbetering als tegelijkertijd de kosten niet stijgen en de kwaliteit niet afneemt. Als dat wel gebeurt spreken we van suboptimalisatie. Dat is vooral vermoeiend leidt niet tot vooruitgang.

Vooruitgang zorgt voor verbetering van (bijvoorbeeld) de efficiëntie zonder andere negatieve effecten te introduceren. Dat is de missie van Patagonia. Deze missie vertelt ons iedere dag dat de som van de delen samen moet zijn verbeterd. Zo kijken we naar uw organisatie en zo werken we.

Wilt u meer informatie over onze producten, diensten en praktische werkwijze? Laat het ons weten. Vul onderstaande contactformulier in en u ontvangt direct het eBook Implementatie managementsysteem. U kunt ons ook bellen via 088 33 666 66 of een email sturen naar info@patagonia-bv.com.

Gegevens invullen voor vragen en informatie

Unieke aanpak:

  • Implementatie en borging
  • Overdracht kennis en ervaring
  • Begeleiding in de uitvoering
  • Coaching leidinggevenden
  • Resultaten verbeteren
×
Patagonia B.V. maakt gebruik van cookies. Bij gebruik van onze website gaat u ermee akkoord dat we deze cookies plaatsen en daarmee gegevens verzamelen. Op deze manier krijgen we een goed beeld van u als bezoeker en kunnen we u een optimale gebruikerservaring bieden. Als u geen cookies wilt, kunt u deze website niet gebruiken. Lees meer over cookies